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13.12.13Leser-Kommentare

Zeiterfassung: Weder Spielerei noch mühsame Pflicht

Zeiterfassung wird oft mit Kontrolle und administrativem Aufwand gleichgesetzt. Gerade Selbständige sollten aber aus eigenem Interesse tracken, wofür sie wie viel Zeit investieren. Oder wie es der Management-Guru Peter Drucker sagte: «If you can't measure it, you can't manage it!»

ZeiterfassungWenn ich jemandem erzähle, dass ich seit Jahren meine (Arbeits-)Zeit erfasse, ernte ich meist ungläubige Blicke. Zeiterfassung klingt sehr nach Grossunternehmen, Präsenzzeit und 9-to-5-Arbeit. Wie kommt man als sein eigener Chef auf die Idee, dieses Instrument einzusetzen? Sicher hat es auch mit meinem Interesse am Self-Tracking zu tun. Den im Dezember 2012 vorgestellten Fitbit trage ich immer noch 24 Stunden am Tag, und auch sonst versuche ich sowohl im beruflichen wie im privaten Leben datengestützte Entscheide zu treffen. Entsprechend ist für mich die Zeiterfassung ein unumgängliches Tool. 

Nichts als Vorteile

Konkret verwende ich die Zeiterfassung für folgende Zwecke:

  • Abrechnung: Der klassische Fall von Consulting-Mandaten, die den Kunden nach Stundenaufwand verrechnet werden.
  • Nachkalkulation: Projekte, die über ein Pauschale abgerechnet werden, überprüfe ich nach Projektende immer auf die effektiv gearbeiteten Stunden. So weiss ich, ob die Pauschale korrekt angesetzt war und kann für ein nächstes Projekt gegebenenfalls Änderungen vornehmen.
  • Interne Projekte: Sei es das Redesign der Website, die Organisation der Weihnachtskarten oder das Schreiben von Blogartikeln - als Unternehmer will ich wissen, wofür wir wie viel Zeit investieren.

Zusätzlich - und jetzt wird's spannend - sehe ich aber noch weitere Vorteile:

  • Fokus: Wenn ich die Zeiterfassung für ein bestimmtes Projekt starte, dann ist für mich auch klar, dass ich nun mit vollem Fokus daran arbeite und nicht nach 5 Minuten schon wieder zwei, drei andere Dinge erledige. Beziehungsweise wenn ich abschweife, hilft mir der Blick auf die Zeiterfassung, mich wieder auf den aktuellen Task zu fokussieren.
  • Produktivität: Bei mir läuft die Zeiterfassung in der Menüleiste meines MacBooks, und ich habe somit immer im Blick, wie lange ich schon an einem Task bin. So sehe ich beispielsweise aktuell, dass ich bereits 41 Minuten an diesem Artikel schreibe. So realisiere ich immer wieder, wie schnell die Zeit vergeht und zwinge mich selber zu effizientem Arbeiten.
  • Rekapitulation: Manchmal weiss ich am Ende des hektischen Arbeitstages oder am Wochenende kaum noch, was ich eigentlich alles erledigt habe. Ein Rückblick auf die erfassten Zeiten zeigt mir, was ich doch alles geschafft habe. Bei grösseren Projekten über mehrere Monate ist es zudem hilfreich zu sehen, wann beispielsweise die Peak-Zeiten waren.
  • Gefühl für Aufwände: Nicht zuletzt hilft Zeiterfassung natürlich auch dabei, realistische Vorstellungen für den Aufwand für Tätigkeiten und Projekte zu entwickeln. Dies wiederum führt zu besserer Planung, was eine Voraussetzung für produktives Arbeiten ist.

Da ich von den Vorzügen überzeugt bin, nutze ich die Zeiterfassung nun beispielsweise auch für meine Tätigkeiten in einem Verein, den ich seit März präsidiere. Da einerseits für nächstes Jahr ein grösseres Projekt ansteht und ich andererseits mindestens zwei Rollen innehabe, will ich wissen, für welche Aktivitäten ich wie viel Zeit investiere. So kann ich bei der Rekrutierung eines neuen Vorstandsmitglieds oder demnächst meines Nachfolgers sehr konkret den Aufwand nennen, den das Amt mit sich bringt.

Unbedingt ein Online-Tool einsetzen

Wer nun durch meine Argumente überzeugt ist, dem empfehle ich, ein gutes Tool einzusetzen. Von einer manuellen Zeiterfassung via Excel rate ich dringend ab. Meist hat man sowieso am Abend gerade keine Zeit und schiebt es auf den nächsten Tag, und dann plötzlich auf Ende Woche. Im Nachhinein noch zu wissen, wofür man wie viel gearbeitet hat, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Ausserdem ist die Gefahr des Selbstbetrugs gross: Entweder unterschätzt man den effektiven Aufwand (für diverse Kleinigkeiten) oder man überschätzt die effektiv geleisteten Stunden (für Kunden).

Ich selber habe mich vor Jahren für mite von yo.lk entschieden und bin nach wie vor sehr zufrieden. Das Tool besticht durch seine Einfachheit bei gleichzeitig hoher Flexibilität in der Konfiguration. Dank API-Schnittstelle gibt es auch gute Tools von Drittanbietern für Desktop, iPhone und Co., um mite von überall her nutzen zu können. Weitere Online-Tools zur Zeiterfassung für Freelancer finden sich in dieser Übersicht.

 

Bild: Smirne76 bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

Kommentare

  • Jan Fischbach

    14.12.13 (08:48:58)

    Hallo Patrick, Dein Artikel ist für mich ein Grund, mir mal wieder mite anzusehen. Im Moment finde ich Papier wieder ganz toll, weil das Blatt mich daran erinnert, etwas aufzuschreiben. Den Rechner habe ich ja nicht immer an. Meine Papier-Vorlage habe ich im TWB beschrieben: http://www.teamworkblog.de/2013/11/meine-personliche-zeitaufschreibung.html LG, Jan

  • dezember14th

    14.12.13 (09:42:29)

    “…Weitere Online-Tools zur Zeiterfassung für Freelancer finden sich IN DIESER ÜBERSICHT…” Der link funzt leider nicht. ("leider", weil eine solche Übersicht wirklich von hohem Interesse wäre)

  • Patrick Mollet

    14.12.13 (11:24:05)

    Hmm, bei mir funktioniert der Link. Hier nochmals direkt: http://abetteruserexperience.com/2012/03/survey-of-18-time-tracking-tools-for-freelancers/

  • Patrick Mollet

    14.12.13 (11:26:18)

    Spannend, besten Dank! Ich sehe deine Argumente pro Papier. Allerdings bist du damit einfach limitiert, wenn es um die Weiterverwendung, Auswertung etc. geht. Und was, du hast den Rechner nicht immer an? ;-) Die meisten Tools haben mittlerweile auch gute Apps.

  • dezember14th

    15.12.13 (06:36:04)

    Danke für den Versuch. Dennoch exakt die gleichen Fehlermeldungen wie gestern: In der Browser-Kopfzeile: “Server nicht gefunden, Seite konnte nicht geladen werden” und im Browser-Fenster: “Die Seite abetteruserexperience.com wurde nicht gefunden. Möglicherweise ist die Internet-Adresse (URL) nicht korrekt.” Ich komme gar nicht auf die Startseite (selbe Fehlermeldung), geschweige denn auf die verlinkte Unterseite.

  • Daniela

    24.02.14 (17:15:53)

    Warum wird eigentlich immer nur von Online-Lösungen gesprochen? Ich selbst mag diese gar nicht so gerne. Die Daten sollten lieber in meinem Unternehmen liegen... Wir setzen den Xpert-Timer, http://www.xperttimer.de in unserem Unternehmen zur projektbezogenen Arbeitszeiterfassung ein.

  • Patrick Mollet

    24.02.14 (17:20:11)

    In Zeiten von Cloud und Software as a Service sind natürlich Online-Tools naheliegend. Aber selbstverständlich spricht einiges auch für eine Lösung wie den Xpert-Timer. Wichtig finde ich, dass die Zeit überhaupt erfasst wird, damit ein Controlling möglich ist.

  • Jens

    21.04.15 (20:21:42)

    Ein weiteres Tool für die online Zeiterfassung ist "Jephi" www.jephi.de

  • Bernhard

    27.01.16 (16:09:39)

    Ein Freund von mir hat https://www.timtimer.at/ entwickelt. Ist kostenlos zu verwenden und ein leicht zu bedienendes Online-Tool! Eine gute alternative zu Mite und co. =).

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