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14.03.08Leser-Kommentare

Produktiver werden durch ein freundliches "Nein!"

Immer "Ja" zu sagen, wenn Freunde, Kollegen oder Chefs um etwas bitten, ist der einfachste Weg - aber einer, der sich mit der Zeit rächt. Ein freundliches "Nein" bei der ein oder anderen Anfrage hilft - und zwar allen Beteiligten.

Tatsache! Es gibt nicht nur ?Ja?, man kann auch mal ?Nein? sagen.

Tatsache! Es gibt nicht nur ?Ja?, man kann auch mal ?Nein? sagen. (Bild: istockphoto.com/hidesy)

Viele Menschen meiden ein klares "Nein" wie der Teufel das Weihwasser. Der Grund: Es hat fast immer Konsequenzen, anderen Menschen einen Wunsch oder eine Bitte abzuschlagen. Der andere könnte sauer werden. Oder verletzt sein. Und gerade im Berufsalltag kann es besonders unangenehm werden, wenn man Kollegen oder gar Chefs vor den Kopf stößt. Was also tun, wenn der Büronachbar mal wieder fragt: "Herr ..., könnten Sie mir bitte diesen kleinen Gefallen tun?" oder der Boss befiehlt: "Frau ..., könnten Sie noch das und das für mich erledigen?"

Logisch, wenn Du einfach machst, was der andere will, hast Du erstmal keine Probleme: Du vermeidest Konflikte, der Entlastete freut sich, und Du bekommst für Deinen Einsatz sogar Anerkennung und Lob. Das Problem ist nur: Nicht "Nein" zu sagen hat auch negative Konsequenzen, denn man kann sich nicht einfach "nicht verhalten". Das machen sich Ja-Sager aber meist gar nicht bewusst.

Wer es allen Recht macht, vergisst seine eigenen Ziele

Das Hauptproblem: Wer immer versucht, es anderen Recht zu machen, verliert bald seine eigenen Ziele aus den Augen. Wenn Du dem Kollegen X diese Aufgabe abnimmst und dem Kollegen Y jene, hast du bald keine Zeit mehr, Deine eigenen Aufgaben zu erledigen. Du wirst unproduktiv, gerätst unter Zeitdruck und Stress, wirst vielleicht sogar aggressiv. Und schlimmer noch: Schnell läufst Du Gefahr, ausgenutzt zu werden. Die anderen meinen das nicht mal böse: Sie gewöhnen sich nur daran, dass Du immer "Ja" sagst, sie fangen an, sich darauf zu verlassen, dass Du's schon machen wirst. Um so problematischer wird es, wenn Du die versprochene Aufgabe nicht schaffst - dann verlierst Du schnell an Ansehen und Respekt.

Das ist auch wissenschaftlich belegt: Eine aktuellen Studie (Niels van Quaquebeke, Felix Brodbeck: Entwicklung und erste Validierung zweier Instrumente zur Erfassung von Führungskräfte-Kategorisierung im deutschsprachigen Raum, erscheint 2008 in der "Zeitschrift für Arbeits- und Organisationspsychologie") der RespectResearchGroup (RSG) an der Universität Hamburg zeigt: Menschen haben ganz einfach bestimmte Vorstellungen davon, wie kompetente und respektable Personen sein sollten: Nämlich unter anderem vertrauenswürdig, verlässlich und fair. Wer da Versprechungen macht, die er nicht halten kann, setzt seinen guten Ruf aufs Spiel. Daher solltest Du Kollegen und Chefs gegenüber keinen Kuschelkurs fahren. Viel mehr kann ein klares, für den anderen nachvollziehbares "Nein" Deine Anerkennung noch erhöhen. Mach dabei aber immer deutlich, dass Du nicht einfach willkürlich eine Bitte ausschlägt, sondern gute Gründe für Dein "Nein" hast, und somit verantwortungsbewusst handelst.

Ehrlich und freundlich absagen

In der Praxis bedeutet das: Den anderen ernst nehmen, sich in seine Situation hineinversetzen und vermitteln, warum Du ein Ansinnen abschlagen musst. Gib besser gleich ehrlich zu, dass Du nicht weiterhelfen kannst und rede Dich nicht heraus - genau diese Konsequenz wird der andere verstehen und respektieren. Aber: Andere Menschen wollen immer auch das Gefühl haben, dass man sich um sie bemüht. Der Ton macht also die Musik - die Kunst besteht einfach darin, freundlich "Nein!" zu sagen. Das gilt besonders im Umgang mit Chefs.

Wenn Du dich beispielsweise von den Anforderungen Deines Vorgesetzen überfordert fühlst, wird der wenig begeistert sein, wenn Du verzweifelst ("Ich schaffe die ganze Arbeit einfach nicht mehr") oder aggressiv meckerst ("Sie immer mit Ihren Ansprüchen"). Vielleicht hast du Dir so mal kurz Luft gemacht, aber erreicht hast Du wenig. Im Gegenteil, wenn Du Pech hast, stehst Du demnächst sogar auf der Abschussliste. Viel besser ist folgendes Vorgehen, denn dann sind - mit etwas Glück - beide Seiten zufrieden:

  • Analysiere die Situation genau: Was exakt stört Dich, was ist Dir zu viel, womit fühlst Du Dich überfordert? Warum schaffst Du es nicht, gelassen zu bleiben?
  • Leg Dir eine Strategie zurecht. Sammle z.B. Belege und Argumente für Deine Überbelastung. Notiere zum Beispiel minutiös, wie voll Dein Zeitplan ist oder belege in Zahlen, welche negativen Konsequenzen Deine Überarbeitung für die Firma haben könnte.
  • Suche nach Gemeinsamkeiten mit dem Standpunkt des Chefs, nicht nach Unterschieden. Arbeite die Aspekte heraus, in denen Du mit deinem Chef übereinstimmst, finde Verbesserungsmöglichkeiten und lege darauf den Schwerpunkt deiner Argumentation.
  • Übe bei Bedarf Deine Argumentation zu Hause, damit es Dir nicht mehr so schwer fällt, das Ansinnen Deines Chefs azulehnen.
  • Bevor du mit Deinem Chef sprichst: Sorge für eine positive Grundstimmung. Sobald Du innerlich aufgewühlt oder aggressiv bist, besteht die Gefahr, den Chef mit unsachlichen Vorwürfen zu überhäufen.
  • Sei im Gespräch mit dem Chef konstruktiv: Zeige, was Du alleine schaffen kannst, mach Verbesserungsvorschläge und zeige beispielsweise anhand Deiner Statistiken, warum das nötig ist. Wähle dabei ein positives Vokabular, z.B. Optimierung oder effektive Planung.

     

In ihrem Buch "Die Kunst, freundlich Nein zu sagen. Konsequent und positiv durch Beruf und Alltag" (Redline Wirtschaft, Frankfurt am Main 2001) gibt die Personaltrainerin Tanja Baum zahlreiche weitere Tipps zum Thema.

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Kommentare

  • Peter Hogenkamp

    18.03.08 (07:27:29)

    Hab ich gestern irgendwo gelesen, glaub im Cash Daily, war vielleicht basierend auf demselben Buch. Auf die Frage: "Haben Sie mal fünf Minuten Zeit?", soll man antworten: "Bitte haben Sie Verständnis, dass ich um diese Tageszeit produktiv vorwärts kommen will." Eben, Lea!

  • Peter Sennhauser

    19.03.08 (10:20:38)

    Auf die Frage: ?Haben Sie mal fünf Minuten Zeit??, soll man antworten: ?Bitte haben Sie Verständnis, dass ich um diese Tageszeit produktiv vorwärts kommen will.? Und inwiefern spart das Zeit gegenüber einem simplen, sachlichen, meinetwegen freundlichen "NEIN."?

  • Simone Janson

    19.03.08 (12:01:53)

    Naja, Zeit direkt spart es nicht. Aber die Frage ist natürlich, wie z.B. der Chef ein simples, sachliches und freundliches Nein auffasst. Außerdem ist die Frage, wie freundlich man total gestresst klingt. Könnte also sein, dass das "nein" zu brüsk ist. Eventuell hat man dadurch hinterher mehr Stress. Da ist die Erklärung mit dem Produktiv-Sein m.E. schon besser. Wobei "dass ich produktiv für Ihr Unternehmen arbeiten will" (oder etwas in der Art) noch besser wäre, weil der Chef dann den Eindruck gewinnt, man täte etwas für ihn. Kommt eben auch auf den Cheftyp an, bei manchen kommt ein schlichtes "Nein" vielleicht auch besser.

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