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26.11.08Leser-Kommentare

To-Do-Listen: Geschlossen oder offen?

Offene To-Do-Listen führen dazu, dass man nie ans Ende kommt. Der Autor Mark Forster schlägt darum vor, mit geschlossenen Listen zu arbeiten: Ihnen darf nichts hinzugefügt werden.

Mark Forster: Do It TomorrowIm Artikel "Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning" habe ich über 'geschlossene Listen' geschrieben. Deren großes Potential macht besonders der Autor Mark Forster in seinem Buch "Do It Tomorrow" (Affiliate-Link) deutlich. Seine Gedanken will ich hier kurz zusammenfassen.

Der Unterschied zwischen geschlossenen und offenen Listen

Der Unterschied zwischen einer geschlossenen und einer offenen Liste ist eigentlich bloß eine Linie am Ende der Liste. Einer geschlossenen Liste kann nichts mehr hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man sich mit den Einträgen beschäftigen kann, ohne von neuen Aufgaben abgelenkt zu werden.

Natürlich hältst Du neue Aufgaben auch fest - aber auf einer separaten Liste, um die Du Dich zunächst gar nicht kümmerst. Die geschlossene Liste kann also gar nicht länger werden. Im Gegensatz dazu kann die offene Liste zu jeder Zeit ergänzt werden.

Das Prinzip der geschlossenen Liste funktioniert, wenn Du maximal ein Tagespensum hinein packst. Dann spielt die Reihenfolge, in welcher Du die Aufgaben erledigst, überhaupt keine Rolle. Natürlich gibt es Tage, an denen Du so oft unterbrochen wirst, dass Du auch weniger als ein Tagespensum nicht schaffst. Und solltest Du schneller sein, wird Dir schon noch was einfallen.

Das Prinzip der geschlossenen Liste kannst Du auch für andere Bereich anwenden. Stell Dir vor, Du kommst aus dem Urlaub zurück und hast hunderte von ungelesenen E-Mails in Deinem Posteingang. Wenn Du diese E-Mails wie eine offene Liste abarbeitest, dann wirst Du wohl versuchen, die wichtigsten oder dringendsten oder interessantesten herauszusuchen und diese abzuarbeiten. Alle anderen hebst Du Dir für später auf. Doch "für später" heißt, wenn man ehrlich ist, fast immer "nie", denn es kommen ja laufend neue E-Mails hinzu. Diesen wirst Du Dich wohl zuerst widmest. So werden die E-Mails "für später" wohl auch noch nach Deinem nächsten Urlaub ungelesen im Posteingang sein.

Wie gehst Du aber vor, wenn Du die E-Mails wie eine geschlossene Liste behandelt? Dann gehst Du sofort offline, damit keine neuen E-Mails mehr hereinkommen. Du ziehst also sozusagen einen Strich unter die E-Mails in Deinem Posteingang. Nun kannst Du Dich ihnen voll und ganz widmen. Es kann sein, dass Du stundenlang beschäftigt sein wirst. Aber schlussendlich wirst Du weniger Zeit mit diesen E-Mails verbringen, als wenn Du nie in den Urlaub gegangen wärst und die E-Mails laufend abgearbeitet hättest (jetzt kannst Du beispielsweise die Mails nach Absender sortieren und so gruppenweise bearbeiten).

Das war nur ein Beispiel, wie Du das Prinzip anwenden kannst. Wahrscheinlich arbeitest Du ja sowieso schon damit: Jede Checkliste und jeder Einkaufszettel ist nämlich eine geschlossene Liste.

Mark Forster benutzt geschlossene Listen für seine täglichen To-Do-Listen, und zwar nach einem gewitzten System: Er sammelt heute alle Aufgaben, die hereinkommen, auf einer Liste. Diese Liste schließt er dann abends ab und benutzt sie am nächsten Tag als seine To-Do-Liste. Ein einfaches, aber bestechendes Prinzip!

Ich benutze übrigens seit einigen Wochen dieses Prinzip für meine E-Mails: Ich habe einen Ordner eingerichtet, wo automatisch alle E-Mails von gestern erscheinen. Einmal pro Tag arbeite ich die E-Mails in diesem Ordner (= die E-Mails von gestern) ab. Dazwischen schaue ich nur noch sporadisch in meinen Posteingang, damit ich nichts Dringendes verpasse. So brauche ich relativ wenig Zeit für meine E-Mails.

Kommentare

  • UP

    26.11.08 (21:19:01)

    Die Idee, die Aufgaben, die heute entstehen oder "reinkommen" erst morgen zu bearbeiten bedeutet, dass es nichts wirklich Dringendes sein darf. Ich könnte das vergessen, so zu arbeiten.

  • angelo

    27.11.08 (11:16:53)

    Emails Offline lesen kann man nur mit einem Email-Client wie z.b. Outlook, seh ich das richtig? Bei web.de oder gmx sind die Emails ja quasi neue Websiten, wenn man sie öffnet?

  • Ivan Blatter

    27.11.08 (11:38:27)

    @UP: Jein. :-) Ich kenne Dich und Deine Arbeit ja nicht, deshalb mag das Folgende tatsächlich nicht auf Dich zutreffen. Trotzdem: Natürlich gibt es Aufgaben, auf die man sofort reagieren muss. Ein Feuerwehrmann kann nicht sagen: "Ich lösche Ihren Brand dann erst morgen." Trotzdem taxieren wir oftmals Aufgaben als dringend, die es eigentlich gar nicht unbedingt sind. Ein Beispiel: Jemand hinterlässt Dir eine Nachricht auf dem AB und erbittet einen Rückruf. Wenn es kein Notfall ist, kannst Du ihn meist ohne Probleme erst morgen zurück rufen. Generell sollte man sich fragen, wie dringend eine Aufgabe wirklich ist und möglichst viele auf morgen verschieben, damit der Tag nicht zu sehr unterbrochen wird. Und: Es gibt mehr solche Aufgaben, als man meint. @angelo: Ja. Du kannst aber nach dem Urlaub alle Mails in einen bestimmten Ordner verschieben (wenn das Dein E-Mail-Dienst kann) und dann nur in diesem Ordner arbeiten ohne ständig in den Posteingang zu schielen.

  • heiko schwardtmann

    01.12.08 (13:16:18)

    In eine ähnliche Richtung geht das Prinzip von Ivy Lee, der es Beginn des 20. Jahrhunderts dem Großindustriellen Charles M. Schwab vorstellte. Jeden Tag 6 Dinge auf die To-Do-Liste und diese dann nach Wichtigkeit ordnen. Bei der Erledigung wird so lange an einem Punkt verweilt bis er erledigt ist. Erst dann darf zum zweiten Punkt übergegangen werden usw. Keinesfalls einen anderen Punkt beginnen, bevor nicht der jeweilige erledigt ist. In meiner Erfahrung stellte sich diese Methode als sehr effektiv heraus, da man am Ende des Tages immer was geschafft hat, auch wenn es vielleicht nicht für alle 6 Punkte gereicht hat. herzliche grüße, heiko schwardtmann

  • Ivan Blatter

    02.12.08 (07:17:09)

    @heiko: Guter Tipp! Ich glaube, bei Lothar Seiwert läuft das unter dem 25'000-Dollar-Tipp. Der Name kommt einer Legende: Ein Kunde hat seinem Berater ein hohes Honorar versprochen, wenn er ihm den ultimativen Tipp gibt. Der Berater hat ihm dann eben diesen Tipp gegeben und 25'000 Dollar eingesackt.

  • heiko schwardtmann

    02.12.08 (09:07:38)

    Und diese beiden Personen waren Ivy Lee und Charles Schwab :-) Lee hat den Tipp kostenlos angeboten und meinte, dass Schwab es ausprobieren solle. Wenn es sich lohnt möge er ihm die Summe auszahlen, die ihm als angemessen erschien. Schwab setzte es um, steigerte den Unternehmensgewinn und zahlte Lee 25.000$ aus. Laut verschiedener Literatur ist dies allerdings keine Legende.

  • rebhuhn

    03.08.09 (18:07:41)

    @Angelo und Ivan: NEIN. mit googlemail kann man [installiert man google gears] auch offline auf seine mails zugreifen.

  • Ivan Blatter

    03.08.09 (19:20:48)

    [RECHTHABER-MODUS ON] @Rebhuhn: Ja, jetzt bzw. seit Ende Januar 2009 schon. Als wir diskutiert haben, war das noch nicht möglich. [RECHTHABER-MODUS OFF] :-)

  • rebhuhn

    03.08.09 (21:44:00)

    oops ^^. asche auf mein haupt - ich vergesse immer, daß es im web auch posts gibt, die älter als ein paar tage oder wochen sind... sorry :).

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