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09.01.08

Zen To Done - Das ultimativ einfache Produktivitätssystem

Cover Zen To DoneIm ersten Teil unserer ZTD-Serie: Leo Babauta erzählt, warum er Zen To Done entworfen hat, was es mit Getting Things Done zu tun hat, und wie es ihm geholfen hat, zahlreiche Gewohnheiten zu ändern.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu "Zen To Done", einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche (Hintergrund / Alle Teile der Serie im Überblick). Dabei halten wir uns sehr eng ans Original, passen aber manches an, was übersetzt merkwürdig klänge. Das Wort "Habit", das Leo benutzt, übersetzen wir mit "Gewohnheit", was es zwar leider nicht exakt zu treffen scheint, aber wohl doch die bessere Wahl ist als "Habitus" oder "Gepflogenheit". Und jetzt lassen wir Leo sprechen:

Dieses Buch habe ich für all diejenigen geschrieben, die ihren Kram endlich wirklich erledigt bekommen wollen. Zen To Done (ZTD) ist ein System, das zugleich schlicht und mächtig ist, und es wird Euch dabei helfen, Gewohnheiten zu entwickeln, mit denen Ihr all Eure Aufgaben erledigt, Eure Projekte organisiert, Eure Schreibtische und Email-Postfächer leer und Eure Arbeitstage strukturiert bekommt. Ihr werdet endlich ohne Ablenkungen das tun können, das Ihr tun müsst und wollt.

Viel verlangt von einem kleinen E-Book?

Sicher. Und natürlich wird auch nicht dieses Buch all das für Euch tun - das müsst Ihr schon selbst schaffen. Ihr müsst den festen Willen haben, Eure Gewohnheiten zu ändern, dann können die im Folgenden vorgestellten Werkzeuge und Kniffe Euch dabei helfen.

Ich selbst habe zahlreiche Gewohnheiten geändert, indem ich die Tricks und Techniken aus diesem Buch und meinem Blog angewandt habe: Ich habe tatsächlich mit dem Rauchen aufgehört und mit dem Joggen angefangen, ich esse gesünder, bin einen Marathon gelaufen, habe mein Einkommen verdoppelt und beinahe meine ganzen Schulden getilgt, ich habe 20 Pfund verloren und ein erfolgreiches Blog gestartet - und das sind noch nicht alle Beispiele. Also: Gewohnheiten lassen sich definitiv ändern, wenn man nur realistisch bleibt, klein anfängt, die richtige Motivation findet und das Ziel nicht aus den Augen verliert.

Noch vor ein paar Jahren war mein Schreibtisch zugemüllt, ich hatte unzählige Dinge ganz dringend zu erledigen und vergaß sie doch ständig; mein Email-Posteingang lief ebenso über wie meine Voicemail-Inbox, ich war ganz generell einfach unorganisiert und unproduktiv. Das hat sich geändert. Ich habe es geändert. In diesem Buch beschreibe ich, wie das gelingen kann. Dabei erwarte ich von niemandem, dass er das ganze System übernimmt - jeder ist anders. Aber das ist gerade das Schöne an ZTD: Man kann sich die Gewohnheiten raussuchen, die für einen am besten funktionieren.

1. Warum ZTD?

Für mein Buch habe ich mir aus den besten Produktivitätsmethoden, die je erdacht wurden - darunter David Allens Getting Things Done und Stephen Coveys 7 Habits of Successful People -, das Beste herausgesucht, es um ein paar weitere nützliche Ideen ergänzt und das Ganze dann zu einem schlichten und umsetzbaren System eingedampft, das ich Zen To Done (ZTD) genannt habe.

Wie ich auf den Namen gekommen bin? Nun ja, zunächst mal heißt mein Blog "Zen Habits", Habits To Done fand ich aber nicht cool genug; und bei Simple To Done, das auch noch auf meiner Namensliste war, gefiel mir die Abkürzung nicht so gut. Vor allem aber erfasst ZTD ziemlich gut den Kern meines Systems: Die Schlichtheit und den Schwerpunkt auf das tatsächliche Handeln, das konkrete Tun hier und jetzt, und nicht auf die Planung und die Methodik selbst.

So großartig GTD auch ist - wenn Ihr Probleme bei der Umsetzung hattet, könnte ZTD genau das Richtige für Euch sein. Es konzentriert sich sehr lebensnah auf die Gewohnheitsänderungen, die nötig sind, um GTD erfolgreich anzuwenden, aufs Handeln, Vereinfachen und auf eine möglichst einfach gehaltene Struktur. Dazu später mehr.

ZTD setzt an fünf Problemen an, die ziemlich viele Menschen mit GTD haben. Damit will ich gar nicht sagen, dass GTD grundsätzlich untauglich ist oder Änderungen bedarf; aber jeder Mensch ist nun mal verschieden und funktioniert auch verschieden. ZTD ist ein Versuch, GTD so anzupassen, dass es zu verschiedenen Charaktertypen passt.

Die fünf gängigen Probleme, die bei der Umsetzung von GTD auftauchen

1. GTD ist eigentlich eine Abfolge von Gewohnheitsänderungen.

Und darin liegt der Hauptgrund, warum Menschen am GTD-System scheitern. Jede Menge Gewohnheitsänderungen, ein ganzer Haufen, und alle sollen auf einmal angegangen werden. Auf meinem Blog plädiere ich regelmäßig dafür, sich jeweils auf nur eine Gewohnheit zu konzentrieren und sich diese an- oder abzugewöhnen. Das ist der Weg, der am ehesten Erfolg garantiert.

Hinzu kommt, dass GTDler nur selten bewährte Methoden anwenden, um ihre Gewohnheiten zu ändern.

Die Lösung, die ZTD bietet: Hier geht es immer nur um eine Gewohnheit auf einmal. Ihr müsst nicht das ganze System auf einmal umsetzen, denn das ist viel zu anstrengend. ZTD liefert außerdem ein paar bewährte Tricks, wie man Gewohnheiten ändern kann.

2. GTD legt zu wenig Gewicht auf das Handeln

Obwohl es Getting Things Done heißt, kommen wir doch oft nur bis zu dem Punkt, an dem wir die "Things" in unser Organisationssystem einspeisen - aber sie nicht erledigt kriegen. David Allens Buch präsentiert ein exzellentes System, aber es verweilt zu sehr beim Erfassen und Durcharbeiten und kümmert sich nicht genug um den letzten Punkt: das "Tun".

Die Lösung, die ZTD bietet: Bei ZTD geht es genau darum, um das konkrete Handeln. Wie erledigen wir wirklich unsere Aufgaben, und zwar auf möglichst wenig komplexe und stressfreie Weise?

3. GTD bietet zu wenig Struktur.

Das Fehlen von Struktur und Vorausgeplane, die situativ getroffenen Entscheidungen, was als nächstes im jeweiligen Kontext zu tun ist, das gehört zum Brillantesten, was GTD ausmacht. Es verwirrt aber andererseits viele Menschen. Manche brauchen einfach mehr Struktur im Tagesablauf als GTD bieten möchte.

Die Lösung, die ZTD bietet: Die Gewohnheit "Planen", bei der man sich zum Beispiel für jeden Tag drei "wichtigste Aufgaben" [im Original: Most Important Tasks, MITs] vornimmt, setzt hier ebenso an wie die Gewohnheit "Routinen aufbauen", bei der es darum geht, sich tägliche und wöchentliche Rituale anzugewöhnen. Wie alles bei ZTD sind diese Gewohnheiten nur Optionen; wenn sie für Euch nicht taugen, vergesst sie. Aber für viele werden sie GTD ziemlich gut ergänzen.

4. GTD will zuviel schaffen - und erzeugt so Stress.

Getting Things Done unterscheidet nicht zwischen all den Dingen, die Deinen Lebensweg kreuzen - jeder Input wird prinzipiell gleich behandelt. Auch das macht einerseits einen Teil der Faszination von GTD aus, führt aber andererseits dazu, dass wir jede noch so unwichtige Kleinigkeit auf einer unserer Listen notieren. Wir versuchen, alles zu erledigen, was wir aufgeschrieben haben, so bald wie möglich oder vielleicht/irgendwann und sind vollkommen überfordert damit.

Die Lösung, die ZTD bietet: ZTD vereinfacht das Ganze: Räumt soviel wie möglich aus dem Weg, damit Ihr Euch auf das wirklich Wichtige konzentrieren und es erfolgreich erledigen könnt.

5. GTD vernachlässigt die persönlichen Ziele.

GTD ist ganz bewusst ein System, das auf der "operativen" Ebene ansetzt, im Alltag. Es geht in Allens Buch auch um die höheren Ebenen, das wird aber nicht ausreichend vertieft. Die Folge: Mit GTD bearbeiten wir all das, was uns täglich über den Weg läuft, aber zu selten das, was wir eigentlich tun sollten oder tun wollen - die Dinge, die uns wichtig sind.

Die Lösung, die ZTD bietet: Bei ZTD legt man für jeden Tag und jede Woche die wichtigsten Aufgaben im Voraus fest. Einmal wöchentlich werden zudem die persönlichen Ziele überprüft, wodurch man das ganze Jahr hindurch auf dem richtigen Weg bleibt. GTD beinhaltet dieses Element, aber ZTD baut es aus.

Der zweite Teil unserer Serie erscheint übermorgen. Darin wird genauer erklärt, was ZTD ist.

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