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05.06.08

Tagesaufgaben erledigen mit Will-Do-Listen

Man kann noch so effizient arbeiten, To-Do-Listen werden in der Regel länger und nicht kürzer. Statt sich darauf zu konzentrieren, was noch zu tun ist (to do), sollte man sich darum nur vornehmen, was man diesem Tag wirklich erledigen wird (will do).

Wie wohl die meisten von Euch lebe auch ich in meinen Listen. Stets habe ich sie im Blick - auf dem Monitor am Schreibtisch oder unterwegs auf dem Handy. Wenn ich dann am Abend feststelle, dass ich viele Punkte abgearbeitet habe, aber mehr noch hinzugekommen sind, ist das ganz schön frustrierend. Besonders wenn mich die erledigten Punkte in meinen langfristigen Projekten nicht wirklich vorangebracht haben.

Getting Things Done (GTD) ist eine faszinierende Methode. Viel habe ich mir davon abgeschaut. Aber ich halte mich nicht streng daran. Eine Liste mit den nächsten Schritten gibt mir zwar einen guten Überblick darüber, was die nächsten Aufgaben sind. Mir fällt es aber dennoch schwer, im jeweiligen Moment die richtige Aufgabe anzugehen.

To-Do-Listen, die nie enden

Dafür gibt es zwar die Kontextlisten, innerhalb derer man wieder nach Prioritäten gewichten kann. In meinem persönlichen Fall hat das System aber schon an diesem Punkt versagt. Ich entscheide nicht mehr intuitiv, sondern muss nachdenken. Und wenn ich das nicht tue, werde ich am Ende des Tages nicht die große Aufgaben angegangen haben.

Der klassische GTD-Hack ist deshalb eine kurze Liste mit den Punkten, die man an einem Tag unbedingt erledigen möchte. Oft wird zu drei Punkten geraten, die man möglichst früh am Tag hinter sich bringen soll. Bei Mark Forster habe ich nun eine solche Liste als wesentlichen Bestandteil seines Konzeptes gefunden - die Will-Do-Liste.

Diese Will-Do-Liste fasst zusammen, was man an einem Tag alles tun wird. Das ist etwas anderes als eine Liste mit allen Dingen, die noch zu tun sind. Letztere ist prinzipiell offen. Bei jeder Unterbrechung oder bei jedem Durcharbeiten des Posteingangs können neue Punkte darauf gesetzt werden.

Eine geschlossene Liste für den Tag

Die Will-Do-Liste dagegen ist eine geschlossene Liste. Einmal erstellt, wird an diesem Tag kein weiterer Punkt mehr hinzugefügt. Es wird nur noch gestrichen. Mit jedem erledigten Punkt wird sie folglich kleiner. Im Idealfall ist sie dann am Ende des Tages leer. Das ist ein tolles Gefühl, das nach der GTD-Methode kaum zu erreichen ist. Dort gibt es immer noch etwas zu tun.

Wenn man eine Will-Do-Liste führt, kann man auf To-Do-Listen natürlich nicht verzichten. Schließlich werden die Will-Do-Punkte von der To-Do-Liste genommen. Am besten wählt man diejenigen aus, die die wichtigen Projekte wirklich voranbringen. In den To-Do-Listen hält man auch weiterhin alle offenen Enden fest.

Auch wenn man den festen Vorsatz hat, eine Will-Do-Liste an einem Tag komplett abzuarbeiten, so wird dies nicht immer gelingen. Unvorhergesehenes kann immer dazwischen kommen. Deshalb sollte eine Will-Do-Liste nur so umfangreich sein, dass sie an einem Tag locker zu schaffen ist - also nicht in acht, sondern eher in fünf oder sechs Stunden. Hat man dies geschafft, dann bleibt auch noch genug Zeit für andere Aufgaben - oder für einen frühen Feierabend.

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