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01.07.11Leser-Kommentare

minutes.io: Meetings ganz einfach protokollieren

Minutes.io ist eine Webapplikation, die verspricht, das Anfertigen von Meetingprotokollen radikal zu vereinfachen. Wir haben den kostenlosen Service getestet.

Eines der größten Probleme bei Meetings ist, dass am Ende oft wenig raus kommt. Das liegt oft am Protokoll, das entweder unvollständig oder viel zu umfangreich ist und manchmal erst nach Monaten verteilt wird.

Eine Vorlage für ein Meeting-Protokoll auf Minutes.io

Viele Firmen stellen Protokoll-Formulare bereit, die aber leider oft nicht zur Hand sind, wenn man sie braucht. So oder so, im Anschluss muss man sie erst scannen, verschicken und am Ende noch ablegen. Minutes.io vereinfacht das, indem das Meeting-Protokoll online angelegt wird. Das geht ganz einfach - auf Minutes.io klicken und dort den Button «Click here to start» drücken. Schon landest Du im Formular für Dein Meeting-Protokoll

Allgemeine Angaben auf jedem Meeting-Protokoll

Dort bieten sich Dir die folgenden Möglichkeiten:

  • Namen fürs Meeting eingeben
  • Ort eingeben (das Datum wird vorgegeben)
  • Mail oder Name für den Protokoll-Führer angeben
  • Mails oder Namen für die Teilnehmer eingeben
  • CC: eingeben (falls wirklich nötig)
  • Info über das Ziel des Meetings eingeben (About)

Dann geht es auch schon los. Für die Mail-Adressen, die als Teilnehmer, Protokoll-Führer oder CC: angegeben werden, bildet Minutes.io Kürzel. Wenn Du unter Topic etwas eingibst, kannst Du einen Besitzer (Owner) angeben. Dort kannst Du diese Kürzel verwenden, Minutes.io trägt dann die vollen Namen ein.

Das Wichtigste an einem Meeting-Protokoll: die besprochenen Punkte

Du kannst zwischen vier verschiedenen Arten eines Topics wählen:

  • To Do
  • OK
  • Info
  • Idee

Diese kannst Du per Drop-Down-Liste auswählen. Dahinter ist ein Feld vorgesehen, um Notizen zu diesem Punkt (Topic) zu erfassen. Falls nötig wird noch der Besitzer (Owner) und ein Zieldatum hinterlegt. stellt Minutes.io sogar einen kleinen Kalender zum Anklicken bereit. Zumindest auf Safari zeigt mir Minutes.io noch ein paar Tastatur-Kurzbefehle zum schnellen Navigieren in vielen Topics an.

Fast genauso wichtig - was passiert mit dem Protokoll nach dem Meeting?

Ist Dein Meeting abgeschlossen, kannst Du oben links auf das Häkchen klicken. Damit wird dieses Protokoll geschlossen, was Du an einem Stempel mit der Aufschrift «Filed» und dem Datum siehst. Minutes.io bietet Dir jetzt an, das Protokoll zu drucken oder an alle Teilnehmer zu verschicken. Aus irgendeinem Grund kam dieses Protokoll im Test beim Protokoll-Führer nicht an - alle Teilnehmer haben es aber erhalten.

Jeder Teilnehmer sieht die Punkte, die zu erledigen sind, die Verantwortlichen und die Zieldaten. Das ist schon mal gut, weil das Protokoll oft am Rechner ankommt, bevor die Teilnehmer am Arbeitsplatz zurück sind. Richtig cool wäre jetzt noch, wenn Minutes.io anbietet, diese Aufgaben gleich noch in einige Aufgaben-Tools zu exportieren (falls diese ihre APIs offen legen). Auf der Webseite wird angekündigt, dass sowas geplant ist. Kann sein, dass es dann für Premium-Accounts vorgesehen ist. Auch die Möglichkeit, die To Dos zusammen zu fassen und an die jeweiligen Besitzer zu verschicken, ist angekündigt.

Fazit: Minutes.io ist wirklich das beste Meeting-Protokoll seit Stift & Papier

Früher, als ich noch als Bauingenieur mein Geld verdient habe, sind wir immer davon ausgegangen, dass uns alle anderen im Projekt übers Ohr hauen wollen. Deswegen haben wir am Ende nur mit Live-Protokollen gearbeitet - und bei so manchem Protokoll-Führer musste man sogar die gegenlesen, bevor man unterschrieb. Das Live-Protokoll hat den Vorteil, dass man es sofort in der Hand hat und die beschlossenen Aufgaben auch sofort angehen kann.

Minutes.io vereinfacht das Anfertigen eines Meeting-Protokolls radikal. Es sieht schick aus, ist einfach zu bedienen und macht sogar Spaß. Wenn Du möchtest, knallst Du das Meeting-Protokoll mit dem Beamer auf die Wand. So sehen alle, was Du dort festhältst. Minutes.io läuft als reine Webapplikation auch auf dem iPad und ist somit eine weitere Möglichkeit, das iPad als Arbeitsgerät sinnvoll zu nutzen. Einzig die Tastatur stört etwas, weil sie bei kurzen Protokollen immer aufpoppt, wenn sie gerade am meisten stört. Trotzdem ist Minutes.io auch auf dem iPad hilfreich, z.B. wenn Du jemand anders das Protokoll machen lässt.

Übrigens kannst Du Minutes.io aber nicht nur für Meeting-Protokolle nutzen, sondern auch wunderbar für Telefon-Notizen benutzen. Ich bin begeistert und setze es bei jedem möglichen Anlass ab sofort ein, hauptsächlich auf meinem iPad.

Kommentare

  • Gregor

    01.07.11 (08:14:44)

    Lieber Namensvetter, ganz herzlich bedanken möchte ich mich für Dein so positives Review von minutes.io. Welch wohliges Gefühl, solche Zeilen über das eigene Produkt lesen zu dürfen, ganz ganz herzlichen Dank!

  • Tanja Handl

    01.07.11 (09:09:13)

    Gefällt mir wirklich gut - sehr simpel, schönes & benutzerfreundliches Design. Ich hab schon vor einiger Zeit begonnen, alle Protokollvorlagen in Google Docs zu speichern, aber optisch kann keine davon mit minutes.io mithalten. Leider gibt es noch keine Möglichkeit, einen Account anzulegen - ist aber geplant. Wer mag, kann sich dafür als Betatester anmelden.

  • Gregor Gross

    01.07.11 (11:44:47)

    Hi Namensvetter, drauf achten, dass ich auch ein paar Kritikpunkte angegeben habe. Alles in allem bin ich aber schwer begeistert - minutes.io wird in meinen Unternehmen ab sofort immer eingesetzt. Cheers, Gregor

  • Nikolaus Krell

    01.07.11 (12:53:56)

    klar, ich lege meine MoMs bei so einer Web 2.0 Klitsche ab. Da kann ich die restlichen Geschäftspapiere auch gleich veröffentlichten. Sorry. Aber in meinen Augen in Bezug auf Datenschutz totaler Quatsch.

  • Gregor Gross

    01.07.11 (13:10:25)

    Wenn Du Deine Meeting-Protokolle, die Du jetzt so nutzt, an die Teilnehmer verschickst, verschlüsselst Du da die Mails? Wenn Du das nämlich nicht machst, dann sind die Inhalte frei verfügbar. Nicht im Sinne von öffentlich lesbar, aber ganz, ganz leicht einsehbar für Leute, die es darauf anlegen. Das wär dann exakt dasselbe wie das, was Du hier ansprichst. Über die Sicherheit von minutes.io habe ich nicht besonders nachgedacht. Vielleicht kann ja Gregor von minutes.io dazu was sagen. Ich habe angenommen, dass es etwas an Sicherheit gibt - wahrscheinlich deutlich komplexer als bei unverschlüsselten Mails. Zum anderen sind die Inhalte von Meetings in allen Fällen wirklich unverständlich für Außenstehende und völlig nutzlos obendrein: wir reden beispielsweise über Zeichnungen etc., aber wir laden die entsprechenden Dateien nicht hoch. Von daher ist das Schreckgespenst, das Du hier an die Wand wirfst, für mich völlig bedeutungslos. Zumal die allermeisten Leute dasselbe Schreckgespenst bei Mails überhaupt nicht wahrnehmen, obwohl es dort deutlicher existiert. Wenn Du willst, kannst Du aber zwischen hochgeheimen Meetings und einfachen Blödel-Meetings differenzieren. Für das eine verwendest Du die üblichen Dinge, wie man das so macht - mit all den negativen Folgen. Für das andere nimmst Du minutes.io. Und wenn Du minutes.io gar nicht nehmen willst: auch gut. Ich schlage hier nur vor, was ich gut finde. Das ist ein freies Land. Niemand muss das machen.

  • Gregor

    01.07.11 (13:24:09)

    minutes.io ist noch in einer beta phase, wir planen die fertige Version inkl Pro- Accounts zum September zu veröffentlichen. Zum Thema Sicherheit: minutes.io funktioniert auch zu 100% offline. Wenn du Meetings nicht »schließt«, dann wird auch keine Information an unseren Server geschickt. Wir wissen noch nicht mal, dass Du minutes.io nutzt. Wir werden aber auch eine verschlüsselte Verbindung hinzufügen, aber selbstverständlich, es ist aktuell nur nicht die #1 Priorität. Es ist #2, um genau zu sein, gleich nach der optionalen Authentifizierung mit Benutzername & Passwort. Vielen Dank für all eure Feedback!

  • Max

    01.07.11 (14:44:41)

    Weil oben in dem Kommentar gerade das Stichwort Zeichnungen fiel. Kann man auch Zeichnungen einfügen/erstellen? Oder ist das angedacht?

  • Jeffrey

    01.07.11 (17:52:47)

    Finde die Idee super und auch die Umsetzung gefällt mir sehr gut. Nutze persönlich jedoch meist Google Docs. So kann man die Sitzungsprotokolle und Aufgaben direkt in Realtime schreiben und benötigt keinen zusätzlichen Dienst dazu, wenn man eh schon Google Apps verwendet.

  • Münchnerin

    02.07.11 (08:58:08)

    Gefällt mir grundsätzlich sehr gut. Für den Einsatz in unserer Firma kann ich mir das aber nur vorstellen, wenn es anpassbar ist. Anpassbar im Sinne von deutsch statt englisch, am liebsten frei wählbare Bezeichnungen (zuständig statt owner), statt "Meeting" ein frei wählbarer Begriff, die Möglichkeit, dem Protokoll eine Nummer zu geben, die in den Unterpunkten wieder auftaucht (Protokoll Nr. 35, die PUnkte dann bezeichnet als 35.1 usw), unser Briefkopf... Das wäre eine echte Erleichterung unserer Arbeit. Und dann zahle ich auch gerne dafür! Ich bin gespannt, was der Pro-Account bringen wird und lege mir das auf Termin. September!

  • Gregor

    02.07.11 (09:31:24)

    @Max Wir haben verschiedene Ideen für Zeichnungen, vor allem für Touch-Devices finden wir es naheliegend. Es sind aktuell jedoch nur Ideen. @Jeffrey Eine Integration mit Google Apps steht auf dem Plan, das könnten womöglich interessant sein für euch. @Münchnerin Wir werden Schrittweise Anpassungen anbieten, der Rahmen steht noch nicht fest. Vielen Dank für Deinen Input!

  • Martin (MacMacken)

    02.07.11 (16:27:48)

    Gregor: Wenn Du Deine Meeting-Protokolle, die Du jetzt so nutzt, an die Teilnehmer verschickst, verschlüsselst Du da die Mails? Bei E-Mail ist wenigstens die Verbindung zum Server verschlüsselt. Bei minutes.io fehlt diese grundlegende Funktion.

  • Martin (MacMacken)

    02.07.11 (16:28:53)

    Wir werden aber auch eine verschlüsselte Verbindung hinzufügen, aber selbstverständlich, es ist aktuell nur nicht die #1 Priorität. Es ist #2, um genau zu sein, gleich nach der optionalen Authentifizierung mit Benutzername & Passwort. Wieso hat eine solche Standardfunktion nur zweite Priorität nach Authentifizierung? Einerseits sollten verschlüsselte Verbindungen zu den grundlegenden Funktionen zählen, andererseits ist Authentifizierung ohne verschlüsselte Verbindungen unsinnig.

  • Mylène Nicole Alt

    05.07.11 (07:24:02)

    http://minutes.io/coming_soon_ie -> Leider (noch) nicht für Internetexplorer. Schade.

  • Frédéric Jordna

    05.07.11 (14:17:04)

    Die ersten Tests haben echt gute Resultate hervorgebracht. Vor allem für Leute praktisch, die beispielsweise per Telefonkonferenz zusammenarbeiten. Obschon noch Beta - gefällt mir der Ansatz gut. Sollte die Zukunft, weitere Entwicklungen bereitstellen, werde ich dieses Tool auch bei Kunden einsetzen.

  • Gregor

    05.07.11 (22:47:46)

    @Mylène Wir unterstützen IE9 und planen Unterstützung für IE8 ab September. Für die Empfänger von Protokollen gilt die Beschränkung nicht, hier Unterstützen wir IE6+ @Frédéric Vielen Dank für die positive Rückmeldung. minutes.io befindet sich unter sehr aktiver Entwicklung. Es ist zuletzt etwas ruhiger, das liegt aber nur daran, dass wir an Accounts arbeiten, was durch die lokale / offline Komponente recht komplex ist.

  • Tanja Handl

    06.07.11 (08:12:15)

    @ Gregor: Apropos Accounts - gilt "ab Semptember" nur für die Premium-Accounts, oder auch für ev. Gratisaccounts?

  • Gregor

    06.07.11 (08:31:08)

    @Tanja Ich arbeite gerade an den Accounts (sprich: Authentifizierung mit E-Mail & Passwort). Accounts an sich werden kostenlos sein, Pro Accounts werden nur zusätzliche Features anbieten.

  • Tanja Handl

    07.07.11 (10:24:55)

    @ Gregor: Super, dann freu ich mich schon! :-)

  • Thomas Fritz Guthörle

    14.10.11 (18:21:03)

    "Wenn viele kleine Leute, viele kleine Schritte tun, so können sie das Gesicht der Welt verändern" Ein wahrer Spruch, besonders im Gebrauch der Deutschen Sprache, unserer Muttersprache! Denn - es ist mehr als schade, daß immer mehr amerikanische/englische UN-Worte in unserem Sprach- und Wirkungskreis eingesetzt werden. Muß doch sein? Wir Sprachbewußten sagen konsequent - NEIN! Wir sollten uns dagegen wehren. Denn - diese ständige Amerikanisierung unserer schönen Sprache ist nicht nur unwürdig, sondern auch lächerlich! Wir sollten uns endlich auf UNSERE Wurzeln besinnen. Und auf UNSERE Sprache! Das unselige, farblose Wort "Meeting".....was soll das? Können wir nicht mehr Deutsch sprechen und schreiben? Das Ausland lacht und feixt über diese "Entgleisungen", so z.B. die "Los Angeles Time" vom April 2001. Da liest man entsetzt von einer "spachlichen Unterwürfigkeit" und von den "lächerlichen ´Deutschen´, welche diesen Begriff gar nicht mehr verdient haben." Also, wieso benutzen wir so viele - viel zu viele - unnütze, farblose, z.T. lächerliche amerikanische Unworte, welche alles oder auch gar nichts heißen können? Wollen wir uns auch weiterhin zum Deppen der Welt machen? Statt dem unwürdigen, nichtssagenden, ausdruckslosen und irreführenden Begriff "Meeting" gibt es viel besere, ausdrucksvollere, schöne und verständnisvollere Worte, z.B. * Treffen * Sitzung * Gesprächsrunde * Besprechung * Gedankenaustausch * Versammlung * Zusammenkunft * Konferenz u.s.W. Je, es wird höchste Zeit, DEUTSCH zu schreiben und zu reden, bevor wir es verlernen! Mit wohlgemeinten Worten Thomas F. Guthörle

  • Gregor Gross

    15.10.11 (10:54:00)

    Das Importieren von Wörtern aus anderen Sprachen ist ein völlig natürlicher Vorgang. Russen sagen genauso wie wir "Massstab" und "Asphalt". Wird genauso geschrieben und ausgesprochen wie im Deutschen. Bis vor einigen Jahren sagte man zu Ozean auf Russisch "okean", seit den Filmen mit George Clooney ("Ocean 11, 12, 13") ist das neurussische Wort nun "ocean", also ausgesprochen wie im Englischen. Und nur mal so zur Anregung für Dich und die LA Times, was die englische Sprache so an glatten deutschen Importen vorweisen kann: - Zeitgeist - Angst - Kindergarten Das liesse sich endlos fortsetzen: Link zu einer Liste deutscher Wörter in der englischen Sprache Das nur zur Info. Dein Anliegen, nicht alles zu verdenglischen, kann ich verstehen und unterstütze das gerne. Aber gegen Meeting als Name für diese Webseite habe ich nichts, weil die sicherlich auch international agieren - und da Meeting nun mal weltweit verstanden wird, macht das Sinn, finde ich.

  • Gregor

    15.10.11 (11:18:11)

    Hallo Thomas, herzlichen Dank für Ihre Vorschläge! Für mich als Entwickler von minutes.io und Anwendungen im Allgemeinen ist die Sprache "nur" ein Mittel zum Zweck, es geht darum die Nutzung möglichst einfach zu halten. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist dem möglichst wenig vorzugeben, wie er die Anwendung zu nutzen hat. Ein Werkzeug soll es sein, nicht mehr, nicht weniger. Bei minutes.io geht es nicht nur um Sitzungen im traditionellem Sinne, gerade die unerwarteten aber wichtigen Absprachen zwischendurch wollen festgehalten werden, z.B. der Anruf eines Kunden. Nicht zuletzt deshalb ist es so schlicht gehalten und verzichtet auf vieles, was ein traditionelles Protokoll vorgibt. Wir werden minutes.io bald in verschiedene Sprachen übersetzen. Wir sind ganz und gar nicht abgeneigt für eine deutschsprachige alternative zum wunderbar generischem und allgemein verständlichem, aber doch englischem "Meeting". Insofern nochmal Danke für Ihre Vorschläge, wir werden sie einfließen lassen.

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