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14.04.08Leser-Kommentare

Wie man den Schreibtisch leert

Viele von uns verbringen praktisch den ganzen Tag am Schreibtisch. Trotzdem vernachlässigen wir ihn und überfüllen ihn manchmal mit allen möglichen Sachen. Laut Kalender ist ja bereits seit ein paar Wochen Frühling. Die Gelegenheit, gleich mal den Schreibtisch aufzuräumen.

Der Schreibtisch ist nicht nur Arbeitsplatz, sondern er sagt viel über die Prioritäten und auch etwas über den Charakter des Benutzers aus. Nicht wenige Menschen versuchen mit ihrer Ordnung oder Unordnung ein Bild zu transportieren: Beispielsweise das eines Freidenkers, eines Künstler, eines Kreativen oder das eines hoch-organisierten, effizienten Arbeiters.

Keine Variante ist besser als die andere, solange Du Deine Sachen findest, Dich wohl fühlst und Du Dich gerne an den Schreibtisch zum Arbeiten setzt. Ich fühle mich am wohlsten an einem leeren Schreibtisch. Einigen von Euch mag das zu kalt und unpersönlich sein, aber versucht trotzdem mal zu visualisieren, wie es denn wäre, an einem leeren Schreibtisch zu arbeiten. Falls Euch diese Vorstellung gefällt, habe ich hier ein paar Hinweise, wie Ihr Euren Schreibtisch leeren könnt.

 

Stapel abbauen

Der erste Schritte ist, die Stapel auf dem Schreibtisch vollständig abzutragen. Am Ende dieses Prozesses befindet sich also kein Papier mehr auf dem Tisch. Und das geht so:

Mach zuerst einen großen Stapel. Dann nimm von oben nach unten jedes Papier oder Dokument einzeln in die Hand und wirf es weg. Falls Du es nicht wegwerfen kannst oder willst, musst Du einen guten Grund finden, es zu behalten. Also: Die Regel ist "Wegwerfen", die Ausnahme, die begründet sein muss, "Behalten". Falls Du Dich fürs Behalten entscheidest gibt es nur drei Möglichkeiten, was mit dem Papier geschieht:

     

  1. Erledigen, falls Du die damit verbundene Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigen kannst (beispielsweise die Angaben einer Visitenkarte in die Adressdatenbank eingeben).
  2. Weiterleiten, falls Du nicht zuständig bist oder sonst jemand besser für die Aufgabe geeignet ist.
  3. Den nächsten Schritt zur Erledigung auf die Aufgabenliste schreiben und dann sofort ablegen.

Andere Möglichkeiten gibt es nicht. Nimm jedes Papier nur einmal in die Hand und bilde keine "Später"- oder "Pendenzen"-Häufchen.

Landebahn

Richte Dir genau einen Ort ein, wo Dinge landen, die zu Dir kommen. An diesem Ort steht beispielsweise ein Eingangskorb oder eine Schale für die Schlüssel. Das ist die Landebahn. So siehst Du schnell, dass Du den Eingangskorb wieder einmal leeren solltest und findest die Dinge rasch wieder, die Du beim Betreten des Büros in der Hand hattest.

Ablenkungen minimieren

Minimiere alle Ablenkungen. Alles was piepst oder sonstwie auf sich aufmerksam macht, solltest Du ausschalten oder schließen. Beispielsweise die Mailbenachrichtigung, Instant Messaging usw. Vergiss nicht die "analogen" Ablenkungen. Es ist sehr wichtig, dass Du Dich im Büro wohl fühlst, aber übertreibe es nicht mit Dekorationen. Sei besonders vorsichtig mit Fotos und Postkarten. Denn die verleiten gerne zum Träumen. Auch ein halber botanischer Garten im Büro verleitet dazu, sich häufiger als nötig um die Pflanzen zu kümmern.

Armlänge

All die Dinge, die Du regelmäßig brauchst, sollten nicht mehr als eine Armlänge weit weg von Dir sein. Dies ist eine reine Vorsichtsmaßnahme: Denn so kommst Du nicht in Versuchung, etwas nicht zu erledigen, bloß weil das entsprechende Hilfsmittel am anderen Ende des Büros ist. Eine Ausnahme ist aber sinnvoll: Das Telefon. Denn wenn es klingelt, bist Du gezwungen aufzustehen, was Dir ein wenig Bewegung verschafft.

Vorrat anlegen

Du solltest von allem, was Du brauchst, einen kleinen Vorrat haben: Tintenpatronen/Toner, Ordner, Hängeregistraturen, Etiketten, Schreibgeräte usw. Auch hier wieder: Die Versuchung, wieder Stapel anzulegen, ist groß, wenn Du die Sachen nicht sofort ablegen kannst, weil Du kein Material mehr hast.

Regelmässig aufräumen

Mach es Dir zur Gewohnheit, nach der Erledigung einer Aufgabe alles aufzuräumen, was Du benötigt hast. Das kostet Dich praktisch keine Zeit und garantiert, dass Dein Schreibtisch immer schön aufgeräumt bleibt. Bevor Du nach Hause gehst, machst Du noch einen kurzen Abschluss und leerst Deinen Tisch auch von den Dingen, die nicht zu einer bestimmten Aufgabe gehören (wie z.B. die Kaffeetasse oder das Schreibmaterial). So wirst Du am nächsten Morgen an einem sauberen, aufgeräumten Tisch sitzen und direkt loslegen können!

Kommentare

  • Manuel

    15.04.08 (14:12:43)

    hi, gibt es bei euch auch irgendwo Tipps wie man ein Ablagesystem für Papier aufbauen sollte? Die Tipps zum Durcharbeiten und in Listen eintragen sei es GTD oder ZTD sind ja alle super und funktionieren auch gut, solange die Dinge Digital sind oder in ein Notizbuch passen... Aber der Papier Inbox-Landebahn-Stapel wird nicht kleiner bzw. ich ertappe mich dabei wie einige Dinge ständig drin bleiben, weil ich mir nicht sicher bin wo ich es ablegen soll. Also las ich es in der Inbox damit ich es nicht aus dem Auge verliere... Viele Grüße Manuel

  • Roland

    15.04.08 (14:26:42)

    Mir hat - ohne dass ich es z.Z. bräuchte, der Artikel hier sehr gut gefallen: http://www.blatternet.ch/index.php/2008/01/31/classei/ Viele Grüße Roland

  • Florian Steglich

    15.04.08 (15:07:48)

    » Manuel: Sowohl bei GTD als auch bei ZTD werden alphabetisch angeordnete Mappen empfohlen (vgl. hier), allenfalls noch mit Oberbegriffen, also zum Beispiel: "Kunden" als Oberbegriff, "Kunde A" und "Kunde B" als Mappen dahinter. Grundsätzlich sind solche Mappen oder Hängeregister besser als Ordner, weil es deutlich länger dauert, etwas in einen Ordner einzusortieren und abzuheften, als es in eine Mappe zu versenken.

  • lina

    04.05.08 (01:34:12)

    Ist das wirklich so, dass Menschen durch das Bild ihres Schreibtisches etwas aussagen wollen? Oder ist das nicht eher eine schlechte Ausrede, wenn man wieder mal keine Lust hat, aufzuräumen?

  • Leopold

    05.05.10 (13:00:29)

    Sehr brauchbare Infos für mich. Allerdings finde ich, dass es auch echt wichtig ist, dass man sich mit dem Aufräumen auch nicht zu viel Stress machen sollte. Schließlich soll es ja ein Platz sein, an dem man gerne ist, um zu arbeiten, zu lernen usw. Ich mache es immer so, dass ich wichtige Post oder Unterlagen zunächst sammle und dann regelmäßig, so alle 2 Tage in einem Vorgang bearbeite, zusortiere, ablege, etc. Finde, dass man sich so nicht zu sehr selbst unter Druck setzt aber auch nicht immer ein komplettes Chaos vorfindet und sich unzufrieden fühlt - ein natürliches Gleichgewicht sozusagen. Was ich allerdings nie so wirklich gut hinbekomme, ist es diesen unglaublichen Staubfilm kontinuierlich von meinem Schreibtisch zu entfernen. Hätte da mal Jemand einen Tipp? Habe mal gehört, dass man dem Staub entweder zuvorkommen kann oder ein besseres "System" haben kann ihn regelmäßig zu entfernen. Nur Wie?

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