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24.03.09Leser-Kommentare

Schreibtisch aufräumen: Das 4-Felder-System

Wenn der Schreibtisch so voll ist, dass kein Platz mehr für die Mausbewegungen bleibt, muss aufgeräumt werden. Das geht am schnellsten und nachhaltigsten mit einer Hauruck-Aktion.

Geht es um die Ordnung auf dem Schreibtisch, gibt es zwei Lager: Die "Volltischler" und die "Leertischler". Die Leertischler sagen: "Wie es auf dem Schreibtisch aussieht, so sieht es im Kopf aus." Die Volltischler antworten darauf am liebsten mit Albert Einstein: "Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?"

Ich bin eindeutig Leertischler: Auf meinem Schreibtisch ist nur der Computer, eine Lampe, meistens ein Glas Wasser und die Unterlagen zu der Aufgabe, die ich gerade im Moment bearbeite (falls ich dazu überhaupt Unterlagen auf Papier habe - ich versuche soweit wie möglich papierlos zu arbeiten).

Das ist nicht jedermanns Sache, und das ist auch in Ordnung so. Wenn Du also ein Volltischler bist, musst Du Dir noch keine Sorgen machen. Sorgen solltest Du Dich nur, wenn Du plötzlich den Überblick verlierst oder Aufgaben und Dinge vergisst. Dann hast Du ein Problem.

Die entscheidenden drei Fragen, um das zu beurteilen, sind:

  1. Fühlst Du Dich wohl an Deinem Schreibtisch?
  2. Findest Du ein beliebiges Dokument in weniger als drei Minuten?
  3. Ist Dein System so zuverlässig, dass Du keine Aufgaben vergessen kannst?

Wenn Du alle drei Fragen mit einem überzeugten "Ja" beantworten kannst, dann bist Du auf der sicheren Seite.

Ist Dein Tisch aber übervoll und Du möchtest etwas daran ändern, dann bleibt Dir nichts anderes übrig, als Dir Zeit zu nehmen und den Tisch komplett aufzuräumen. Nur hier ein Häufchen zu verkleinern oder dort etwas wegzuräumen, bringt gar nichts. Wenn schon, dann richtig:

Teile einen zweiten Tisch oder den Fußboden in vier Felder. Danach arbeitest Du Dich durch das Chaos auf dem Schreibtisch, und zwar konsequent in eine Richtung (also z.B. von rechts nach links). Nimm jede Sache (Blätter, Handy, Schreibzeug - einfach alles, was sich auf dem Tisch befindet und bewegen lässt) einzeln in die Hand und leg es in eines der vier Felder - sie bedeuten:

  1. Wegschmeißen: Was hier landet, wirfst Du anschließend in den Müll (Altpapier etc.).
  2. Weiterleiten: Hier kommt das hin, was Du an Kollegen, Familienmitglieder, einen externen Büroservice oder an wen auch immer delegieren kannst, oder was Du zurück geben kannst oder musst (Bücher aus der Bibliothek usw.).
  3. Wichtiges: Dies sollte der kleinste Stapel werden. Hier kommen die wichtigen Dinge hin, die nach der Aufräumaktion wieder zurück auf den Schreibtisch müssen. Überleg Dir unbedingt zu allem, was hier liegt, weshalb es zurück auf den Tisch soll und was der nächste Handlungsschritt ist (z.B. Entwurf editieren, Fotos bearbeiten usw.).
  4. Sofort erledigen: Das hier ist eigentlich kein eigenes Feld, sondern das sind Dinge, die Du sofort erledigst, sofern sie weniger als 2 Minuten dauern. Typisch etwa: Ein Dokument ablegen, einen Termin telefonisch bestätigen, eine Anmeldung ausfüllen und frankieren usw. Solche Sachen erledigst Du direkt während des Aufräumens.

Weitere wichtige Regeln:

  • Es gibt keine "Zwischenhäufchen".
  • Nimm jedes Ding nur einmal in die Hand.
  • Es gibt nur diese vier Felder. Es gibt keine fünfte oder sechste Möglichkeit.

Um den Schreibtisch dann dauerhaft so schön aufgeräumt zu lassen, musst Du Deine Gewohnheiten ändern. Was hier so lapidar klingt, ist nicht ganz simpel, aber machbar. Hier ein paar Anregungen:

  • Nutze einen Eingangskorb: Alles, was Deine Welt betreten will, muss zuerst hier rein. Nutze dazu eine Briefablage oder etwas ähnliches, aber nicht Deinen ganzen Tisch. Mindestens einmal pro Tag leerst Du den Eingangskorb, indem Du von oben nach unten jedes Papier und jedes Ding einzeln in die Hand nimmst und weiterverarbeitest.
  • Schaffe jedem Gegenstand eine Heimat: Der Schlüssel gehört in die Schlüsselablage, ungelesene Bücher in das dritte Regal, der Notizblock in die Aktenmappe usw. Suche Dir für jeden Gegenstand einen festen Platz aus.
  • Wenn Du eine Aufgabe erledigt hast, dann räum sofort alles weg, was Du dazu benötigt hast (inkl. der Leuchtstifte, der benötigten Dokumente und Ordner usw.).
  • Das Letzte, was Du abends machst, ist aufräumen. Für Angestellte ist das natürlich einfacher, da sie einen klar definierten Arbeitsschluss haben und so das Aufräumen zu einem Ritual machen können. Für Selbstständige ist das schwieriger. Du kannst auch vor der letzten Arbeitssession aufräumen oder zu definierten Zeiten (z.B. vor dem Abendessen oder vor der Tagesschau).

Kommentare

  • Martin Labuschin

    25.03.09 (17:10:07)

    Du besitzt einen Schreibtisch ohne Telefon? Du Glücklicher! :) Diese 4-Felder-Methode ist wiedermal ein Hinweis darauf, wie wichtig es ist, sich zu *entscheiden*. Man macht sich Gedanken über seine Sachen und entscheidet, wie man damit verfährt. Super effizientes System halt :)

  • Michael Kieweg

    26.03.09 (08:54:02)

    Dieses und ähnliche Systeme treiben einem vorallem den "Wer weiß, ob ich ich es nicht doch nochmals gebrauchen kann"-Fetisch, den uns unsere Eltern und Großeltern (als Kriegsgeschädigte) mitgegeben haben, aus. Ich sehe dann immer meinen 80jährigen Schwiegervater in seinem Bastelkeller vor der Kiste mit Restschrauben sitzen und verzweifelt 4 gleiche und passende Schrauben suchen. Nach einer Stunde Sucherei fährt er dann doch in den Baumarkt und kauft sich neue Schrauben. Aber der alte Schrott darf nicht weggeworfen werden, auch wenn er sich in seinem Keller kaum noch drehen kann.....

  • Ivan Blatter

    26.03.09 (10:18:41)

    @Martin: Ja, das eine Telefon steht *neben* dem Tisch auf dem Möbel mit meinen Druckern, das andere steckt in meinem Kopfhören am Computer. :-) @Michael: Genau. Ich bin aber - wie so oft - für den goldigen Mittelweg: Man muss ja nicht gleich radikal alles wegwerfen, aber sollte sich doch ein gewisses Mass an Übersicht bewahren. Deshalb plädiere ich auch nicht dafür, dass alle Leertischler werden sollen.

  • Michael Kieweg

    26.03.09 (11:22:16)

    Ich handhabe solche "Aufräumsysteme" flexibel. Das heißt, das ich keinen festen Tag oder Anlaß habe, um aufzuräumen und ich behandele auch die Arten von Gegenständen unterschiedlich, die ich aufräume. Bei Kleidung gehe ich anders vor, als bei Büchern. Aber früher oder später kommt immer der Punkt, an dem ich mich von dem angehäuften Kram erdrückt fühle. Dann spätestens wird "ausgemistet". Am einfachsten ist es bei Kleidung. Da kommt Alles, was nicht mehr passt oder nicht mehr gefällt in einen Sack und geht zum SecondHandladen. Am schwierigsten sind Akten und Papierkram, weil ich da erstens sehr unsicher bin, was ich wie lange aufbewahren MUSS und zweitens die größte Angst habe, etwas wegzuschmeißen, was ich später tatsächlich nochmals (in einem Rechtstreit bspw) brauchen könnte. Da kommt halt am schnellsten die Paranoia durch....

  • Horst

    26.03.09 (11:46:18)

    Es gibt Jobs, für diese solche Tipps wirklich sehr hilfreich sind. Ich korrigiere mich: Eigentlich sind sie wohl für alle hilfreich. Allerdings gibt es einfach auch Bereiche, in denen die eigene Arbeitszeit derart fremdbestimmt wird (was sich auch nicht ändern lässt, da Kunden auf etwaige andere Vorstellungen wenig Rücksicht zu nehmen pflegen), dass auch gute Tipps, selbst wenn sie in regelmäßigen Abständen und sinnvoller Weise wiederholt werden, nicht verfangen. Das ist jedenfalls meine Erfahrung nach über 40jähriger Berufstätigkeit -vorwiegend als Vertiebsinnendienstleiter- in ziemlich unterschiedlichen Unternehmen. Übrigens ist das im Artikel beschriebene Prinzip nicht neu. :-) http://de.wikipedia.org/wiki/Zeitmanagement#Eisenhower-Prinzip

  • Edo

    10.04.09 (22:47:25)

    Erstaunlich, wie man auch banale Dinge verkomplizieren kann. Ich hoffe, die begeisterten Leser können sich wenigstens am Morgen zwei passende Schuhe ohne gebloggte clevere Anleitung anziehen? ;o)

  • Ivan Blatter

    16.04.09 (06:27:28)

    @Michael: Neben den Voll- und Leertischler gibt es wohl auch noch die Routine- und die Spontanaufräumer. Ich gehöre eher zu denen, die routinemässig aufräumen, sonst mache ich es nie. Bei Akten sind neben rechtlichen Bestimmungen auch die firmeninternen Bestimmungen wesentlich. Ich habe mal in einer Firma gearbeitet, wo galt: Ist etwas einmal ausgedruckt, muss man es auf Papier ablegen, selbst wenn es digital schon abgelegt ist... @Horst: Klar, in einigen Bereichen ist man fremdbestimmt. Meiner Erfahrung nach gibt es aber auch noch dort Freiräume, wenn man sie sucht und sie sich auch nimmt. Eisenhower: Genau! Den Eisenhower kann man für verschiedene Aspekte der Arbeitsorganisation nutzen. @Edo: Danke für die Idee! Hier schon Mal die Kurzanleitung: 1: In beide Schuhe schlüpfen; 2: Zuerst links binden; 3: Dann rechts binden; 4: Mit Sofort-Glanz darüber wischen. :-)

  • Pea

    19.04.09 (17:34:33)

    Ich bin auch eine Leertischlerin. Fühle mich damit auch sehr gut. Leider habe ich bei einigen Arbeitgebern aber auch den Nachteil dieser Methode verspürt. Z.B. habe ich einmal in einer Bank gearbeitet an einem 6er-Gruppentisch. Mit mir waren zwei Mitarbeiter "Leertischler" und drei Kollegen waren die Sorte, die morgens erst einmal drei bis vier Ordner geöffnet auf ihren Schreibtisch warfen und ein Chaos anrichteten. Von der Leistung her waren (bei diesem Arbeitgeber - bitte nicht global sehen :-) ) die Leertischler die schnelleren und effektiveren Mitarbeiter. Kam jedoch ein Vorgesetzter in das Zimmer und war gerade ein Leertischler auf der Toilette, wurde sofort gefragt "Hat Herr ..... heute Urlaub?". Volltischler können weit besser den Eindruck erwirken, sehr viel zu arbeiten.

  • Volltischlerin :D

    08.11.09 (00:23:13)

    Vielen Dank für deine Tipps oben! Habenmir wirklich geholfen!=) Ich bin allerdings noch Schülerin, und habe einige Tipps etwas anders ausgeführt,damit ich sie auch verwenden kann.:-) Eigentlich ist mein Tisch immer seeeeeehr voll =D Da sind dan neben diversen Schul- Heften&-Büchern auch Flaschen, Stifte, Handy, Haarspangen, Briefe, und viel Müll und sinnloses Zeug. Wenn mein Tisch so unordentlich und chaotisch ist, fühl ich mich aber nicht wohl, und kann auch meine Hausaufgaben nicht so konzentriert erledigen, weil überall etwas rumliegt, mit dem ich mich beschäftigen könnte.^^ Naja, jetzt ist mein Schreibtisch auf jeden Fall wieder ordentlich, und vorallem systematisch aufgeräumt worden! Lange Rede , kurzer Sinn =D: ich wollte damit eigentlich nur sagen, dass die Tipps auch mir, als Schülerin geholfen haben :D . Danke° =)

  • mac

    20.01.11 (06:30:34)

    Ein wirklich toller Hinweis wie ich finde! Und es kann jeder ihn umsetzten! Konsequent muss man nur sein! Danke!

  • gemeownessy

    25.04.11 (14:35:31)

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  • Mirko Kloppenburg

    17.07.11 (19:10:47)

    Passend zu diesem Post ist mir ein Artikel über eine Studie in der FTD über den Weg gelaufen: Aufgeräumter Schreibtisch wirkt professionell Viele Grüße! Mirko

  • Thomas Mauch

    17.07.11 (23:05:02)

    Danke für den Hinweis!

  • Sandra

    28.09.11 (15:15:57)

    Hi, hier mal eine (unvollständige) Liste von etablierten Helferlein, die bundesweit als Aufräumcoach tätig sind. Wer also keine Zeit oder wenig Lust hat zum Aufräumen, kann sich bei einem/einer der Spezialisten melden: Hamburg: http://www.freiräumen.de/ Berlin: http://www.aufraeumcoach-berlin.de/ Essen: http://www.schoene-ordnung.de/ Köln: http://www.communico-moderation.de/ Frankfurt: http://www.innen-und-aussen.eu/ München: http://www.entruempeln-befreit.de/ Viel Erfolg für alle, die - wo auch immer - demnächst aufräumen werden! Grüße von Sandra

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