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02.05.14Leser-Kommentare

ReminderBaba: Nachfassen bei E-Mails leicht gemacht

Mit ReminderBaba lassen sich einfach via E-Mail Erinnerungen einrichten. Praktisch ist aber vor allem, dass man damit das Nachfassen bei versendeten Mails nicht mehr vergisst. Der Service steht bei mir aktuell hoch im Kurs.

ReminderBabaImmer wieder kommt es vor, dass ich jemandem eine E-Mail schreibe und dann das Follow-Up vergesse, wenn sich der Adressat nicht meldet. Aus den Augen, aus dem Sinn, sozusagen. Dies ist zwar menschlich, aber zutiefst unproduktiv und ärgerlich. So gehen leider immer wieder Anfragen oder delegierte Aufgaben unter. Ich habe schon mehrfach versucht, eine technische Lösung zu finden, um des Problems Herr zu werden.So habe ich beispielsweise eine spezielle E-Mailadresse followup@… eingerichtet. Diese habe ich ins bcc: des zu sendenden Mails genommen, und der Account diente mir anschliessend als Liste, welche Mails ich nachverfolgen musste. Leider ermöglicht diese Lösung kein Priorisieren nach Dringlichkeit, bzw. die Liste gibt mir keinen Hinweis darauf, wann ich nachfassen sollte. So musste ich zwei- bis dreimal pro Woche die gesamte Liste durchschauen und entscheiden, wo ich nachfasse.

Alternativ habe ich auch versucht, diese Mails mit einem Flag zu versehen. Während dies beim Posteingang sehr gut funktioniert, scheitert die Idee beim Senden von E-Mails. Das Flag kann nämlich nur gesetzt werden, nachdem die Mail gesendet wurde. Ich musste also nach dem Senden daran denken, noch das Flag zu setzen. Auch keine befriedigende Lösung. Vor kurzem habe ich einen intelligenten Ordner eingerichtet, der mir automatisch alle gesendeten Mails herausfiltert, auf die nicht geantwortet wurde. Das Problem ist, dass auch Mails im Ordner landen, die kein Follow-Up benötigen. Ausserdem können aus diesem Ordner naturgemäss auch keine Mails gelöscht werden.

Beliebige Reminder aufsetzen

Wer Gmail nutzt, kennt vielleicht Boomerang. Damit wird eine Mail nach einer bestimmten Zeit quasi zurück in die Inbox geschickt, wenn niemand darauf geantwortet hat. Nun nutzen (glücklicherweise) noch nicht alle Gmail, und Google hat damit noch nicht Zugriff auf sämtliche elektronische Korrespondenz. Für diejenigen unter uns gibt es nun mit ReminderBaba eine Alternative, die unabhängig von einem Mail-Provider funktioniert. Das kostenlose Tool ermöglicht es, sich an etwas erinnern zu lassen, indem man ganz einfach eine Mail an eine bestimmte Adresse schickt.

Zur Auswahl stehen dabei einmalige und wiederkehrende Reminder. Wer in einer Stunde an ein anstehendes Telefonat erinnert werden möchte, schreibt einfach eine Mail an 1hour@reminderbaba.com und erhält zur gewünschten Zeit einen Reminder. Die Mailadresse kann dabei ganz spezifisch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So funktionieren auch tomorrow1030am@reminderbaba.com oder 3months@reminderbaba.com. Für wiederkehrende Erinnerungen stehen Empfängeradressen wie everyday3pm@reminderbaba.com oder every1st@reminderbaba.com zur Verfügung.

Unterstützung beim Nachhaken

Mir kam beim Testen schnell ein Gedanke: Ich kann doch die ReminderBaba-Adresse ganz einfach ins bcc: des Mails setzen und werde so beispielsweise nach drei Tagen daran erinnert, nachzuhaken. Ist die Sache dann bereits erledigt, lösche ich das ReminderBaba einfach.

Im Test hat dies bislang einwandfrei funktioniert. Wichtig ist, dass man sich eine Routine zulegt und den Service nicht vergisst. Auch beim Nachhaken lohnt es sich natürlich, wiederum einen Reminder via ReminderBaba zu setzen. Praktisch ist zudem die Funktion pending@reminderbaba.com: Damit erhält man eine Übersicht sämtlicher offenen Erinnerungen.

Regelmässige imgriff-Leser wissen, dass mir Tools gefallen, die eine einzige Aufgabe erledigen, diese aber richtig. Da ReminderBaba zudem ohne Registrierung und ohne Werbung auskommt, steht der Service bei mir gerade hoch im Kurs. Einziger Schönheitsfehler bislang: ReminderBaba kann noch nicht richtig mit HTML-Mails umgehen. Der Reminder beinhaltet die ursprüngliche Nachricht, stellt diese aber leider als praktisch unleserliche Zeichenkette dar.

Kommentare

  • hirotake

    02.05.14 (09:07:49)

    Interessantes Tool! Aber ich störe mich sehr an dem Gedanken, alle nachzuverfolgenden Mails als Bcc an den Dienst zu senden.

  • bc

    02.05.14 (09:52:09)

    Sehr geehrter Herr Dr. Mollet, finde ich grundsätzlich eine interessante Idee. Man sollte jedoch bedenken, dass dann auch eine Kopie der selbst verfassten E-Mail bei einem Dritten-Unternehmen liegt. Ob der Gesprächspartner/Kunde darüber auch so glücklich ist?

  • Christian

    02.05.14 (13:01:04)

    ...ehrlich gesagt hört es sich für mich zu aufwändig an. Man braucht doch nicht für alles ein neues Tool... Meine Minimalimus-Empfehlung bei: - terminlich unkritische Dingen: die gesendete Mail wird in den Ordner @warten auf geschoben. Dieser Ordner wird in der Woche mehrfach gesichtet. - termlich definierten Dingen: in Things oder ein anderes Aufgabentool (also elektronisch) notieren und mit termin als Reminder versehen oder einfach kurz handschriftlich notieren und den Zettel in die Terminmappe (auf meinem Schreibtisch) einsortieren.

  • Patrick Mollet

    02.05.14 (16:18:01)

    Ein gesendetes Mail noch manuell in einen anderen Ordner zu schieben, klingt für mich eigentlich aufwändiger. Ausserdem habe ich dann einen Ordner mit zig Mails, welche ich immer wieder durchsehen muss. ReminderBaba erinnert mich automatisch zu einem von mir festgelegten Zeitpunkt. Und bei einem Aufgabentool oder (oh Graus) einem Zettel gibt es einen Medienbruch. Wenn ich dann den Empfänger an die ausstehende Antwort erinnern will, muss ich zuerst im Mailprogramm das entsprechende Mail wieder suchen.

  • Patrick Mollet

    02.05.14 (16:20:48)

    Damit haben Sie natürlich recht. Aber ausser wenn Sie ihren eigenen Mailserver betreiben (was Sie gemäss Ihrer Mailadresse nicht tun), liegt Ihre elektronische Korrespondenz IMMER auch bei einem Dritt-Unternehmen. Nun stellt sich natürlich die Frage, wie viel Vertrauen man in Google, 1&1 United Internet oder ReminderBaba hat.

  • Patrick Mollet

    02.05.14 (16:21:12)

    Was stört dich daran so sehr? Der Aufwand?

  • Ralph

    02.05.14 (16:27:47)

    Ich habe mir zu diesem Zweck fürs Büro ein Makro für MS Outlook programmiert, das mir seit Jahren gute Dienste leistet. Das Makro wird automatisch beim Senden einer Mail aufgerufen (ist natürlich nur für Outlook-Nutzer so direkt eine Option): 1. Ja/Nein-Abfrage nach dem Senden, ob eine Followup-Aufgabe erstellt werden soll 2. Falls ja, Auswahl des Datums aus einem Kalenderfeld 3. Die betreffende Mail wird als Mailobjekt (d.h. inkl. aller Anhänge) zwischengespeichert 4. Die Aufgabe erhält Empfänger und Betreff der Mail als Aufgabentext, als Anhang die original verschickte Mail. Über eine spezielle Aufgabenkategorie "Wiedervorlage" ist danach eine einfache Filterung möglich, z.B. über eine benutzerdefinierte Ansicht Vorteil ist, dass über simple Änderung des Fälligkeitsdatums ein weiteres späteres Nachfassen möglich ist (falls es doch nicht so dringend ist oder der Kollege nicht erreichbar). Und vertrauliche Inhalte bleiben innerhalb der Firmenserver.

  • Patrick Mollet

    02.05.14 (16:35:14)

    Das ist natürlich die Luxusvariante! Mir kommt gerade in den Sinn, dass das kürzlich vorgestellte IQTELL eine ähnliche Funktionalität hat: http://imgriff.com/2014/04/04/iqtell-e-mail-aufgaben-und-kalender-vereint-an-einem-ort/

  • Holger

    04.05.14 (16:24:40)

    Hallo Ralph, das nenne ich mal einen guten Ansatz - darüber habe ich auch schon sehr oft nachgedacht, allerdings fehlen mir die VBA Kenntnisse. Ewig neue Tools sind nicht immer sinnvoll, das Potential der vorhandenen sollte genutzt werden. Wäre es möglich, dass sie diesen VBA Code hier einmal veröffentlichen könnten? Habe mir mittlerweile die Finger wund gegoogelt, und nichts adäquates gefunden. Gruß Holger

  • Achim

    05.05.14 (12:01:20)

    In Thunderbird löse ich die Angelegenheit indem ich Mails verschlagworte. Das klassische "@Warten auf" in Kombination mit einem virtuellen Ordner in Thunderbird, bündelt alle (nicht nur von mir gesendete) Mails, bei denen ich auf Erledigung warte (virtuell) an einem Ort. In GMail habe ich es noch nicht versucht, es müssste mit den Labels aber ähnlich funktionieren.

  • Patrick Mollet

    05.05.14 (12:17:26)

    Schade ist eben wirklich, dass ich mit den meisten Mail-Programmen (z.B. Apple Mail) nicht schon beim Schreiben ein Label vergeben kann. Dann muss man quasi nach dem Senden daran denken und das Mail noch einmal bei den gesendeten Objekten bearbeiten.

  • Ralph Berger

    05.05.14 (13:33:24)

    Ein gutes Tool! Da ich ebenfalls ein Fan von «one-thing-well» bin habe ich es auch gleich getestet. Ich denke es gibt neben dem Email-tracking noch eine Reihe anderer Anwendungsfelder. Bei einer Benachrichtigung zu einem Termin ist mir allerdings aufgefallen, dass die Zeit «2pm@reminderbaba.com» sich wohl nach GMT rechnet. Oder habe ich etwas übersehen? Die Mailadresse generiere ich mit einem Textexepander-Snippet «%|@reminderbaba.com»

  • Jürgen Hartenstein

    07.05.14 (07:10:11)

    Könnten Sie mir das Makro mailen? Meine Mailadresse ist Info@juergen-hartenstein.de Vielen Dank.

  • Ralph

    07.05.14 (10:42:45)

    Hallo, wenn ich nächste Woche wieder im Büro bin, such ich das Makro mal raus und stell es online bzw. maile Ihnen den Link. Viele Grüße

  • Max

    07.05.14 (21:03:14)

    Danke für den Tipp. Ich löse dieses mit Evernote. Wer dort ein Konto hat, kann ganz einfach im Anschluß die Mail an seine eigene Evernote-Mailadresse schicken und im Betreff das Datum eingeben, zu dem wieder vorgelegt werden soll. Ich erhalte dann an diesem Tag eine Erinnerungsmail.

  • Björn

    07.05.14 (23:08:10)

    Vl. noch erwähnenswert ist www.followupthen.com. Erfüllt eine ähnliche Funktion, geht jedoch noch einen Schritt weiter. Hier bekommt man nur dann einen Reminder zugesendet, wenn der Kontakt in der Zwischenzeit zum eingestellten Erinnerungstermin noch nicht geantwortet hat.

  • jonas

    08.05.14 (00:35:31)

    Ich habe mir angewöhnt, im letzten Satz der Mails vor meiner Grußformel den Follow-Up explizit hinzuschreiben. "Ich komme diesbezüglich in X Tagen auf Sie zurück." Alle Mails gehen als bcc zu Evernote, wo ich gespeicherte Suchen in den Favoriten habe, die einfach per Volltextsuche meine Follow-Up Hinweise durchgehen und mir anzeigen. Der einzige holprige Arbeitsschritt ist dann, in Gmail die Mails rauszusuchen, aber das nehme ich gern hin, denn das explizite Reinschreiben des Follow-Ups baut einen gewissen sozialen Druck auf und die Leute antworten mir oft bevor ich auf sie zurückkomme. Natürlich gilt, alles variiert je nach Branche und Freundlichkeit ist Trumpf.

  • Patrick Mollet

    08.05.14 (09:14:55)

    Spannender Ansatz, danke! Aber dann musst du trotzdem NACH dem Senden das Mail noch einmal in die Hand nehmen. Das ist das gleiche Problem wie nachträglich einen Tag zu vergeben.

  • Ralph

    12.05.14 (21:48:48)

    http://www.technologie-management.com/OutlookVBA/VBA.zip

  • Wolfgang

    13.05.14 (08:18:38)

    .... erst einmal besten Dank für die immer wieder neuen und interessanten Anregungen! Zum Thema hier: Ich nutze Outlook 2013 und da kann ich - auch schon vor dem Versenden einer email - die Option "Nachverfolgen" aktivieren, dort den Standardtext "Nachverfolgen" individuell ersetzen und einen Termin eintragen. Zum Termin bekomme ich dann eine Erinnerung und kann direkt von dort direkt auf die email klicken. Im "gesendet-Ordner" sehe ich die ausgehende email gekennzeichnet, so dass ich weiß, welche emails noch offen sind. OK, wenn man Microsoft Produkte nicht mag ... aber diese Möglichkeit finde ich einfach, effizient, leicht zu managen und ich muss nicht ein weiteres Tool bemühen.

  • Jan Theofel

    09.06.14 (23:21:15)

    Ich weiß nicht... Auf der einen Seite im Artikel anmerken, dass zum Glück noch nicht alle Mails bei Google Mail liegen. Und zum anderen empfehlen, alle Mails an eine zusätzliche Firma zu senden. Wer weiß schon, wo die ihre Server betreiben und in wessen Cloud sie ziehen, wenn das mal etwas stärker genutzt wird. Noch dazu hat das Unternehmen noch nicht mal ein Impressum auf der eigenen Webseite - und denen soll ich meine Mails anvertrauen? Und rein technisch gesprochen: Mail ist nicht unbedingt eine zuverlässige Technologie. Was, wenn deren Server mal in Blacklists landen? Dann bekomme ich keine Erinnerungen mehr. Da bevorzuge ich aus technischer Sicht auf jeden Fall eine lokale oder zumindest nicht-mailbasierte Lösung.

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