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01.07.11

minutes.io: Meetings ganz einfach protokollieren

Minutes.io ist eine Webapplikation, die verspricht, das Anfertigen von Meetingprotokollen radikal zu vereinfachen. Wir haben den kostenlosen Service getestet.

Eines der größten Probleme bei Meetings ist, dass am Ende oft wenig raus kommt. Das liegt oft am Protokoll, das entweder unvollständig oder viel zu umfangreich ist und manchmal erst nach Monaten verteilt wird.

Eine Vorlage für ein Meeting-Protokoll auf Minutes.io

Viele Firmen stellen Protokoll-Formulare bereit, die aber leider oft nicht zur Hand sind, wenn man sie braucht. So oder so, im Anschluss muss man sie erst scannen, verschicken und am Ende noch ablegen. Minutes.io vereinfacht das, indem das Meeting-Protokoll online angelegt wird. Das geht ganz einfach - auf Minutes.io klicken und dort den Button «Click here to start» drücken. Schon landest Du im Formular für Dein Meeting-Protokoll

Allgemeine Angaben auf jedem Meeting-Protokoll

Dort bieten sich Dir die folgenden Möglichkeiten:

  • Namen fürs Meeting eingeben
  • Ort eingeben (das Datum wird vorgegeben)
  • Mail oder Name für den Protokoll-Führer angeben
  • Mails oder Namen für die Teilnehmer eingeben
  • CC: eingeben (falls wirklich nötig)
  • Info über das Ziel des Meetings eingeben (About)

Dann geht es auch schon los. Für die Mail-Adressen, die als Teilnehmer, Protokoll-Führer oder CC: angegeben werden, bildet Minutes.io Kürzel. Wenn Du unter Topic etwas eingibst, kannst Du einen Besitzer (Owner) angeben. Dort kannst Du diese Kürzel verwenden, Minutes.io trägt dann die vollen Namen ein.

Das Wichtigste an einem Meeting-Protokoll: die besprochenen Punkte

Du kannst zwischen vier verschiedenen Arten eines Topics wählen:

  • To Do
  • OK
  • Info
  • Idee

Diese kannst Du per Drop-Down-Liste auswählen. Dahinter ist ein Feld vorgesehen, um Notizen zu diesem Punkt (Topic) zu erfassen. Falls nötig wird noch der Besitzer (Owner) und ein Zieldatum hinterlegt. stellt Minutes.io sogar einen kleinen Kalender zum Anklicken bereit. Zumindest auf Safari zeigt mir Minutes.io noch ein paar Tastatur-Kurzbefehle zum schnellen Navigieren in vielen Topics an.

Fast genauso wichtig - was passiert mit dem Protokoll nach dem Meeting?

Ist Dein Meeting abgeschlossen, kannst Du oben links auf das Häkchen klicken. Damit wird dieses Protokoll geschlossen, was Du an einem Stempel mit der Aufschrift «Filed» und dem Datum siehst. Minutes.io bietet Dir jetzt an, das Protokoll zu drucken oder an alle Teilnehmer zu verschicken. Aus irgendeinem Grund kam dieses Protokoll im Test beim Protokoll-Führer nicht an - alle Teilnehmer haben es aber erhalten.

Jeder Teilnehmer sieht die Punkte, die zu erledigen sind, die Verantwortlichen und die Zieldaten. Das ist schon mal gut, weil das Protokoll oft am Rechner ankommt, bevor die Teilnehmer am Arbeitsplatz zurück sind. Richtig cool wäre jetzt noch, wenn Minutes.io anbietet, diese Aufgaben gleich noch in einige Aufgaben-Tools zu exportieren (falls diese ihre APIs offen legen). Auf der Webseite wird angekündigt, dass sowas geplant ist. Kann sein, dass es dann für Premium-Accounts vorgesehen ist. Auch die Möglichkeit, die To Dos zusammen zu fassen und an die jeweiligen Besitzer zu verschicken, ist angekündigt.

Fazit: Minutes.io ist wirklich das beste Meeting-Protokoll seit Stift & Papier

Früher, als ich noch als Bauingenieur mein Geld verdient habe, sind wir immer davon ausgegangen, dass uns alle anderen im Projekt übers Ohr hauen wollen. Deswegen haben wir am Ende nur mit Live-Protokollen gearbeitet - und bei so manchem Protokoll-Führer musste man sogar die gegenlesen, bevor man unterschrieb. Das Live-Protokoll hat den Vorteil, dass man es sofort in der Hand hat und die beschlossenen Aufgaben auch sofort angehen kann.

Minutes.io vereinfacht das Anfertigen eines Meeting-Protokolls radikal. Es sieht schick aus, ist einfach zu bedienen und macht sogar Spaß. Wenn Du möchtest, knallst Du das Meeting-Protokoll mit dem Beamer auf die Wand. So sehen alle, was Du dort festhältst. Minutes.io läuft als reine Webapplikation auch auf dem iPad und ist somit eine weitere Möglichkeit, das iPad als Arbeitsgerät sinnvoll zu nutzen. Einzig die Tastatur stört etwas, weil sie bei kurzen Protokollen immer aufpoppt, wenn sie gerade am meisten stört. Trotzdem ist Minutes.io auch auf dem iPad hilfreich, z.B. wenn Du jemand anders das Protokoll machen lässt.

Übrigens kannst Du Minutes.io aber nicht nur für Meeting-Protokolle nutzen, sondern auch wunderbar für Telefon-Notizen benutzen. Ich bin begeistert und setze es bei jedem möglichen Anlass ab sofort ein, hauptsächlich auf meinem iPad.

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