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12.02.10

Personal Kanban: To Do’s auf japanisch

Personal Kanban ist eine Methode zur Aufgabenplanung. Sie hilft, die Aufgabenliste zu visualisieren und sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Fazit nach einem Monat: Mein Output hat sich damit deutlich erhöht.

Von Toyota über die IT ...

Kanban ist eine Methode der Produktionsablaufsteuerung nach dem Zuruf-Prinzip. Das Kanban-Prinzip wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt. In den letzten Jahren hat sich Kanban als Methode etabliert, um IT-Projekte abzuwickeln. Die Menge an parallel laufenden Arbeiten wird reduziert, um die Durchlaufzeiten zu senken. Übersetzt bedeutet Kanban soviel wie Karte oder Tafel. Und die Visualisierung von Aufgaben mittels Karteikarten oder Haftnotizen ist auch das zentrale Element.

... zum Produktivitätstool

Im vergangenen Jahr haben findige Köpfe damit begonnen, Kanban als Produktivitätsmethode für Teams oder Einzelpersonen einzusetzen: Das Personal Kanban. Die Grundprinzipien bleiben gleich. Die Aufgaben werden visualisiert und die Anzahl der Items, die aktuell abgearbeitet werden, ist beschränkt.

Personal Kanban in der Basic-Ausführung

Schnell und einfach

Ein Personal Kanban aufzusetzen ist denkbar einfach: Man braucht ein Whiteboard und Haftnotizen. Anstelle des Whiteboards lässt sich auch ein A3-Blatt oder ein Flip-Chart-Blatt einsetzen. Auf das Whiteboard zeichnet man drei Spalten:

  • Eine Spalte Backlog für alle anstehenden Aufgaben
  • Eine Spalte Work in Progress (WiP) für Aufgaben in Bearbeitung
  • Und eine Spalte Done für erledigte Aufgaben

Pro Aufgabe schreibt man eine Haftnotiz und klebt sie ins Backlog. Als nächstes wird entschieden, welche Aufgaben zu bearbeiten sind und in die WiP-Spalte gelangen. Einmal erledigt wandern die Haftnotizen in die Done-Spalte und man holt sich neue aus dem Backlog.

Visualisierte Wochenplanung

Zugegeben: Das liest sich etwas banal. Zu meinem eigenen Erstaunen ist aber der Nutzen der Visualisierung sehr groß. Ich verwende seit einem Monat ein Personal Kanban. Ich setze es als Wochenplanung ein und zur Visualisierung meiner Jahresprojekte. Meine Aufgaben verwalte ich grundsätzlich mit Things. Am Freitag abend plane ich die kommende Woche. Alle Aufgaben der nächsten Woche werden aus Things als Haftnotiz im Backlog auf meinem Whiteboard abgelegt. Die Aufgaben für Montag gelangen in die Work-in-Progress-Spalte. Die WiP-Spalte wird täglich überarbeitet und stellt meinen Tagesplan dar. Erledigte Dinge wandern in die Done-Spalte.

Mein Kanban - nach einem Monat immer noch in Beta

Das Jahr im Griff

Das untere Drittel des Boards ist für meine Jahresprojekte reserviert. Das sind große Aufgabenpakete, um meine Jahresziele zu erreichen. Hier hilft die Regel, dass ich nicht mehr als sechs größere Projekte gleichzeitig in Arbeit habe. Dazu gehören auch Kunden- wie auch eigene Projekte, die sich teilweise bei geringem Aufwand über einige Monate hinziehen. Das schafft Konzentration und zwingt mich, mich auf die WiP-Projekte zu fokussieren und nicht 1000 Fäden gleichzeitig in der Hand haben zu wollen.

Fazit: Ich erledige mehr

Nach einem Monat mit Personal Kanban schälen sich für mich deutliche Vorteile heraus. Mein Output hat sich aus verschiedenen Gründen erhöht:

  • Ich sehe auf einen Blick, was diese Woche ansteht. Für mich erledigt ein Kanban diese Aufgabe besser und begreifbarer als eine Liste in Things oder auf Papier. Das Kanban ergänzt meine bestehenden Applikationen und Instrumente um ein bisher fehlendes Element.
  • Ich arbeite mein Tagespensum konsequenter ab - weil ich jederzeit sehe, was noch im Backlog steht und sich während der Woche anstauen würde, wenn ich meine WiP-Spalte nicht leere.
  • Die Beschränkung der WiP-Jahresprojekte führt zu einer Konzentration meiner Kräfte und zu kürzeren Durchlaufzeiten. Das wiederum erhöht meine Motivation und Zufriedenheit.
  • Am Ende der Woche habe ich die Befriedigung einer vollen Done-Spalte. Dieses Arbeitsjournal bietet Gelegenheit, die vergangene Woche Revue passieren zu lassen: Habe ich die richtigen Dinge getan? Bin ich zufrieden mit mir? Wo hatte ich Schwierigkeiten? Was tue ich nächste Woche anders? Die Haftnotizen mit erledigten Aufgaben bieten freitags eine Grundlage für eine kurze Reflexion und mein persönliches Weiterlernen.

Screenshot von ZEN, einer webbasierten Kanban-Anwendung

Personalisier- und skalierbar, on- und offline

Mein Personal Kanban ist eine simple Anwendung dieser Methode. Das ist auch das Schöne daran: Es lässt sich sehr gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ich spendiere etwa wiederkehrenden Aufgaben eine eigene Farbe und habe einen kleinen Platz für Aufgaben eingerichtet, bei denen ich auf Inputs anderer Stellen warte. Andere Beispiele zeigen, dass die Methode für Teams eingesetzt werden kann, oder dass sich ein Personal Kanban mit Getting Things Done kombinieren lässt. Und wer sein Kanban computerbasiert umsetzen möchte, kann auch dies: ZEN von Enkari Ltd. ist eine webbasierte Kanban-Anwendung.

Zum Weiterlesen:

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