<< Themensammlung Organisieren

25.06.08Leser-Kommentare

Wiederkehrende Aufgaben im Texteditor: Handkopiert ist besser

Kein automatisiertes System zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten, muss kein Nachteil sein. Das Kopieren von Hand bringt Aufmerksamkeit und zwingt zur Einfachheit.

David Allen, der Kopf hinter Getting Things Done (GTD), verwaltet alle Listen seines GTD-Systems in einem Palm-Organizer. Auf funktionsreiche Programme verzichtet er; und damit auch auf solche, die wiederkehrende Einträge automatisch in neue Listen übernehmen. Was auf den ersten Blick langwierig und umständlich erscheint, hat einen entscheidenden Vorteil: Man reduziert sich aufs Wesentliche und schenkt dem mehr Aufmerksamkeit.

imgriff.com-Leser Gregor brachte mich auf die Idee, diesen Artikel zu schreiben. Ich bin bekanntlich ein Fan der Arbeit mit dem schlichten Texteditor. Gerade auch für meine To-Do-Listen verwende ich diesen. Gregor zweifelte aber daran, dass ein Texteditor dafür geeignet sei, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Bis zu diesem Zeitpunkt war mir gar nicht bewusst, weshalb bei mir das System so gut funktioniert.

Alle wiederkehrenden Aufgaben in einer Liste

Ein erster Grund ist: Ich führe nicht viele Listen. Wurden es in der Vergangenheit zu viele, dann begann ich, einige nicht mehr zu beachten. Folglich habe ich die Anzahl reduziert. Für wiederkehrende Aufgaben verwende ich deshalb jetzt nur noch eine Liste. Genau genommen handelt es sich dabei um eine Datei, in der mehrere Listen oder Blöcke stehen.

Für meine täglichen Aufgaben gibt es einen Block, für jeden Wochentag, fürs Wochenende und für jeden Monat einen weiteren. Morgens gehört es zu meiner täglichen Routine, in diese Liste zu schauen und die entsprechenden Blöcke in meine aktuelle To-Do-Liste zu übertragen.

Der Block fürs Wochenende ist übrigens meinem inneren Schweinehund geschuldet. Ohne den Zwang, unter der Woche morgens pünktlich an meinem Schreibtisch zu sitzen, würde ich an einem Wochenende nie die wiederkehrenden Aufgaben in meine To-Do-Liste übertragen. Also erledige ich dies an einem Samstagmorgen oder Freitagabend für das komplette Wochenende am PC und übertrage die Aufgaben dann zum bloßen Wegstreichen auf mein Handy.

Beim Kopieren darüber nachdenken

Die einzelnen Blöcke mit wiederkehrenden Aufgaben lassen sich, gerade wenn es viele sind, auch noch weiter unterteilen. So unterscheide ich nach täglichen Aufgaben für privat, Job 1, Job 2 usw. Dies hilft vor allem, wenn man für sich verschiedene Rollen definiert hat und für jede eine eigene Aufgabenliste führt.

Viel Zeit kostet das Kopieren nicht, denn die Aufgaben, die man an einem Tag erledigen kann, sind begrenzt, somit auch die wiederkehrenden Aufgaben. Jeden Morgen übertrage ich zwei, drei Blöcke - mehr nicht.

Jeder kopierte Block wird dann aber mit den Aufgaben, die dort noch vom Vortag stehen, in eine sinnvolle Ordnung gebracht. Dies verlangt etwas Zeit, vor allem aber meine Aufmerksamkeit. Da ich auf diese Weise meine Aufgaben priorisiere und den Tagesablauf durchgehe, ist das sinnvoll investierte Zeit und kein Verlust.

Das automatisierte Übertragen von wiederkehrenden Aufgaben und mein innerer Schweinehund, der mich ohne diese Ritual nicht rechtzeitig in meine Listen schauen lässt, würden dazu führen, dass ich viele Tagesausgaben erst gar nicht zu Gesicht bekomme. Meine 'archaische' Methode aber bewahrt mich davor.

Kommentare

  • Ben

    26.06.08 (08:44:57)

    Hallo Peter, ich frage mich, wie genau du diese Textdateien aufteilst. Auch diesen Weg habe ich eine Zeit lang eingeschlagen, bin dann jedoch zurück auf ein in der Länge gefaltetes DINA4 Blatt zurückgefallen. Mein Problem bei dieser Textdatei-Geschichte ist die Übersichtlichkeit gewesen, damit meine ich das bestimmte Dinge im Buchstabensalat untergehen bzw. schwer wiederzufinden sind. Wie bewerkstelligst du diese Aufteilung in Blöcke? Vielleicht kannst du uns eine Demo Textdatei erstellen? ;-) Liebe Grüße Ben

  • Peter Giesecke

    26.06.08 (09:21:13)

    Was für einen übersichtlich erscheint, muss natürlich jeder für sich herausfinden. Ich habe das Fenster des Texteditors auf eine Breite von ungefähr 400 Pixel eingestellt. Die Elemente um zu blocken, sind kurze prägnanten Überschriften, Zeilen mit Spiegelstrichen, Freizeilen und horizontale Linien (-----). Ein Block sieht dann so aus: Überschrift, darunter drei, vier Spiegelstriche, Freizeile, nächster Block. Bei den wiederkehrenden Aufgaben komme ich so auf 5-10 Blöcke pro Datei. Die Übersicht behalte ich, weil ich weiß, wo etwas steht. Dein Problem hört sich eher danach an, dass du eine To-Do-Liste führst, die viel zu lang ist. Das ist dann schon kein Problem der Darstellung oder Übersichtlichkeit mehr, die Liste muss wahrscheinlich radikal entschlackt werden.

  • Réka

    26.06.08 (10:23:23)

    ?du eine To-Do-Liste führst, die viel zu lang ist? Damit bin ich nicht einverstanden. Meiner Meinung nach ist der Zweck eines ?To-Do-Systems?, dass du alle deine Aufgaben (nicht nur obligatorische, sondern auch optionale) und die dazu gehörenden Informationen darin speicherst, damit du diese Sachen nicht im Gedächtnis halten sollst. Wenn du deine Liste ?entschlackst?, steht die Gefahr, dass ein großer Anteil der entfernten Informationen wieder in deinem Kopf landet. Natürlich ist die Liste-Format für ein solches ?To-Do-System? nicht entsprechend. Die langfristige Lösung bedeutet eine Software, die die Aufgaben in einer Datenbank speichert, und in verschiedenen Ansichten zeigt. Am Anfang des Tagesablaufplanens sollst du z. B. nur auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben konzentrieren. Wenn du eine unerwartete halbe Stunde Freizeit hast, ist es gut eine Liste von Aufgaben, die wahrscheinlich nicht länger als 30 Minuten dauern, zu sehen. (Mehr zum Thema: Warum solltest du deine lange To-Do-Liste mögen?) Kopieren von Hand statt automatisiertem System Mit dem Zweck bin ich völlig einverstanden, aber ich denke nicht, dass Kopieren von Hand dazu nötig ist. In einem automatisierten System kannst du wahrscheinlich einfach einen Überblick über alle Aufgaben, die du heute erledigt sollst, bekommen.

Diesen Beitrag kommentieren:

Die Kommentare können nur zwischen 9 und 16 Uhr
freigeschaltet werden. Wir bitten um Verständnis.

Um Spam zu vermeiden, schreiben Sie bitte die Buchstaben aus diesem Bild in das nebenstehende Formularfeld:

Das könnte Sie auch interessieren

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer