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26.11.08

To-Do-Listen: Geschlossen oder offen?

Offene To-Do-Listen führen dazu, dass man nie ans Ende kommt. Der Autor Mark Forster schlägt darum vor, mit geschlossenen Listen zu arbeiten: Ihnen darf nichts hinzugefügt werden.

Mark Forster: Do It TomorrowIm Artikel "Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning" habe ich über 'geschlossene Listen' geschrieben. Deren großes Potential macht besonders der Autor Mark Forster in seinem Buch "Do It Tomorrow" (Affiliate-Link) deutlich. Seine Gedanken will ich hier kurz zusammenfassen.

Der Unterschied zwischen geschlossenen und offenen Listen

Der Unterschied zwischen einer geschlossenen und einer offenen Liste ist eigentlich bloß eine Linie am Ende der Liste. Einer geschlossenen Liste kann nichts mehr hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man sich mit den Einträgen beschäftigen kann, ohne von neuen Aufgaben abgelenkt zu werden.

Natürlich hältst Du neue Aufgaben auch fest - aber auf einer separaten Liste, um die Du Dich zunächst gar nicht kümmerst. Die geschlossene Liste kann also gar nicht länger werden. Im Gegensatz dazu kann die offene Liste zu jeder Zeit ergänzt werden.

Das Prinzip der geschlossenen Liste funktioniert, wenn Du maximal ein Tagespensum hinein packst. Dann spielt die Reihenfolge, in welcher Du die Aufgaben erledigst, überhaupt keine Rolle. Natürlich gibt es Tage, an denen Du so oft unterbrochen wirst, dass Du auch weniger als ein Tagespensum nicht schaffst. Und solltest Du schneller sein, wird Dir schon noch was einfallen.

Das Prinzip der geschlossenen Liste kannst Du auch für andere Bereich anwenden. Stell Dir vor, Du kommst aus dem Urlaub zurück und hast hunderte von ungelesenen E-Mails in Deinem Posteingang. Wenn Du diese E-Mails wie eine offene Liste abarbeitest, dann wirst Du wohl versuchen, die wichtigsten oder dringendsten oder interessantesten herauszusuchen und diese abzuarbeiten. Alle anderen hebst Du Dir für später auf. Doch "für später" heißt, wenn man ehrlich ist, fast immer "nie", denn es kommen ja laufend neue E-Mails hinzu. Diesen wirst Du Dich wohl zuerst widmest. So werden die E-Mails "für später" wohl auch noch nach Deinem nächsten Urlaub ungelesen im Posteingang sein.

Wie gehst Du aber vor, wenn Du die E-Mails wie eine geschlossene Liste behandelt? Dann gehst Du sofort offline, damit keine neuen E-Mails mehr hereinkommen. Du ziehst also sozusagen einen Strich unter die E-Mails in Deinem Posteingang. Nun kannst Du Dich ihnen voll und ganz widmen. Es kann sein, dass Du stundenlang beschäftigt sein wirst. Aber schlussendlich wirst Du weniger Zeit mit diesen E-Mails verbringen, als wenn Du nie in den Urlaub gegangen wärst und die E-Mails laufend abgearbeitet hättest (jetzt kannst Du beispielsweise die Mails nach Absender sortieren und so gruppenweise bearbeiten).

Das war nur ein Beispiel, wie Du das Prinzip anwenden kannst. Wahrscheinlich arbeitest Du ja sowieso schon damit: Jede Checkliste und jeder Einkaufszettel ist nämlich eine geschlossene Liste.

Mark Forster benutzt geschlossene Listen für seine täglichen To-Do-Listen, und zwar nach einem gewitzten System: Er sammelt heute alle Aufgaben, die hereinkommen, auf einer Liste. Diese Liste schließt er dann abends ab und benutzt sie am nächsten Tag als seine To-Do-Liste. Ein einfaches, aber bestechendes Prinzip!

Ich benutze übrigens seit einigen Wochen dieses Prinzip für meine E-Mails: Ich habe einen Ordner eingerichtet, wo automatisch alle E-Mails von gestern erscheinen. Einmal pro Tag arbeite ich die E-Mails in diesem Ordner (= die E-Mails von gestern) ab. Dazwischen schaue ich nur noch sporadisch in meinen Posteingang, damit ich nichts Dringendes verpasse. So brauche ich relativ wenig Zeit für meine E-Mails.

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