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24.03.09

Schreibtisch aufräumen: Das 4-Felder-System

Wenn der Schreibtisch so voll ist, dass kein Platz mehr für die Mausbewegungen bleibt, muss aufgeräumt werden. Das geht am schnellsten und nachhaltigsten mit einer Hauruck-Aktion.

Geht es um die Ordnung auf dem Schreibtisch, gibt es zwei Lager: Die "Volltischler" und die "Leertischler". Die Leertischler sagen: "Wie es auf dem Schreibtisch aussieht, so sieht es im Kopf aus." Die Volltischler antworten darauf am liebsten mit Albert Einstein: "Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?"

Ich bin eindeutig Leertischler: Auf meinem Schreibtisch ist nur der Computer, eine Lampe, meistens ein Glas Wasser und die Unterlagen zu der Aufgabe, die ich gerade im Moment bearbeite (falls ich dazu überhaupt Unterlagen auf Papier habe - ich versuche soweit wie möglich papierlos zu arbeiten).

Das ist nicht jedermanns Sache, und das ist auch in Ordnung so. Wenn Du also ein Volltischler bist, musst Du Dir noch keine Sorgen machen. Sorgen solltest Du Dich nur, wenn Du plötzlich den Überblick verlierst oder Aufgaben und Dinge vergisst. Dann hast Du ein Problem.

Die entscheidenden drei Fragen, um das zu beurteilen, sind:

  1. Fühlst Du Dich wohl an Deinem Schreibtisch?
  2. Findest Du ein beliebiges Dokument in weniger als drei Minuten?
  3. Ist Dein System so zuverlässig, dass Du keine Aufgaben vergessen kannst?

Wenn Du alle drei Fragen mit einem überzeugten "Ja" beantworten kannst, dann bist Du auf der sicheren Seite.

Ist Dein Tisch aber übervoll und Du möchtest etwas daran ändern, dann bleibt Dir nichts anderes übrig, als Dir Zeit zu nehmen und den Tisch komplett aufzuräumen. Nur hier ein Häufchen zu verkleinern oder dort etwas wegzuräumen, bringt gar nichts. Wenn schon, dann richtig:

Teile einen zweiten Tisch oder den Fußboden in vier Felder. Danach arbeitest Du Dich durch das Chaos auf dem Schreibtisch, und zwar konsequent in eine Richtung (also z.B. von rechts nach links). Nimm jede Sache (Blätter, Handy, Schreibzeug - einfach alles, was sich auf dem Tisch befindet und bewegen lässt) einzeln in die Hand und leg es in eines der vier Felder - sie bedeuten:

  1. Wegschmeißen: Was hier landet, wirfst Du anschließend in den Müll (Altpapier etc.).
  2. Weiterleiten: Hier kommt das hin, was Du an Kollegen, Familienmitglieder, einen externen Büroservice oder an wen auch immer delegieren kannst, oder was Du zurück geben kannst oder musst (Bücher aus der Bibliothek usw.).
  3. Wichtiges: Dies sollte der kleinste Stapel werden. Hier kommen die wichtigen Dinge hin, die nach der Aufräumaktion wieder zurück auf den Schreibtisch müssen. Überleg Dir unbedingt zu allem, was hier liegt, weshalb es zurück auf den Tisch soll und was der nächste Handlungsschritt ist (z.B. Entwurf editieren, Fotos bearbeiten usw.).
  4. Sofort erledigen: Das hier ist eigentlich kein eigenes Feld, sondern das sind Dinge, die Du sofort erledigst, sofern sie weniger als 2 Minuten dauern. Typisch etwa: Ein Dokument ablegen, einen Termin telefonisch bestätigen, eine Anmeldung ausfüllen und frankieren usw. Solche Sachen erledigst Du direkt während des Aufräumens.

Weitere wichtige Regeln:

  • Es gibt keine "Zwischenhäufchen".
  • Nimm jedes Ding nur einmal in die Hand.
  • Es gibt nur diese vier Felder. Es gibt keine fünfte oder sechste Möglichkeit.

Um den Schreibtisch dann dauerhaft so schön aufgeräumt zu lassen, musst Du Deine Gewohnheiten ändern. Was hier so lapidar klingt, ist nicht ganz simpel, aber machbar. Hier ein paar Anregungen:

  • Nutze einen Eingangskorb: Alles, was Deine Welt betreten will, muss zuerst hier rein. Nutze dazu eine Briefablage oder etwas ähnliches, aber nicht Deinen ganzen Tisch. Mindestens einmal pro Tag leerst Du den Eingangskorb, indem Du von oben nach unten jedes Papier und jedes Ding einzeln in die Hand nimmst und weiterverarbeitest.
  • Schaffe jedem Gegenstand eine Heimat: Der Schlüssel gehört in die Schlüsselablage, ungelesene Bücher in das dritte Regal, der Notizblock in die Aktenmappe usw. Suche Dir für jeden Gegenstand einen festen Platz aus.
  • Wenn Du eine Aufgabe erledigt hast, dann räum sofort alles weg, was Du dazu benötigt hast (inkl. der Leuchtstifte, der benötigten Dokumente und Ordner usw.).
  • Das Letzte, was Du abends machst, ist aufräumen. Für Angestellte ist das natürlich einfacher, da sie einen klar definierten Arbeitsschluss haben und so das Aufräumen zu einem Ritual machen können. Für Selbstständige ist das schwieriger. Du kannst auch vor der letzten Arbeitssession aufräumen oder zu definierten Zeiten (z.B. vor dem Abendessen oder vor der Tagesschau).

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