18.09.08 13:42

, von Ivan Blatter

Wie man Lücken füllt

Unser Alltag ist ein Flickwerk: Hier ein Anruf, dort eine dringende Mail, da jemand, der etwas von einem will, und schon ruft die nächste Sitzung. Daran können wir nicht allzu viel ändern. Aber wir können die Lücken dazwischen füllen.

Nehmen wir an, Du hast eine Stunde lang keine Termine und gerade mit einer Arbeit begonnen, die Dich auch sicher eine Stunde lang beschäftigen wird. Nach einer Viertelstunde kommt ein wichtiger Anruf, das Gespräch dauert 30 Minuten. Danach bleiben Dir also nur noch 15 Minuten bis zur nächsten Sitzung. Was tun? Zurück zu der angefangenen Aufgabe, die Dich eine Stunde lang beschäftigt? Ich würde sagen: Nein.

Warten auf die Sprechstunde, den Arzttermin, das Ende des Staus - da lässt sich doch was machen.Wenn Du wirklich eine Stunde lang konzentriert dran bleiben musst, dann versuch die Arbeit in den Randzeiten zu machen, oder reserviere Dir einen fixen Termin dafür, zu einem Zeitpunkt, zu dem Du dann auch nicht gestört wirst.

Doch was ist mit den 15 Minuten? Kaffee trinken? Wieder mal Spore Tetris spielen? Oder etwas ganz Neues beginnen? Ich würde mich für die dritte Variante entscheiden.

Uns ist oft gar nicht bewusst, dass es eine ganze Reihe von Aufgaben gibt, die nur kurze Zeit dauern, und die wie geschaffen sind, um Lücken zu füllen. Ein paar Beispiele:

  • Eine kurze E-Mail schreiben (3 Minuten)
  • Den Eingangskorb leeren (5 Minuten)
  • Einen kurzen Anruf machen (5-10 Minuten)
  • Den Schreibtisch aufräumen (5-10 Minuten)
  • Diesen Bericht (quer)lesen, der schon lange da liegt (15 Minuten)
  • Einen Entwurf redigieren (15 Minuten)

Wenn Du mit GTD arbeitest, hast Du auf jeder Kontextliste viele Aufgaben, von denen Du einige in kurzer Zeit erledigen kannst. Denn schließlich handelt es sich ja dabei um einzelne Handlungsschritte ("Drei Bilder für die Präsentation suchen") und nicht um ganze Aufgabenpakete ("Präsentation vorbereiten").

Viele solcher Gelegenheiten ergeben sich automatisch, wenn ein Termin bevorsteht. Aber auch sonst gibt es viele Lücken und Pausen, in denen Du auf irgendetwas wartest und kurz etwas erledigen könntest:

  • An der Bushaltestelle.
  • Im Wartezimmer des Arztes.
  • In der unendlich langen Schlage im Supermarkt.
  • Wenn Dein Zug Verspätung hat.

Wenn Du Dich gut organisiert, bist Du in der Lage, schnell etwas zu erledigen: Sei es, dass Du mit Deinem Smartphone Deine Mails checkst oder einen Anruf tätigen kannst. Und auf solche Lücken kannst Du Dich auch bewusst vorbereiten:

  • Trag immer etwas Interessantes zum Lesen bei Dir für unerwartete Wartezeiten.
  • Sorg dafür, dass Du immer ein paar Hörbücher oder ein paar Podcasts auf Deinem MP3-Player hast.
  • Mach einen Review Deiner Ziele.
  • Mach ein Brainstorming zu einem Deiner Projekte oder Ziele.

Der Punkt dabei ist nicht, möglichst viele Tätigkeiten in den Tag zu stopfen und ständig zu arbeiten. Das ist ungesund. Aber ein Stau oder eine Verspätung können Nerven kosten, besonders wenn Du sowieso genug zu tun hast. Dadurch, dass Du diese Gelegenheiten für etwas Sinnvolles nutzt, kommt Dir die Zeit nicht einfach nur verloren vor. Genauso gut sind das aber auch Gelegenheiten, wo Du bewusst entspannen, eine Kaffee trinken oder aus dem Fenster schauen kannst. Hauptsache Du findest Dein Gleichgewicht zwischen Aktivitäten und Erholung.

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Kommentare: Wie man Lücken füllt

Hi Ivan, Zuerst will ich einfach mal loswerden, dass ich euren Blog schon lange und sehr gerne verfolge. Großartig, macht weiter so! :-) Bei diesem Artikel ist mir aufgefallen, wie wichtig vor allem der letzte Absatz ist. Bei der ganzen Produktivitätsoptimierung und der Ausnutzung auch der allerletzten, ungenutzten Minute läuft man Gefahr die Sache etwas zu übertreiben. Das kann wirklich nicht gesund sein :-) Ich finde gut, dass du hier differenzierst bzw. hervorhebst, dass vor allem die ungeplanten Wartezeiten, die den Tagesplan gefährden und deswegen sowieso Nerven kosten, ausgefüllt werden. Dann lenkt das ab und schont die Nerven. Grüße, Ingo

Diese Nachricht wurde von Ingo Di Bella am 18.09.08 (22:38:19) kommentiert.

@Ingo: Danke für das Kompliment! :-)

Diese Nachricht wurde von Ivan Blatter am 20.09.08 (06:10:55) kommentiert.

man sollte von vorherein aussortieren ob diese sogenannten wichtigen Störungen für einen selbe - oder für den störenden wichtig sind . Ich habe festgestellt das viele ihre Hausaufgaben nicht machen und dann in Zugzwang kommen der wiederum an andere weitergegeben wird weil etwas unbedingt mächtig wichtig egal wie erledigt werden muss. Meine oberste prämisse bei solchen aktionen ist "wem nütz das ?" Denn Ich bin immer Herr meiner Zeit

Diese Nachricht wurde von erwin am 24.11.08 (02:49:51) kommentiert.
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