Kein automatisiertes System zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten, muss kein Nachteil sein. Das Kopieren von Hand bringt Aufmerksamkeit und zwingt zur Einfachheit.
David Allen , der Kopf hinter Getting Things Done (GTD), verwaltet alle Listen seines GTD-Systems in einem Palm-Organizer . Auf funktionsreiche Programme verzichtet er; und damit auch auf solche, die wiederkehrende Einträge automatisch in neue Listen übernehmen. Was auf den ersten Blick langwierig und umständlich erscheint, hat einen entscheidenden Vorteil: Man reduziert sich aufs Wesentliche und schenkt dem mehr Aufmerksamkeit.
imgriff.com-Leser Gregor brachte mich auf die Idee, diesen Artikel zu schreiben. Ich bin bekanntlich ein Fan der Arbeit mit dem schlichten Texteditor. Gerade auch für meine To-Do-Listen verwende ich diesen. Gregor zweifelte aber daran, dass ein Texteditor dafür geeignet sei, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Bis zu diesem Zeitpunkt war mir gar nicht bewusst, weshalb bei mir das System so gut funktioniert.
Alle wiederkehrenden Aufgaben in einer Liste
Ein erster Grund ist: Ich führe nicht viele Listen. Wurden es in der Vergangenheit zu viele, dann begann ich, einige nicht mehr zu beachten. Folglich habe ich die Anzahl reduziert. Für wiederkehrende Aufgaben verwende ich deshalb jetzt nur noch eine Liste. Genau genommen handelt es sich dabei um eine Datei, in der mehrere Listen oder Blöcke stehen.
Für meine täglichen Aufgaben gibt es einen Block, für jeden Wochentag, fürs Wochenende und für jeden Monat einen weiteren. Morgens gehört es zu meiner täglichen Routine , in diese Liste zu schauen und die entsprechenden Blöcke in meine aktuelle To-Do-Liste zu übertragen.
Der Block fürs Wochenende ist übrigens meinem inneren Schweinehund geschuldet. Ohne den Zwang, unter der Woche morgens pünktlich an meinem Schreibtisch zu sitzen, würde ich an einem Wochenende nie die wiederkehrenden Aufgaben in meine To-Do-Liste übertragen. Also erledige ich dies an einem Samstagmorgen oder Freitagabend für das komplette Wochenende am PC und übertrage die Aufgaben dann zum bloßen Wegstreichen auf mein Handy.
Beim Kopieren darüber nachdenken
Die einzelnen Blöcke mit wiederkehrenden Aufgaben lassen sich, gerade wenn es viele sind, auch noch weiter unterteilen. So unterscheide ich nach täglichen Aufgaben für privat, Job 1, Job 2 usw. Dies hilft vor allem, wenn man für sich verschiedene Rollen definiert hat und für jede eine eigene Aufgabenliste führt.
Viel Zeit kostet das Kopieren nicht, denn die Aufgaben, die man an einem Tag erledigen kann, sind begrenzt, somit auch die wiederkehrenden Aufgaben. Jeden Morgen übertrage ich zwei, drei Blöcke - mehr nicht.
Jeder kopierte Block wird dann aber mit den Aufgaben, die dort noch vom Vortag stehen, in eine sinnvolle Ordnung gebracht. Dies verlangt etwas Zeit, vor allem aber meine Aufmerksamkeit. Da ich auf diese Weise meine Aufgaben priorisiere und den Tagesablauf durchgehe, ist das sinnvoll investierte Zeit und kein Verlust.
Das automatisierte Übertragen von wiederkehrenden Aufgaben und mein innerer Schweinehund, der mich ohne diese Ritual nicht rechtzeitig in meine Listen schauen lässt, würden dazu führen, dass ich viele Tagesausgaben erst gar nicht zu Gesicht bekomme. Meine 'archaische' Methode aber bewahrt mich davor.
