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19.06.17

Tipps für Gruppen

Travel Management zu Kongressen

Quelle: Fotolia.com © Anton Gvozdikov

Kongressbesuche stehen in einem mittelständischen Unternehmen regelmäßig auf dem Programm. In Abhängigkeit von der Branche finden relevante Kongresse mehrmals jährlich statt. Entsenden Firmen gleich mehrere Mitarbeiter zu Kongressen oder muss gar eine ganze Abteilung für mehrere Tage teilnehmen, ist das Travel Management besonders sorgfältig anzugehen. Denn wenn hier die Planung nicht stimmt, kommt es zu teuren Ausfällen, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig betroffen sind. Wie sich die Fahrten optimieren lassen und was sich für kleine und große Gruppen lohnt, das erfahren Sie hier.

Im Vorfeld mögliche Fördermittel prüfen

Kongresse, Seminare, Schulungen und Fachmessen können unter Umständen förderfähig sein. In Abhängigkeit von den Inhalten und vom Anbieter hält der Staat Zuschüsse bereit, die die Teilnahmekosten senken. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) hat ein Infotelefon eingerichtet, bei dem sich Bürger über mögliche förderfähige Weiterbildungen informieren können. Auch Betriebe können durchaus zum Telefonhörer greifen und sich unter 0800/2017909 kostenfrei informieren. Für einige Veranstaltungen greift die Bildungsprämie, online lässt sich direkt checken, ob dieses Zuschussprogramm generell in Frage kommt.

Auf Landesebene haben die zuständigen Ministerien ebenfalls Zuschussprogramme zu bieten. Ein Blick auf die jeweilige Internetseite des Landes lässt schnell erkennen, ob spezielle Landesprogramme Zuschüsse für eine Weiterbildung im Rahmen eines Kongresses, einer Schulung oder eines Seminars bereithalten. Einen gesamten Überblick aller verfügbarer Förderprogramme ist unter www.foerderdatenbank.de zu finden. Mittels der Stichwortsuche und unter Eingabe des Bundeslandes lassen sich sämtliche Programme finden, die aktuell rund um das Thema Bildung aufgelegt sind.

Sorgfältige Planung: Gruppengröße, Termine und Adressen

Um das Travel Management ideal durchführen zu können, müssen Verantwortliche wissen, wie viele Personen zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort sein sollen. Hinzu kommen weitere externe Termine, die neben dem eigentlichen Kongress eventuell mit einzuplanen sind. Dazu gehören zum Beispiel Besuche von anderen Geschäftspartnern und Firmenniederlassungen in der Nähe. Handelt es sich um einen mehrtägigen Kongress, sollten alle Mitarbeiter im selben Hotel untergebracht werden, um den Zeitplan einhalten zu können und die Organisation im Rahmen zu halten.

Mobilität auf dem Kongress

Sind alle wesentlichen Daten bekannt, können die Verkehrsmittel zur Anreise organisiert bzw. gebucht werden. Bei der Reiseplanung empfiehlt es sich, zuerst die öffentlichen Verkehrsmittel zu buchen, weil hier feste Zeiten vorgegeben sind. Dasselbe gilt für Flüge. Frühzeitiges Buchen ist das A und O, um wirklich alle Mitarbeiter unterbringen zu können. Findet der Kongress in einem Ort statt, der nicht allzu weit von der Firmenniederlassung entfernt ist, kann auch ein Bus gechartert werden, der alle Mitarbeiter an der Firmenzentrale aufnimmt und zum Ziel bringt.

Eine empfehlenswerte Variante des Gruppentransports, die sich insbesondere bei zeitsensiblen oder exklusiven Veranstaltungen bewährt hat, ist ein privater Transportservice. Wenn Firmen einen Chauffeurdienst nutzen bei Kongressen, dann können sie sich auf mehrere Dinge verlassen:

  • Termintreue
  • Komfort
  • Freundlichkeit
  • Sicherheit
  • Service

Für große Gruppen eignen sich Busse, die mit Kühlschrank und Kaffeemaschine ausgestattet für eine entspannte Fahrt zum Zielort sorgen. Kleinere Vans sind für kleinere Gruppen mit um die 16 Personen geeignet. Auch hier mangelt es nicht an Komfort. Es gibt Kleinbusse, die mit hochwertigen Ledersesseln ausgestattet sind, Kühlschrank und Fernsehempfang/Bildschirme inkludieren und außerdem komfortable Tische anbieten. Durch eine getönte Scheibe vor neugierigen Blicken abgeschirmt, erreichen die Firmenmitarbeiter besonders ruhig und sicher ihr Ziel – und können sich bei Bedarf in gepflegter Umgebung entspannen oder auf den anstehenden Arbeitstag vorbereiten.

Vorteile eines privaten Chauffeurdienstes

Nutzen Firmen einen Chauffeurdienst bei Kongressen, können Sie sich nicht nur auf Termintreue, Komfort, Freundlichkeit und Sicherheit verlassen. Sie profitieren außerdem von der Flexibilität. Verschiebt sich eine Veranstaltung oder benötigt ein Mitarbeiter etwas länger, handeln die gut ausgebildeten Chauffeure situationsgerecht und kümmern sich darum, dass alle Beteiligten adäquat behandelt und chauffiert werden.

Der große Vorteil eines privaten Chauffeurdienstes ist, dass noch weitere Fahrzeuge in der Flotte verfügbar sind. So ist es durchaus möglich, dass eine einzelne Limousine nachgeordert wird, die Mitarbeiter zu besonderen Veranstaltungen chauffiert. Natürlich ist es sinnvoll, im Vorfeld möglichst genau alle Termine und Fahrten zu planen, doch manchmal spielt der Zufall eine große Rolle. Ergeben sich im Rahmen des Kongresses wichtige Kontakte, können die Mitarbeiter entsprechend professionell reagieren und sich zum Beispiel zu einem ungeplanten Geschäftsessen mit einem Geschäftspartner mit einem angemessenen Fahrzeug vorfahren lassen.

Ein Chauffeurdienst hat nationale und internationale Niederlassungen

Haben Firmen einmal gute Erfahrungen mit einem Chauffeurdienst gemacht, kommt ein weiterer Vorteil zum Tragen. Chauffeurdienste existieren nicht nur in einer einzigen Stadt, sondern professionelle Transportunternehmer verfügen weltweit über Niederlassungen. Sei es in Europa, Afrika, Asien, Amerika oder Australien – egal wo der nächste Kongress stattfindet, es lohnt sich, zuerst zu überprüfen, ob der bereits bekannte Chauffeurdienst im Reiseland eine Niederlassung aufweist. Denn die Qualität des Chauffeurdienstes spielt eine große Rolle, wenn es um die adäquate Betreuung von Mitarbeitern oder Geschäftspartnern im Rahmen eines Kongresses geht.

Aus diesem Grund lohnt es sich, eine Geschäftsbeziehung zu einem international agierenden Chauffeurdienst aufzunehmen, um auch im europäischen und außereuropäischen Ausland auf die gewohnt hohen Servicequalitäten des bekannten Unternehmens zurückgreifen zu können.

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