09.01.13 06:33, von Marcel Widmer

Personal Kanban: Trotz Tagesgeschäft das Wesentliche nie aus den Augen verlieren

Wem sein Chef freie Hand lässt oder wer als Selbstständiger arbeitet, entscheidet selbst, welches Thema er wann in Angriff nimmt. Unmöglich, weil das Tagesgeschäft den Blick aufs Wesentliche vernebelt? Nicht, wenn man eine Methode wie Personal Kanban anwendet und dabei ein paar Tipps berücksichtigt.


Um die Aufgabenflut im Griff zu behalten, gibt es unzählige Methoden und Tools: GTD, Things für OS und iOS, die ToDo-Verwaltung per E-Mail oder klassisch in einem Notizbuch.

Einige dieser Tools bieten Funktionen, um die Themen nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass mittel- und langfristige Aspekte zu wenig berücksichtigt werden, wenn dafür keine separate Methodik zum Einsatz kommt. Ein simples und effektives Instrument soll es sein, eines das sehr einfach umzusetzen ist und sich bei mir sehr gut bewährt: «Personal Kanban».

Wer Personal Kanban einsetzt,

  • behält den Überblick über seine Projekte und Ziele (Vogelschau)
  • schafft es, sich jeweils nur auf ein Thema zu konzentrieren (Fokus)
  • ist sicher, dass die Tagesplanung sich am «Grossen» orientiert (Abstimmung)

Die Kanban-Methodik


Das Kanban-System wurde vor 65 Jahren bei Toyota entwickelt, um die Fertigungsplanung mit Hilfe von Karten zu vereinfachen. Ziel von Kanban ist, die Produktionsprozesse anhand des Verbrauchs von Material zu steuern und so Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Im Laufe der Jahrzehnte hat sich das System weiter entwickelt und es sind verschiedene Adaptionen von Kanban entstanden: in der Softwareentwicklung, im Marketing, für die Projektsteuerung oder als persönliches Arbeitsinstrument: Personal Kanban.

Die drei Grundregeln des Personal Kanban:


  1. Jedes Thema (jeder Auftrag) bekommt eine Karte; alle Themen des Planungszeitraums werden auf dem Kanban Board aufgeführt.
  2. Der Prozess besteht im Wesentlichen aus 3 Teilprozessen: «zu erledigen», «in Arbeit» und «erledigt».
  3. Bei einem persönlichen Kanban-System kann (naturgemäss) immer nur ein Thema in Bearbeitung sein.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In 10 Schritten zum Personal Kanban


 


  1. Kanban-Board

Wähle zum Einstieg eine flexible, einfache Lösung: ein Whiteboard, ein Flipchart oder ein grosses Stück Papier (DIN A3, besser A2, Packpapier). So kannst Du Dein Board fortlaufend an Deine Bedürfnisse anpassen.


  1. Zeitraum

Lege einen Zeitraum für die Themen fest, der zu Deiner Tätigkeit passt. Bist Du unsicher, dann beginne mit einer rollierenden 4-Wochen-Planung. Du kannst den Zeitraum später immer noch anpassen.


  1. Haftzettel

Wähle eine Post-it-Grösse, die es möglich macht, auf Deinem Kanban-Board waagerecht 6 und senkrecht 5-6 Zettel zu platzieren. Besorge Dir Zettel in 3, maximal 4 Farben. (Alternative zu Post-it: stattys, elektrostatisch haftende Notizzettel, die sich bequem verschieben lassen).


  1. Raster

Zeichne das Raster auf: «zu erledigen» (2 Zettel breit), «nächste» (1), «in Arbeit» (1), «erledigt» (2), Wichtig: das Feld «in Arbeit» soll nur einen Zettel fassen können. Darunter platzierst Du den Block «wartet» (Details: siehe Foto).


  1. Farben

Lege die Farben der Haftzettel für die einzelnen Bereiche fest. Beispiel: rot für Kunden-Projekte, blau für interne Projekte, gelb für Administratives, grün für «für mich selbst».


  1. Weniger ist mehr

Der begrenzte Platz auf Deinem Board und die (wenigen!) Farben werden Transparenz schaffen und Dir zeigen, was das Wesentliche ist und wo Du die Priorität setzen musst.


  1. Papier oder Computer

Bleib in den ersten Wochen der Papiermethode treu und verzichte auf webbasierte Tools oder Smartphone- und Tablet-Apps, bis Du Dich an die Methodik von Personal Kanban gewöhnt hast.


  1. Das Grosse, nicht das Kleine

Denk dran: bei Personal Kanban geht es um die Vogelschau, um Transparenz, das Grosse. Details haben hier nichts verloren, die gehören in die ToDo-Liste.


  1. Leg los!

Lege gleich los: Beschrifte die Zettel mit Deinen Projekten, Mandaten, persönlichen Themen. Wenn Du noch keine Haftzettel hast, dann halte die Themen vorläufig anderswo fest. Hauptsache: Du machst den ersten Schritt!


  1. Dran bleiben

Eine Umstellung von Gewohnheiten ist nie einfach und gelingt nicht von heute auf morgen. Lass Dich nicht entmutigen und bleibe dran. Es lohnt sich!


Fazit


Eine Aufgabenverwaltung ist wichtig, um das Tagesgeschäft im Griff zu haben. Sie ist aber nicht alles. Mindestens so wichtig ist es, sich den Blick fürs Wesentliche zu erhalten – das A und O im Selbstmanagement. Und dabei unterstützt Dich «Personal Kanban».

 

 

Bild 1: Suketu Gajjar bei flickr.com (CC BY 2.0)

Bild 2: Marcel Widmer

© 2015 förderland
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Kommentare: Personal Kanban: Trotz Tagesgeschäft das Wesentliche nie aus den Augen verlieren

Als digitales Tool eignet sich Trello (trello.com) dafür hervorragend!

Diese Nachricht wurde von Lars am 09.01.13 (08:13:28) kommentiert.

@Lars: Trello verfolgt einen anderen Ansatz: "Trello keeps track of everything, from the big picture to the minute details." - also den All-in-One-Ansatz. Das kann für kleinere Vorhaben durchaus sinnvoll sein. Sobald's um grössere und/oder länger dauernde Themen geht, werden solche Systeme schnell gigantisch gross und man verliert die Übersicht. Und den Blick aufs Wesentliche.

Diese Nachricht wurde von Marcel Widmer am 09.01.13 (08:43:59) kommentiert.

Hallo, hast du schonmal Kanban Tool ausprobiert? Ich habe viele gute Dinge über diese Applikation gehört. Können Sie mir empfehlen noch mehr online Kanban-Tools? Loren

Diese Nachricht wurde von Loren am 09.01.13 (10:53:00) kommentiert.

Ich nutze Omnifocus indem ich das Kontextlabel für Kanban einsetze. Inspiriert hatte mich dieser Blogeintrag: http://exploringtheblackbox.net/2012/9/4/rethinking-my-gtd-contexts-in-omnifocus Meine Konextliste sieht nun so aus: - warte auf ... - woche@work - monat@work - irgendwann@work - woche@home - monat@home - irgendwann@home Zu meiner täglichen Routine gehört nun der Blick in den Omnifocus Forecast und anschliessend schaue ich in die obige Kontextliste. Die wird auch in der Reihenfolge abgearbeitet. Das heisst, ich schau zunächst bei welchen Tasks ich noch auf Antworten warte / ein Feedback aussteht und kann nachfragen um am Ball zu bleiben. Dann schaue ich in die woche@... um zu sehen was in der aktuellen Woche ansteht und arbeite dann täglich soviel wie möglich ab. Ende der Woche wird dann die Liste aufgefüllt mit weiteren Tasks aus der monat@... Liste usw... Gegenüber der Vergabe von Fälligkeiten hat es den Vorteil das ich mich mit woche/monat nicht auf einen bestimmten Tag festlegen muss sondern flexibel reagieren kann. Für wichtige Tasks kann natürlich weiterhin ein Fälligkeitsdatum vergeben werden. Die Unterscheidung @home und @work hat den positiven Effekt das man nach Feierabend wirklich nur noch die privaten Tasks @home anschaut und nix dienstliches in den Kopf gelangt ;-) genauso wie man @work nicht von der privaten Liste abgelenkt wird. Mit diesem System habe ich ToDo und Kanban in einem Tool und es kann nix zwischen zwei Systemen verloren gehen.

Diese Nachricht wurde von paul am 09.01.13 (12:25:30) kommentiert.

Danke für den interessanten Artikel! Kleine Detail-Frage: Im Text steht, daß auf das Board 8 Zettel waagerecht passen sollten, im Bild sind aber nur 6 Zettel zu sehen. Sind die zwei übrigen der "Pufferplatz" für's Raster-Aufmalen?

Diese Nachricht wurde von viola am 09.01.13 (13:39:32) kommentiert.

Hallo zusammen, verfolge gerade Euere Diskussion. Auch verwende elektronische Aufgabenverwaltung und dennoch habe (hatte)ich immer nette Zettelchen überall bis ich auf eine simple und geniale Methode gestoßen bin - das ZPM-System von Classei. Eine perfekte Ergänzung und individuell anpassbar an Kanban. Seht es Euch einfach mal an: http://www.classei.de/de/zpm.html

Diese Nachricht wurde von Robert am 09.01.13 (15:44:20) kommentiert.

@Loren: Nein, dieses Tool kenne ich nicht. Wir werden vielleicht in einem späteren Artikel auf Software und Online-Tools für Kanban eingehen. @paul: Sehr interessant! Ich setze ToDo von Appigo ein und nutze dort ähnliche Kontext-Gefässe, insbesondere auch zur Unterscheidung nach @home und @work. Frage: wie löst Du das in der Praxis, wenn Du eine Aufgabe ganz bewusst in der kommenden Woche bearbeiten willst? Wenn sie also nicht in woche@work und auch nicht richtig in monat@work passt? Und wie löst Du das mit einer Aufgabe, die in einem bestimmten Monat erledigt werden muss (z.B. Buchhaltungsabschluss im Januar)? Beim von mir beschriebenen Einsatz von «Personal Kanban» empfehle ich ganz bewusst, ein anderes System zu nutzen als dasjenige für die zu erledigenden Aufgabe. Aus gutem Grund: in dem Moment, in dem ich damit herumschlage, wen ich heute noch alles anrufen muss (Tagesgeschäft), kann ich mich unmöglich auch mit der Frage beschäftigen, wo setze ich die Schwerpunkte meines Marketing für das kommende Jahr (mittel-/langfristige Themen). @viola: Danke für den Hinweis. Es ist viel banaler, als Du vermutest. Ich habe für diesen Artikel mein selbstgenutztes Raster vereinfacht, um es besser erklären zu können. Dabei habe ich vergessen, die Beschreibung entsprechend anzupassen. Wir werden das noch korrigieren.

Diese Nachricht wurde von Marcel Widmer am 09.01.13 (15:47:30) kommentiert.

... ah, okay! :)

Diese Nachricht wurde von viola am 09.01.13 (16:15:07) kommentiert.

@Marcel ich bin von Things über ToDo und 2do bei Omnifocus gelandet und fühle mich dort am besten aufgehoben ;-) Besonders der Forecast ist eine sehr übersichtliche Sache in OF. Nun zu Deinen Fragen: Die Kontexte nutze ich in erster Linie um mir eine "chronologische" Liste der Aufgaben zu erstellen und diese dann je nach verfügbarer Zeit abzuarbeiten (ja, ja, das Tagesgeschäft ;-) Die Wochenliste enthält alle aktuellen Aufgaben und wird aus der Monatsliste befüllt. Diese wiederum fülle ich monatlich mit Aufgaben aus der irgendwann@work Liste. Wenn es nun Aufgaben gibt die einen Fixtermin haben, nächste Woche oder Januar, dann nutze ich die Funktionen von Start- und Fälligkeitsdatum. Nehmen wir also die Aufgabe für nächste Woche, die kommt in die monat@work und zusätzlich setze ich Start- und Fälligkeitsdatum in die nächste Woche. So würde ich das dann auch mit dem Rechnungsschluss im Januar machen, der kommt in irgendwann@work mit Start-Fälligkeitsdatum im Januar. Startdatum verwende ich weil Aufgaben vor dem Starttermin in OF zwar angezeigt werden, aber leicht ausgegraut bleiben bis der Starttermin erreicht ist. Man sieht also das da eine Aufgabe ansteht, kann aber drüberlesen da leicht ausgegraut. Durch die Vergabe der Termine landen die Aufgaben automatisch in der ForecastAnsicht von OF. Diese zeigt mir rollierend alle Aufgaben der nächsten 7Tage und die Aufgaben die liegengeblieben sind. Sollte ich also eine langfristige Aufgabe aus Versehen nicht in die woche@work Liste übernommen haben, durch das Start-Fälligkeitsdatum landet sie automatisch im Forecast, und dort schau ich täglich rein

Diese Nachricht wurde von paul am 09.01.13 (16:33:43) kommentiert.

@paul Sehr interessant - danke für Deine Antworten! (Ich musste schmunzeln bei "bin von Things über ToDo und 2do bei Omnifocus gelandet": das kommt mir bekannt vor und vermute, die "Reise" ist noch nicht zu Ende ...)

Diese Nachricht wurde von Marcel Widmer am 09.01.13 (17:46:52) kommentiert.

Hallo ! Der Beitrag hat mich sehr inspiriert. Vielen dank dafür. Nach einer Testphase von einer Arbeitswoche bin ich weiterhin angetan vom Personal-Kanban Ansatz. Man hat alles auf einen Blick, fokussiert sich aber zeitgleich auf das wesentliche. Es wirkt sich außerdem positiv auf die Motivation aus. trello.com ist wie weiter oben schon geschrieben eine leichtgewichtige online Unterstützung. Persönlich finde ich aber auch, das es in Papierform einfach präsenter und einfacher ist. Ich evaluiere gerade den Einsatz für das Personenübergreifende Multiprojektmanagement. Schon jemand Erfahrung damit gesammelt?

Diese Nachricht wurde von Christof am 11.01.13 (21:25:10) kommentiert.

Hallo, ich nutze seit geraumer Zeit dieses kompakte Tool: http://dmitryivanov.net/personal-kanban-app/

Diese Nachricht wurde von Volker Duetsch am 06.02.13 (12:06:54) kommentiert.

Zu diesem Thema wurde vor wenigen Tagen ein interessantes Interview mit dem "Personal Kanban Erfinder" Jim Benson bei heise veröffentlicht: http://www.heise.de/developer/artikel/Jim-Benson-im-Interview-zu-Personal-Kanban-1820732.html. Im Januar ist auch seine "Personal Kanban Bibel" erstmalig in deutscher Sprache erschienen: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board.

Diese Nachricht wurde von Pia Tischer am 21.03.13 (09:57:31) kommentiert.

Hallo, Personal Kanban ist ein interessanter Ansatz die eigene Zielplanung im Auge zu behalten. Schön vor allem die Einfachheit der Methodik. Danke für den Artikel. Cheers Anton

Diese Nachricht wurde von Anton am 04.06.13 (13:06:13) kommentiert.
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