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21.07.11

Urlaubsende-Vorbereitung: Das Ungeheuer wartet im PC

Freitag - einige von Euch verbringen heute den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub im Büro. Vorausschauend haben wir Tipps für den möglichst angenehmen Wiedereinstieg in ein paar Wochen gesammelt.

Die Ferien waren wunderschön und überhaupt das Beste, was einem im letzten halben Jahr passiert ist. Und jetzt sitzt man wieder da. In seinem Büro, vor einem Stapel ungeöffneter Briefe und Zeitschriften. Wenn das nur die einzige Hürde wäre. Denn das wahre Ungeheuer wartet im E-Mail-Posteingang.

Wer eine Woche oder gar nur ein paar Tage weg war, kennt das Szenario: E-Mails en masse. Um nicht sofort wieder in die Stressfalle zu tappen, ist E-Mail-Management angesagt. Ein paar Tipps:

     

  1. Sich was zu trinken holen
  2. Kurz, und ich meine wirklich kurz, den neugierigen Kollegen die Ferien-Highlights schildern. Ein «ja, schön war’s» reicht meist nicht aus und provoziert Folgefragen.
  3. Arbeite dich von unten nach oben. Auch wenn die E-Mails im oberen Teil spannender erscheinen und «lies mich zuerst» schreien.
  4. Bearbeite jedes E-Mail nur einmal.
  5. Entscheide, ob das E-Mail reine Information enthält, oder ob du etwas erledigen musst.
  6. Was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Was länger Zeit braucht, wird verschoben oder delegiert. Setze dir hierfür einen Termin im Kalender, damit nichts vergessen geht.
  7. Wenn es nichts zu erledigen gibt, das E-Mail genüsslich löschen oder in einen der Projekt-Ordner ablegen.

Vor den Ferien ist nach den Ferien.

Diese Tipps vereinfachen die Rückkehr in den E-Mail-Alltag:

  • Abwesenheitsmeldung erstellen und Stellvertretung angeben: So wird die Arbeit elegant an deine Kollegen delegiert.
  • E-Mail-Checker bestimmen: Beauftrage einen Arbeitskollegen, der während deiner Abwesenheit deine E-Mail regelmässig checkt und wo möglich, gleich beantwortet. So geht nichts Wichtiges verloren und bei deiner Rückkehr ist die Mail-Box nur noch halb so voll.
  • Filter setzen: Wer einen Filter setzt, der die Nachrichten direkt in den entsprechenden Ordnern ablegt, spart Zeit beim Sortieren.

Schöne Ferien!

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