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05.06.08Leser-Kommentare

Tagesaufgaben erledigen mit Will-Do-Listen

Man kann noch so effizient arbeiten, To-Do-Listen werden in der Regel länger und nicht kürzer. Statt sich darauf zu konzentrieren, was noch zu tun ist (to do), sollte man sich darum nur vornehmen, was man diesem Tag wirklich erledigen wird (will do).

Wie wohl die meisten von Euch lebe auch ich in meinen Listen. Stets habe ich sie im Blick - auf dem Monitor am Schreibtisch oder unterwegs auf dem Handy. Wenn ich dann am Abend feststelle, dass ich viele Punkte abgearbeitet habe, aber mehr noch hinzugekommen sind, ist das ganz schön frustrierend. Besonders wenn mich die erledigten Punkte in meinen langfristigen Projekten nicht wirklich vorangebracht haben.

Getting Things Done (GTD) ist eine faszinierende Methode. Viel habe ich mir davon abgeschaut. Aber ich halte mich nicht streng daran. Eine Liste mit den nächsten Schritten gibt mir zwar einen guten Überblick darüber, was die nächsten Aufgaben sind. Mir fällt es aber dennoch schwer, im jeweiligen Moment die richtige Aufgabe anzugehen.

To-Do-Listen, die nie enden

Dafür gibt es zwar die Kontextlisten, innerhalb derer man wieder nach Prioritäten gewichten kann. In meinem persönlichen Fall hat das System aber schon an diesem Punkt versagt. Ich entscheide nicht mehr intuitiv, sondern muss nachdenken. Und wenn ich das nicht tue, werde ich am Ende des Tages nicht die große Aufgaben angegangen haben.

Der klassische GTD-Hack ist deshalb eine kurze Liste mit den Punkten, die man an einem Tag unbedingt erledigen möchte. Oft wird zu drei Punkten geraten, die man möglichst früh am Tag hinter sich bringen soll. Bei Mark Forster habe ich nun eine solche Liste als wesentlichen Bestandteil seines Konzeptes gefunden - die Will-Do-Liste.

Diese Will-Do-Liste fasst zusammen, was man an einem Tag alles tun wird. Das ist etwas anderes als eine Liste mit allen Dingen, die noch zu tun sind. Letztere ist prinzipiell offen. Bei jeder Unterbrechung oder bei jedem Durcharbeiten des Posteingangs können neue Punkte darauf gesetzt werden.

Eine geschlossene Liste für den Tag

Die Will-Do-Liste dagegen ist eine geschlossene Liste. Einmal erstellt, wird an diesem Tag kein weiterer Punkt mehr hinzugefügt. Es wird nur noch gestrichen. Mit jedem erledigten Punkt wird sie folglich kleiner. Im Idealfall ist sie dann am Ende des Tages leer. Das ist ein tolles Gefühl, das nach der GTD-Methode kaum zu erreichen ist. Dort gibt es immer noch etwas zu tun.

Wenn man eine Will-Do-Liste führt, kann man auf To-Do-Listen natürlich nicht verzichten. Schließlich werden die Will-Do-Punkte von der To-Do-Liste genommen. Am besten wählt man diejenigen aus, die die wichtigen Projekte wirklich voranbringen. In den To-Do-Listen hält man auch weiterhin alle offenen Enden fest.

Auch wenn man den festen Vorsatz hat, eine Will-Do-Liste an einem Tag komplett abzuarbeiten, so wird dies nicht immer gelingen. Unvorhergesehenes kann immer dazwischen kommen. Deshalb sollte eine Will-Do-Liste nur so umfangreich sein, dass sie an einem Tag locker zu schaffen ist - also nicht in acht, sondern eher in fünf oder sechs Stunden. Hat man dies geschafft, dann bleibt auch noch genug Zeit für andere Aufgaben - oder für einen frühen Feierabend.

Kommentare

  • Till

    05.06.08 (16:37:13)

    Ich mache gerne folgendes mit meinen To-Do-Listen: Hinter die Aufgabe schreibt man einen positiven Gedanken, was einem das bringt. z.B. "Küche putzen -> dann strahlt die Wohnung wieder." "Lebenslauf schreiben -> Kann ich mich erfolgreich bewerben." "Im Fitness Studio trainieren gehen -> danach fühle ich mich besser." "Wäsche waschen -> Kann ich morgens wieder mein Lieblings-T-Shirt anziehen." Ka, ob das so ein GTD-Ding ist, aber ich finde das sehr motivierend. So hat man immer mit der zu erledigenden Aufgabe das gute Gefühl, das einen danach erwartet vor Augen.

  • Peter Giesecke

    05.06.08 (16:40:42)

    Eine sehr gute Idee, jede Aufgabe mit einem positiven Gefühl zu verbinden!

  • Peter S.

    05.06.08 (21:24:18)

    Ist ja alles ganz nett, aber ich bin Mac User, da kann man mit GTD nichts anfangen. Was gibt es da für Alternativen?

  • Peter Giesecke

    05.06.08 (23:20:49)

    GTD ist an kein technisches System, also auch an kein Computer-Betriebssystem gekoppelt. Letztlich reichen auch Papier und Stift. Oder einfache Textdateien. Oder ein Wiki. Bei Software für den Mac kann ich persönlich dir leider nicht weiterhelfen.

  • susan

    06.06.08 (00:06:53)

    also ich finde es ja motivierender, wenn ich mir keine to-do- oder will-do-listen erstelle, sondern einen leeren zettel hinlege, auf dem ich dann notiere, was ich getan habe. also eine done-liste. ich streiche auch nicht durch, sondern mache kästchen, in die ich ein häkchen setze und kann am abend auf eine mehr oder weniger lange liste mit lauter häkchen zurückblicken, anstatt eine will-do-liste, wo noch jede menge punkte offen sind.

  • Dan

    06.06.08 (06:11:42)

    For implementing GTD you might try out this web-based application: Gtdagenda.com You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar. A mobile version is available too. As with the last update, now Gtdagenda has full Someday/Maybe functionality, you can easily move your tasks and projects between "Active", "Someday/Maybe" and "Archive". This will clear your mind, and will boost your productivity. Hope you like it.

  • Matthias

    06.06.08 (07:52:44)

    Hallo, nur der Vollständigkeit halber, es gibt jede Menge hervorragender und exzellenter GTD-Software für den Mac: THINGSvon culturecode (Mein Favorit) Omnifocus von Omni uvm. Einfach mal umsehen. Beste Grüße Matthias

  • Florian Steglich

    06.06.08 (09:32:17)

    » Peter S.: Things für den Mac haben wir hier getestet. Außerdem gibt es noch jede Menge GTD-Tools als Web-Applikation, sehr empfehlenswert etwa Remember The Milk. - » susan: Auch eine nette Idee, aber etwas ganz anderes - mit einer To-Do- oder Will-Do-Liste planst Du den Tag; nur mit einer Done-Liste kannst Du das nicht (und übrigens ist ja gerade der Sinn der Will-Do-Liste, dass am Ende des Tages eben nicht jede Menge offener Punkte draufstehen). - » Dan: Thanks, we'll try it out.

  • Hans

    06.06.08 (12:19:45)

    Liebe Mac-User: Wer Listen mag, wird TaskPaper lieben. Das Werkzeug ist so gut, dass es sogar schon Windows-Kopien davon gibt. Mit Taskpaper kannst du deine Aufgaben ganz einfach Taggen, also mit Schlagworten versehen. Unter TaskPaper-Verwendern hat sich der @today-Tag eingebürgert, mit dem du einfach ausgesuchte Aufgaben in deiner Liste markierst. Voilà: Danach lässt du dir nur die Aufgaben mit @today anzeigen und du hast deine Tagesliste. Funktioniert übrigens auch mit @heute oder @will-do oder @mach-ich-heute-ganz-bestimmt-versprochen-echt. So kann das dann aussehen: http://tinyurl.com/4fsyqq

  • Réka

    09.06.08 (07:57:42)

    [...]?Wenn ich dann am Abend feststelle, dass ich viele Punkte abgearbeitet habe, aber mehr noch hinzugekommen sind, ist das ganz schön frustrierend.? ? schreibt Peter Giesecke in seinem Artikel auf imgriff, und er ist mit diesem Gefühl sicherlich nicht allein. Soll eine lange To-Do-Liste ihren Besitzer wirklich frustrieren? Unserer Meinung nach überhaupt nicht. :-)[...]

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