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03.06.09Leser-Kommentare

Zeittagebuch: Wer hat an der Uhr gedreht?

Hast Du auch manchmal den Eindruck, Du arbeitest den ganzen Tag und hast abends doch nichts erreicht? Das kann viele Gründe haben. Mit einem Zeittagebuch kommt man ihnen auf die Spur.

Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen - und oft auch mühseligen - Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.

Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch - vor allem einen Klassiker - in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:

Wie der Name schon sagt, hältst Du in einem Zeittagebuch fest, wofür Du wie viel Deine Zeit einsetzt:

     

  1. Erstelle eine einfache Tabelle.
  2. Trag in der ersten Spalte die Zeitskala in 15- oder 30-Minuten-Abständen ein.
  3. Trage regelmäßig ein, was Du gerade tust. Du kannst Dir einen Timer auf 15 bzw. 30 Minuten stellen, damit Du es nicht vergisst.
  4. Wenn Du willst, kannst Du eine weitere Spalte mit Störungen/Unterbrechungen eintragen und noch eine weitere mit der Überschrift Energie oder Wohlbefinden
  5. Führe Dein Zeittagebuch mindestens einen Tag lang, besser aber während einer ganzen Woche.

Anschließend kannst Du Dein Tagebuch auswerten.

  • Markiere verschiedene Kategorien, etwa Projektarbeit, Administratives, E-Mails usw.
  • Leg auch eine Kategorie "Aufschieberitis" an.
  • Zähle zusammen, wie viel Zeit Du in welcher Kategorie verbringst.
  • Überleg Dir, ob Du das so willst oder ob Du etwas verändern möchtest.

Vergiss nicht: Niemand ist den ganzen Tag produktiv. Zum Glück! Wir sind ja keine Maschinen. Eine Führungskraft sagte mir einmal, dass sie mehr als zufrieden sei, wenn ihre Angestellten während 80 Prozent der Arbeitszeit auch wirklich arbeiten. Auf einen 8-Stunden-Tag sind das nicht einmal 6.5 Stunden. Und das ist nach der Erfahrung der Führungskraft schon viel. Also: Mach Dich nicht verrückt, wenn Du nicht ständig produktiv bist.

Die beiden Zusatzspalten "Störungen" und "Wohlbefinden" können Dir einen weiteren Hinweis auf allfällige Änderungen geben.

Ist Dir das zu umständlich? Dann mach’s umgekehrt: Miss mit einer Stoppuhr die Zeit, die Du für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität benötigst. Wirst Du unterbrochen, dann notiert Dir das auch.

Auch das ist Dir zu anstrengend? Dann schreib wenigstens alle Unterbrechungen, Störungen und Aufschiebeaktionen auf. Auch das kann Dir bereits helfen zu erkennen, was Du eigentlich mit Deiner Zeit alles so anstellst.

Solch ein Tagebuch lässt sich übrigens auch sehr gut im Internet führen, etwa mit dem Zeiterfassungstool mite oder dem BubbleTimer. Mit letzterem kannst Du in 15-Minuten-Brocken Deine Zeit genau protokollieren. Du kannst Dir auch ein Ziel setzen, wieviel Zeit Du für eine Aktivität einsetzen möchtest, entweder als Minimalziel (z.B. für Sport: mindestens 30 Minuten täglich) oder als Maximalziel (z.B. fürs planlose Surfen im Internet: max. 20 Minuten). Damit Du die Erfassung nicht vergisst, erinnert Dich der BubbleTimer alle 15 Minuten daran, wenn Du das möchtest. Das Ganze wird dann noch in Diagrammen oder Reporten ausgewertet und kann exportiert werden. Eine runde Sache für 20 Dollar pro Jahr.

Kommentare

  • Nico Luchsinger

    03.06.09 (14:00:22)

    Auch sehr zu empfehlen ist TimeEdition, ein kleines Desktop-Programm, das die Arbeitszeit misst.

  • Victor Ströver

    03.06.09 (15:34:30)

    Ich empfehle das Zeiterfassungsprogramm TimePanic; es gibt davon inzwischen auch eine Freeware-Version. http://www.timepanic.com/german/indexde.html

  • mds

    03.06.09 (18:59:16)

    Solch ein Tagebuch lässt sich übrigens auch sehr gut im Internet führen, etwa mit dem Zeiterfassungstool mite oder dem BubbleTimer. Produktivitätsbremse Nr. 1 ist IMHO das Internet selbst. Ist es entsprechend eine gute Idee, seine Zeit online zu erfassen?

  • Gudrun

    03.06.09 (20:48:08)

    Führe Dein Zeittagebuch mindestens einen Tag lang, besser aber während einer ganzen Woche. Das finde ich mal eine richtig gute Idee. Bisher hab ich dergleichen immer nur als Anregung "für ständig" gelesen und das erschien mir wenig praktikabel, lästig etc. Als zeitlich beschränkte Beobachtungsphase erscheint es mir aber sehr sinnvoll. Werd ich ausprobieren. Danke für den tollen Tipp!

  • Ivan Blatter

    04.06.09 (11:05:02)

    Danke für eure Kommentare! Ich habe mite und BubbleTimer empfohlen, da beide sehr einfach und schnell zu bedienen sind. Denn das Risiko besteht tatsächlich, dass man sich zu sehr vom Internet ablenken lässt und "nur schnell" etwas nachsehen will. BTW: Offline benutze ich TimeLog 4 (nur für Mac), da ich mit GrandTotal vom gleichen Hersteller meine Rechnungen schreibe und sich TimeLog in GrandTotal perfekt integriert.

  • Zauberer Victor

    05.06.09 (17:37:20)

    Es gibt hier doch immer wieder schöne Sachen zu lesen, an dieser Stelle mal ein Bienchen von mir :) Ich habe vor einigen Jahren mal ein paar TimeSystem Seminar besucht und da gab es auch ein Blatt "Zeitfresser" ich kann jedem nur empfehlen dies mal zu testen und wie oben beschrieben ruhig ein paar Tage, denn einen reist man sich vielleicht zusammen :) Was die Programme anbelangt, da ich vor einem Mac sitze kann ich noch eines von Mediaatelier empfehlen TimeLog. Wie ich gesehen habe gibt es auch da schon einige Onlinelösungen, nur ist es für mich doch noch so ne Sache alles online zu protokolieren und theoretisch könnte ja mit den Daten dann jeder und so ... (huch jetzt hab ich mich aber verplaudert... ) Grüße V. der wo jetzt hier nicht weiter stöbert, sonst geht zu viel Zeit drauf :)

  • erwin

    10.06.09 (14:50:07)

    kostenstelle zeitfresser einrichten und parallel mitlaufen lassen ,man wird sich nach einem Monat wundern

  • Ivan Blatter

    12.06.09 (11:53:28)

    @Zauberer Victor: Danke schön! :-) Genau, ich arbeite auch mit TimeLog, da ich dessen Daten dann schön in mein GrandTotal importieren und im Nu eine Rechnung erstellen kann. @erwin: Gute Idee! Wundern wird man sich auf alle Fälle! :-)

  • 12. juni

    12.06.09 (13:35:19)

    @ Victor Ströver danke für den hinweis auf die freeware-version. Dieser scheint aber das - in meinen augen - wesentliche zu fehlen, das die kostenpflichtige version von einer selbstgebastelten excel-lösung abhebt: die automatisierte, regelmäßige erinnerung ans notieren dessen, was man gerade tut. Denn alles andere ist, wie schon angedeutet, auch ziemlich einfach mit excel realisierbar. NB: falls der autor des programms hier mitliest: es wäre schön, wenn bereits VOR dem download auf die systemanforderungen hngewiesen würde (hatte es auf einen win98se-rechner heruntergeladen, um DANN feststellen zu müssen, daß es unter win98se nicht läuft). Und wenn wir schon beim wunschkonzert sind: studenten- und blackberry-versionen wären nett...

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