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12.06.07

So schafft man sein Tagespensum

Netscape-Gründer Marc Andreessen ist gut im Reduzieren: Er arbeitet mit drei verschiedenen To-Do-Listen, und wenn etwas auf keine dieser Listen passt, heißt das: Nicht wichtig genug, vergiss' es.

Anmerkung: Zwei weitere Tipps aus Andreessens Productivity-Guide haben wir hier gestern schon veröffentlicht .

Die auf Situationen ("Kontexten") basierenden Listen von David Allens Getting-Things-Done-Methode sind Marc Andreessen offenbar zu komplex. Er plädiert für lediglich drei Listen:

* Eine To-Do-Liste - für alles, was man tun muss. Diese Liste soll höchstens noch in Dringlichkeitskategorien untergliedert sein (Heute, Diese Woche, Nächste Woche, ...).

* Eine "Wiedervorlage"-Liste (bei Marc heißt sie "Watch List") - für all die Dinge, für die man gerade nichts tun kann, weil man dafür noch auf etwas warten muss, sowie für alles, woran man sich zu einem späteren Zeitpunkt selbst erinnern will.

* Eine "Später"-Liste - für alles, was man gerne irgendwann mal machen würde, Pläne, Wünsche und Ideen.

Was nicht auf eine dieser Listen passt, so Marc Andreessen, solle man getrost vergessen. Weil die To-Do-Liste einschüchternd lang werden dürfte, hat er einen weiteren Tipp parat, um sein Tagespensum auf ein machbares Maß zu stutzen:

Setz' dich jeden Abend nochmal an deinen Arbeitsplatz und schreibe auf eine normale Karteikarte drei bis fünf (und nicht mehr!) Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen möchtest. Diese (und nur diese!) drei bis fünf Punkte sind das Allerwichtigste, sie muss man schaffen.

Der Trick dabei ist die Beschränkung auf die geringe Zahl an Aufgaben. Fast jeder kennt den Frust, der sich einstellt, wenn man am Ende eines Tages auf seine To-Do-Liste schaut und merkt, wie wenig man wieder einmal geschafft hat. Das liegt jedoch oft genug nur daran, dass man sich zuviel vorgenommen hat. Wir sind aus irgendeinem Grund sehr schlecht darin, realistisch den Arbeitsaufwand und die benötigte Zeit für Aufgaben abzuschätzen (ich versuche seit einiger Zeit, konsequent das Zeiterfassungs-Tool mite während des Arbeitens laufen zu lassen, und staune doch sehr, wie lange manche Dinge tatsächlich dauern). In Abwandlung eines Sprichworts: Erstens dauert es länger, und zweitens als man denkt.

Nimmt man sich nun aber nur drei, vier oder fünf Aufgaben für einen Tag fest vor, ist das schöne Gefühl nach einem produktiven Tag viel leichter zu erreichen. Und das ist mehr als nur ein kosmetischer Trick: Man wird auch tatsächlich produktiver, weil eben die einschüchternde Wirkung einer doppelseitig beschriebenen To-Do-Liste wegfällt.

Diese kleine "3-bis-5-Liste" lässt sich sehr schön variieren, wie ich seit ein paar Tagen feststelle: Nicht nur kann man sich auf drei Aufgaben beschränken, wenn am nächsten Tag viele Termine anstehen, auch kann man mit kleineren, weniger zeitaufwendigen Tasks spielen und so sogar an "vollen" Tagen fünf Häkchen auf seiner Karteikarte machen. Will das jemand von euch mal ausprobieren und uns seine Erfahrungen in den Kommentaren mitteilen?

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