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18.06.12

Zeitmanagement: Zeitfallen identifizieren

Routine ist gut, weil Routine hilft, Dinge effizient zu erledigen. Ab und an sollte man aber seine Routinen hinterfragen - ein Vorschlag für eine persönliche Zeitanalyse.

Jeder Tag hat 24 Stunden, jede Woche sieben Tage. Nur: Wie sinnvoll und produktiv wir diese Zeit nutzen - oder manchmal eben auch nicht - bleibt allerdings uns überlassen. Leider vergessen das viele und haben das ständige Gefühl nur noch durch die Gegend zu hetzen. Ein Grund dafür sind die Zeitfallen, in die jeder von uns immer wieder tappt: Dinge, die eigentlich ziemlich sinnlos sind und die wir aus den unterschiedlichsten Gründen dennoch machen. Johny Häusler hat das so treffend-ironisch bei Spreeblick skizziert:

Habe die Recherche für ein tolles Thema bei Google angefangen. Bin nach vier Stunden beim dritten Link, über den ich einen Experten gefunden habe, mit dem ich ein Telefon-Interview vereinbaren will, finde aber seine E-Mail-Adresse auf der Seite nicht, in seiner Linkliste verweist er dafür auf ein völlig irres Forum, Wahnsinn, hab’s sofort den anderen Autoren gemailt, wir beschließen eine ganze Artikel-Serie, das gibt Stoff für drei Wochen! Erstmal muss ich aber den anderen Artikel weitertippen, den ich angefangen habe. Wo hatte ich den gespeichert?

Muss das sein?

 

Hinterfrage zunächst den Sinn deiner zeitraubenden Aktivitäten: «Ist es wichtig, dass ich dies Aufgabe überhaupt mache?» Manches brauchst du gar nicht so zu machen, denn es gibt bessere Möglichkeiten, das zu erledigen. Warum machst du es dann trotzdem? Schlicht die Macht der Gewohnheit, die du bislang nicht infrage gestellt hast?.

Muss ich das tun?

Doch selbst wenn eine Arbeit notwendig sein sollte, bleibt die Frage, ob du diese Arbeit wirklich selbst übernehmen musst. In vielen Fällen kannst du einfache Aufgaben durch jemand anders erledigen lassen.

Muss ich das jetzt tun?

Du kannst Dich aber auch fragen, ob du eine Arbeit unbedingt jetzt erledigen musst. Du hast sicherlich zwischendurch die eine oder andere Leerlaufphase, in der du Arbeiten ohne festen Termin erledigen kannst. Deine persönliche Analyse zeigt dir, wo diese liegen. Plane gezielt, diese eher unwichtigen Aufgaben, in solchen Phasen zu erledigen.

Tue ich das effizient?

Um Zeit zu sparen, solltest du darüber hinaus analysieren, ob du die Aufgaben auf effiziente Art und Weise erledigen. Überprüfe, ob du nicht aus purer Gewohnheit auf eine umständliche Art arbeitest. Überlege, wie du diese Arbeitsweise vereinfachen und damit effizienter gestalten kannst, ohne dass das Ergebnis leidet. Setze technische Hilfsmittel wie eine geeignete Software ein oder automatisiere Arbeitsabläufe etwa dadurch, dass du auf dem Computer häufig benutzte Funktionen direkt einstellst (in Office-Anwendungen beispielsweise funktioniert das mit Makros).

Nur wenn du am Ende deiner Analyse feststellst, dass du die Arbeit wirklich selbst und unbedingt jetzt und auf diese Weise erledigen musst, solltest du das tun.

Bild: Twon bei flickr.com (CC BY 2.0)

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