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09.01.13

Personal Kanban: Das Wesentliche nie aus den Augen verlieren

Wem sein Chef freie Hand lässt oder wer als Selbstständiger arbeitet, entscheidet selbst, welches Thema er wann in Angriff nimmt. Unmöglich, weil das Tagesgeschäft den Blick aufs Wesentliche vernebelt? Nicht, wenn man eine Methode wie Personal Kanban anwendet und dabei ein paar Tipps berücksichtigt.

Um die Aufgabenflut im Griff zu behalten, gibt es unzählige Methoden und Tools: GTD, Things für OS und iOS, die ToDo-Verwaltung per E-Mail oder klassisch in einem Notizbuch.

Einige dieser Tools bieten Funktionen, um die Themen nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass mittel- und langfristige Aspekte zu wenig berücksichtigt werden, wenn dafür keine separate Methodik zum Einsatz kommt. Ein simples und effektives Instrument soll es sein, eines das sehr einfach umzusetzen ist und sich bei mir sehr gut bewährt: «Personal Kanban».

Wer Personal Kanban einsetzt,

  • behält den Überblick über seine Projekte und Ziele (Vogelschau)
  • schafft es, sich jeweils nur auf ein Thema zu konzentrieren (Fokus)
  • ist sicher, dass die Tagesplanung sich am «Grossen» orientiert (Abstimmung)

Die Kanban-Methodik

Das Kanban-System wurde vor 65 Jahren bei Toyota entwickelt, um die Fertigungsplanung mit Hilfe von Karten zu vereinfachen. Ziel von Kanban ist, die Produktionsprozesse anhand des Verbrauchs von Material zu steuern und so Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Im Laufe der Jahrzehnte hat sich das System weiter entwickelt und es sind verschiedene Adaptionen von Kanban entstanden: in der Softwareentwicklung, im Marketing, für die Projektsteuerung oder als persönliches Arbeitsinstrument: Personal Kanban.

Die drei Grundregeln des Personal Kanban:

  1. Jedes Thema (jeder Auftrag) bekommt eine Karte; alle Themen des Planungszeitraums werden auf dem Kanban Board aufgeführt.
  2. Der Prozess besteht im Wesentlichen aus 3 Teilprozessen: «zu erledigen», «in Arbeit» und «erledigt».
  3. Bei einem persönlichen Kanban-System kann (naturgemäss) immer nur ein Thema in Bearbeitung sein.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In 10 Schritten zum Personal Kanban

 

  1. Kanban-Board

Wähle zum Einstieg eine flexible, einfache Lösung: ein Whiteboard, ein Flipchart oder ein grosses Stück Papier (DIN A3, besser A2, Packpapier). So kannst Du Dein Board fortlaufend an Deine Bedürfnisse anpassen.

  1. Zeitraum

Lege einen Zeitraum für die Themen fest, der zu Deiner Tätigkeit passt. Bist Du unsicher, dann beginne mit einer rollierenden 4-Wochen-Planung. Du kannst den Zeitraum später immer noch anpassen.

  1. Haftzettel

Wähle eine Post-it-Grösse, die es möglich macht, auf Deinem Kanban-Board waagerecht 6 und senkrecht 5-6 Zettel zu platzieren. Besorge Dir Zettel in 3, maximal 4 Farben. (Alternative zu Post-it: stattys, elektrostatisch haftende Notizzettel, die sich bequem verschieben lassen).

  1. Raster

Zeichne das Raster auf: «zu erledigen» (2 Zettel breit), «nächste» (1), «in Arbeit» (1), «erledigt» (2), Wichtig: das Feld «in Arbeit» soll nur einen Zettel fassen können. Darunter platzierst Du den Block «wartet» (Details: siehe Foto).

  1. Farben

Lege die Farben der Haftzettel für die einzelnen Bereiche fest. Beispiel: rot für Kunden-Projekte, blau für interne Projekte, gelb für Administratives, grün für «für mich selbst».

  1. Weniger ist mehr

Der begrenzte Platz auf Deinem Board und die (wenigen!) Farben werden Transparenz schaffen und Dir zeigen, was das Wesentliche ist und wo Du die Priorität setzen musst.

  1. Papier oder Computer

Bleib in den ersten Wochen der Papiermethode treu und verzichte auf webbasierte Tools oder Smartphone- und Tablet-Apps, bis Du Dich an die Methodik von Personal Kanban gewöhnt hast.

  1. Das Grosse, nicht das Kleine

Denk dran: bei Personal Kanban geht es um die Vogelschau, um Transparenz, das Grosse. Details haben hier nichts verloren, die gehören in die ToDo-Liste.

  1. Leg los!

Lege gleich los: Beschrifte die Zettel mit Deinen Projekten, Mandaten, persönlichen Themen. Wenn Du noch keine Haftzettel hast, dann halte die Themen vorläufig anderswo fest. Hauptsache: Du machst den ersten Schritt!

  1. Dran bleiben

Eine Umstellung von Gewohnheiten ist nie einfach und gelingt nicht von heute auf morgen. Lass Dich nicht entmutigen und bleibe dran. Es lohnt sich!

Fazit

Eine Aufgabenverwaltung ist wichtig, um das Tagesgeschäft im Griff zu haben. Sie ist aber nicht alles. Mindestens so wichtig ist es, sich den Blick fürs Wesentliche zu erhalten – das A und O im Selbstmanagement. Und dabei unterstützt Dich «Personal Kanban».

 

 

Bild 1: Suketu Gajjar bei flickr.com (CC BY 2.0)

Bild 2: Marcel Widmer

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