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24.01.14Leser-Kommentare

Produktivität ganz persönlich: «Experimente, wie ich produktiver arbeiten kann»

Letzte Woche haben wir Euch um Eure persönlichen Produktivitätstipps gebeten. Den Anfang macht Thomas Schlesinger: Er ist im regionalen IT-Support für einen grossen deutschen Versicherungskonzern tätig und betreut gemeinsam mit einigen Kolleginnen und Kollegen mehrere hundert interne Anwender. Aufgrund der komplexen IT- und Prozesslandschaft ist es wichtig, alle anfallenden Aufgaben - ob ihre Erledigung nun wenige Minuten oder Monate dauert - zuverlässig zu dokumentieren und nachzuverfolgen.

Thomas SchlesingerWodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?

Thomas Schlesinger: Ich versuche, systematisch zu arbeiten und vor allem auch immer darüber nachzudenken und kleine Experimente zu machen, wie ich effektiver und effizienter arbeiten kann.

Was tust Du als Erstes, wenn Du Deinen Arbeitstag - zuhause oder im Büro - startest?

Zuerst fahre ich den Rechner hoch und melde mich an. Dann gibt's einen Kaffee vom Automaten, und anschliessend arbeite ich meine standardisierte Routine ab:

  • Alle benötigten Anwendungen auf dem PC starten
  • Outlook-Kalender für die Woche ansehen
  • Den Aktivitätenplan für den Tag ansehen (ich habe eine eigene, kleine Anwendung in Access dafür geschrieben)
  • News im Firmen-Intranet lesen
  • «Steckengebliebene» Vorgänge kontrollieren
  • Posteingang leer arbeiten

Wie - durch welche Tools und Methoden - steigerst Du Deine Produktivität?

  • Vorbereitung eines Aktivitätenplans für den nächsten Tag
  • Führen eine Wissens-Datenbank (im Team)
  • Nutzung von Ideen aus dem Lean Management
  • Nutzung von E-Mail zur asynchronen Kommunikation (=2x am Tag)
  • Nutzung von Checklisten (ich habe eine eigene kleine Anwendung in Access dafür geschrieben)

Der Arbeitsplatz von Thomas Schlesinger: 2x24&quot; TFTs plus VoIP-Telefon Der Arbeitsplatz von Thomas Schlesinger: 2x24" TFTs plus VoIP-Telefon

 

Wo arbeitest Du am produktivsten?

Daheim. In meinem Arbeitszimmer bin ich von externen Störungen hervorragend abgeschirmt. Es ist sehr ruhig, nur ich und der iMac. Niemand stört, ich kann mich «am Stück» auf eine Aufgabe fokussieren. Das nutze ich gerne, wenn ich etwas programmiere.

Was tust Du, wenn Deine Produktivität nachlässt?

Ich trinke und/oder esse etwas (wir haben Obst in der Firma), erledige Aufgaben, bei denen ich mich bewegen muss (z. B. in andere Räume in der Firma) oder nehme mir anspruchslose Aufgaben vor.

Wie viele Stunden schläfst Du pro Nacht?

Ich schlafe im wöchentlichen Schnitt ca. 7,5h. Ich führe ein «Schlafzeiten-Log» in einen Google-Spreadsheet. Das sorgt dafür, dass ich bewusster mein «Schlaf-Soll» erfülle. An den Wert von 7,5h habe ich mich «herangetastet».

Was hältst Du von Inbox Zero?

Inbox Zero ist für mich ein Muss. Ich leere zwei mal täglich, im Rahmen meiner Arbeitsbeginn-Routine und nach der Mittagspause, meinen Posteingang und beantworte entweder die Mails sofort, oder ich erstelle entsprechende Aufgaben und archiviere die Mail.

Über eine entsprechende benutzerdefinierte Ansicht in Outlook werden die Mails nach Priorität (Absender, Kennzeichnung) und Datum sortiert angezeigt. Alle E-Mails, die keine absoluten Banalitäten sind, wandern in das E-Mail-Archiv.

Nach längerer Abwesenheit, z. B. Urlaub, verschiebe ich alle eingegangenen E-Mails in einen Unterordner «Backlog» im Posteingang, in dem die Mails nach Priorität (Absender, Kennzeichnung) und Datum sortiert angezeigt werden. So trenne ich den aktuellen vom historischen Posteingang. Das Backlog arbeite ich dann in Batches ab.

Was Dir sonst noch zum Thema Produktivität einfällt

  • Produktivität kann man auf mehreren Ebenen verbessern: auf der persönlichen, der Team-Ebene und einer globaleren.
  • Wichtiger als Produktivität ist Effektivität.
  • Man kann viel aus dem Lean Management lernen.
  • Vielleicht das Wichtigste: das Pareto-Prinzip anwenden!

 

Und welche Produktivitätstipps habt Ihr für uns? Hier geht es zum Online-Fragebogen.

Kommentare

  • CGodlins

    24.01.14 (13:27:57)

    Mich würde mal interessieren, wie das Führen einer Wissensdatenbank bei Dir so aussieht. Welches Tool benutzt du, wie ist so der allgemeine Workflow bei füttern und pflegen der Datenbank. Ich möchte auch gern eine anlegen, habe jedoch noch nicht das passende gefunden. Und wie kann ich das Nutzen von Ideen aus dem Lean Management verstehen? Danke! Gruß Christian

  • Thomas Schlesinger

    24.01.14 (21:57:20)

    Hallo Christian, vielen Dank für dein Interesse! Für die Wissensdatenbank benutze ich in der Firma gemeinsam mit meinen Kollegen Microsoft OneNote. Wissen, das wir uns erarbeitet haben, halten wir dort in kurzen 'Artikeln' fest. Wir versehen die Artikel bei Bedarf noch mit Stichworten im Hashtag-Format, also z. B. '#VPN'. Unsere Knowledge-Base ist nur schwach strukturiert. Die Recherche läuft über die Volltextsuche-Funktion, die OneNote bietet. Auch eine Suche mit den logischen Operatoren AND und OR ist hier möglich. Daheim nutze ich primär Evernote als meine Wissensdatenbank. Auch dort halte ich kurze Artikel oder kopierte Webseiten (dies lässt sich einfach mit dem Evernote WebClipper bewerkstelligen) fest und vergebe auch hier Stichworte. Auch Evernote bietet eine Volltextsuche an. Einen Teil meines Wissens halte ich auch in Google Drive-Textdokumenten fest (auch Google bietet - natürlich - eine Volltextsuche) oder dokumentiere es in meinem Blog. Was die Nutzung von Lean Management angeht, darüber könnte ich eine ganze Artikelserie schreiben. Beim Lean Management geht es vor allem darum, möglichst nur aus Kundensicht wertschöpfende Tätigkeiten auszuführen, also keine Ressourcen zu verschwenden. Man unterscheidet dort zwischen acht Arten der Verschwendung, die es zu vermeiden gilt. Dazu bietet das Lean Management eine Vielzahl von Werkzeugen an. Letzlich ist Lean Management angewandter gesunder Menschenverstand. Ein Beispiel für ein Werkzeug ist '5S'. Dabei geht es darum, den physischen und virtuellen Arbeitsplatz Arbeitsplätze sicher, übersichtlich und sauber zu gestalten. Die Idee dahinter ist, dass dann die Arbeitsprozesse schneller und störungsärmer ablaufen. Im Prinzip geht es hier also um systematisches Aufräumen, z. B. in der Dateiablage und dem Ticketing System. Ein weiteres Beispiel sind standardisierte Arbeitsprozesse ('Standard Work'). Ich nutze beispielsweise eine Checkliste für die Überprüfung von PCs, bevor diese an meine interne Kunden ausgeliefert werden - dies verbessert die Qualität. Auch die erwähnten kleinen Experimente zur Verbesserung der (standardisierten) Arbeit gehören zum Lean Management (Der Deming-Cycle: Plan-Do-Study-Act). Es gibt noch viele weitere Aspekte, die leider dieses Kommentarfeld sprengen würden. Im Web gibt es viele Informationen zum Lean Management und auch etliche Bücher. Viele Grüsse, Thomas

  • Josef

    26.01.14 (19:47:47)

    Danke für den Einblick in deinen Workflow. Ich würde mich für deine Access Checkliste interessieren, da ich sehr viele Checklisten pflegen muss. Danke und Gruss

  • Thomas Schlesinger

    27.01.14 (11:00:02)

    Hallo Josef, bitte schicke mir mal eine E-Mail dazu an thomas@thomasschlesinger.de . Viele Grüße, Thomas

  • Johanna Alsleben

    19.06.16 (12:02:42)

    Um produktiver zu arbeiten, verwende ich seit 6 Monaten http://kanbantool.com/. Dank Kanban Tool kann man alle Aufgaben und Termine visualisieren und demgemäß meine Aufgaben und Ziele viel effektiver organisiert. Dadurch kann ich meine Arbeit sowie Einsichten ausgezeichnet organisieren. Ich arbeite eins nach dem anderen ab und fühle mich nicht unter Druck. Kanban Tool ist einsetzbar, vielfältig und flexibel – es ist bestimmt einen Versuch wert!

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