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12.06.08

Termine: Raus aus dem Kalender, rein in die To-Do-Liste

Wer nicht täglich von Meeting zu Meeting eilt, braucht den Kalender eigentlich nur als Gedächtnisstütze. Ich lasse deshalb meine Terminliste tagsüber geschlossen und arbeite nur mit der ToDo-Liste.

Das E-Mail-Programm sollte man ja ohnehin schließen, wenn die Post gelesen und beantwortet ist. Bei diesem häufig gehörten Rat geht es darum, sich nicht ablenken zu lassen, wenn alle paar Minuten eine E-Mail eintrifft. Ich versuche aus diesem Grund, so viele Programme wie möglich geschlossen zu halten. Bei mir gehört auch der Kalender dazu.

Mein Kalender ist ein Reminder - ein Hilfsmittel, mich an etwas zu erinnern. Dort kommt nur hinein, was mit einem bestimmten Datum fest verbunden ist. Alles andere wandert auf die To-Do-Liste - auch zeitlich unspezifische Aufgaben wie "am Wochenende Mama anrufen". Deshalb reicht es mir auch, morgens einmal in den Kalender zu schauen.

Anzahl der Systeme reduzieren

Damit ich aber keine Verabredung vergesse, notiere ich in meiner To-Do-Liste "12:00 Sven anrufen" oder "abends einkaufen gehen". Schnell lässt sich auch eine Uhrzeit durch eine andere ersetzen - wenn zum Beispiel die Mailbox mir mitteilt, dass Sven erst am Abend zu erreichen ist.

Die To-Do-Liste (in meinem Fall ein simpler Texteditor) ist also die einzige Informationsquelle, die den ganzen Tag über auf meinem Bildschirm geöffnet ist. Kalender, E-Mail, Instant Messenger, RSS-Reader und Browser werden nur geöffnet, wenn ich sie brauche. Anstatt Termine in seine Aufgabenliste zu übernehmen, kann man sich aber auch rechtzeitig daran erinnern lassen - ohne den ganzen Tag über einen Blick auf den Kalender zu werfen. Der Google-Kalender zum Beispiel erinnert sehr komfortabel per SMS.

Tagesplanung und Rückblick

Wichtig ist, dass man in seinem Kopf nicht erst verschiedene Systeme zusammenführen muss. Eines sollte die Basis sein, und dieses eine System muss jeder für seine persönliche Situation selbst finden. Denn: Termine in der To-Do-Liste funktionieren natürlich nicht für Leute, die viele Termine bzw. ein Meeting nach dem anderen haben. Bei ihnen sollte der Kalender die Grundlage der Tagesplanung bleiben.

Mit meiner To-Do-Liste plane ich auch meinen Tagesablauf. Morgens sortiere ich die anstehenden Aufgaben in der Reihenfolge, wie ich sie abzuarbeiten versuche. Zwischen zwei Texten, die ich schreiben möchte, wird ein Telefonat angesetzt, am Abend dann der Sport. Verläuft der Tag anders, als ich ihn geplant habe, kann ich schnell ein paar Punkte verschieben.

Auf diese Weise plane ich übrigens nicht nur meinen Tag. Am Abend geben mir die offen gebliebenen Punkte auch einen Rückschluss, wie gut ich mein Arbeitspensum eingeschätzt habe.

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