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17.12.08Leser-Kommentar

Zeitmanagement: Die Kunst, zu entscheiden

Wenn die Auswahl zu groß ist, und wir über die Konsequenzen nur spekulieren können, wird das Entscheiden schwer. Zeitmanagement jedoch ist die Kunst, zu entscheiden. "Getting Things Done" kann dabei helfen.

Eine Entscheidung besteht aus zwei Elementen: Erstens aus einer Auswahl und zweitens aus der Konsequenz. Wenn wir eine Entscheidung treffen, haben wir mindestens zwei Alternativen zur Auswahl. Meistens sind es sogar noch viel mehr - auch wenn einige dieser Möglichkeiten nur theoretisch sind: Wenn ich im Büro arbeite, kann ich nur theoretisch Ski fahren gehen. Hier sind meine aktuellen Möglichkeiten an die Präsenz im Büro gebunden (außer ich bin bereit, die Konsequenzen zu tragen). Trotzdem habe ich noch eine unüberschaubare Anzahl an Alternativen:

Große Auswahl, unklare Konsequenzen

Ich kann mich einer Aufgabe meiner To-Do-Liste widmen, ich kann aber auch im Internet surfen, einen Kaffee holen gehen, mit Kollegen schwatzen oder meine Freundin anrufen. Ich brauche also eine Strategie, um schnell eine Wahl treffen zu können. Wenn mir das nicht gelingt, wenn ich vielleicht keinen Mut habe, etwas anzupacken, oder etwas immer vor mir her schiebe, ist der Weg zur Verzettelung kurz.

Dazu kommen noch die Konsequenzen meiner Wahl. Bewusst und unbewusst wäge ich ab, was meine Wahl für Konsequenzen hat. Wenn ich diese Aufgabe erledige, schaffe ich zwangsläufig jene nicht. Darum teile ich Prioritäten zu und gewichte eine Aufgabe geringer als eine andere. Sehr oft sind wir uns der Konsequenzen allerdings nicht bewusst. Wir stellen einen Kunden zufrieden, verärgern aber gleichzeitig einen anderen und den Chef. Oder wir treffen eine Entscheidung gerade nicht, weil wir die Konsequenz nicht tragen wollen: Wir bleiben im Büro sitzen und gehen eben nicht auf die Skipiste, weil wir unseren Job nicht verlieren wollen.

Das Entscheiden ist also gar nicht so einfach. Einerseits haben wir eine zu große Auswahl oder nicht genug Mut, andererseits wollen wir Konsequenzen nicht tragen oder sind uns ihrer gar nicht bewusst. Das führt zu zögerlichen oder wechselnden Entscheidungen. Was ist mir wichtig? Was ist mein Ziel? Wohin will ich? Was soll ich gerade jetzt tun? Was soll ich gerade jetzt nicht tun? Wir verlieren viel Zeit, weil wir uns nicht entscheiden oder nicht entscheiden können.

Getting Things Done hilft

"Getting Things Done" (kurz: GTD) bietet in dieser Situation eine elegante Unterstützung. GTD trennt zunächst den Prozess der Entscheidung und die Ausführung einer Aufgabe. Beim Leeren der diversen "Eingangsorte" (E-Mail-Postfach und Briefkasten, RSS-Reader, Eingangskorb auf dem Schreibtisch etc.) entscheide ich mich nämlich, was mit dem jeweiligen "Input" geschehen soll, und was der nächste Schritt ist. Dieser kommt dann auf die To-Do-Liste. So zerlege ich große Aufgaben in kleine, handelbare Schritte und entscheide mich für einen bestimmten Weg, die Aufgabe zu lösen. Später dann, wenn ich mir überlege, was ich tun will, schränkt GTD meine Auswahlmöglichkeiten ein:

  • Ich schaue mir zunächst den Kontext an, in dem ich mich befinde.
  • Danach prüfe ich, wie viel Zeit mir zur Verfügung steht.
  • Anschließend überlege ich, wie viel Energie ich habe.
  • Und schließlich beachte ich die Prioritäten.

Nach Ablauf dieses Schemas bleiben gar nicht mehr so viele Aufgaben übrig, die ich genau jetzt erledigen kann.

Und auch bei der Projektplanung hilft GTD. Bei jedem Projekt (und das ist eine Aufgabe nach GTD schon dann, wenn sie mehr als nur einen konkreten Schritt benötigt) überlegt man sich kurz den Zweck des Projektes. Bei dieser Gelegenheit wägt man automatisch die Konsequenzen ab. Später dann, wenn der nächste Schritt auf der Aufgabenliste steht und erledigt wird, ist die Frage nach den Konsequenzen schon weitgehend beantwortet und man kann sich voll der Aufgabe widmen. So hilft GTD im Alltag immer wieder, Entscheidungen zu treffen.

Kommentare

  • Britta Stahl

    18.12.08 (14:23:16)

    Eine guter Beitrag zu einem Thema, was mich in letzter Zeit auch sehr beschäftigt hat. So ist der Mensch, der zwischen wichtig und unwichtig entscheiden kann und dann auch noch mit Konsequenz diese Entscheidung durchzieht klar im Vorteil gegenüber dem Zweifler, der alle Vorteile und Nachteile oft stundenlagen gegeneinander abwiegt und letztendlich doch mehr Zeit mit der der Entscheidungsfindung verbringt als mit der eigentlich gegenständlichen Sache.

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