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07.02.08

Mehr Struktur für den Arbeitstag

Viele Menschen fangen einfach immer mit der Arbeit an, die ihnen als erstes einfällt. Und wenn ihnen etwas Dringenderes, Wichtigeres oder Angenehmeres in den Sinn kommt, wechseln sie die Aufgabe. Sie lassen sich vom Moment treiben und nehmen ihren Arbeitstag zu wenig in die Hand.

Natürlich stehen bei jedem die dringenden und wichtigen Aufgaben im Vordergrund, aber mit einer solchen Arbeitsweise lässt man sich zu schnell unterbrechen. Ständige Ablenkungen sind ein großes Problem bei der Arbeit. Und zwar nicht nur die Ablenkungen, gegen die man machtlos ist (das Telefon klingelt, ein Kollege oder die Chefin will kurz eine Sache klären, plötzlich taucht ein Problem auf, um das man sich sofort kümmern muss), sondern auch die Ablenkungen, die man sich selber einhandelt: Man checkt ständig seine Mails oder switcht von einer Aufgabe zur anderen. Dabei kann man eine Aufgabe besser und schneller erledigen, wenn man sich fokussiert. Eine Methode, die dabei hilft und trotzdem noch Flexibilität garantiert, ist, seinen Tag grob nach bestimmten Schwerpunkten einzuteilen. Hier ein Beispiel, wie ich das mache:

8-10 Uhr Die drei wichtigsten Aufgaben
10-12 Uhr Sitzungen oder die drei wichtigsten Aufgaben
14-15 Uhr Mails beantworten, gegebenenfalls die drei wichtigsten Aufgaben beenden
15-16 Uhr Planen, Vorbereitungen
16-17 Uhr Fachartikel u.ä. lesen
17-17.30 Uhr Eingangskörbe leeren

Ich unterteile meinen Tag in Blöcke, während denen ich bestimme Aufgaben oder Tätigkeiten ausführe. Die Kategorien sind bewusst sehr allgemein, damit sie auf jeden beliebigen Tag passen und mir genug Flexibilität lassen, das Schema spontan anzupassen. Es gibt aber zwei Fixpunkte, die ich so gut wie nie weglasse oder verschiebe. Diese beiden Fixpunkte sind das Erledigen der drei wichtigsten Aufgaben des Tages und das abendliche Leeren meiner Eingangskörbe. Diese Prinzipien habe ich von Zen To Done übernommen. Täglich versuche ich die drei (manchmal auch nur zwei) wichtigsten Aufgaben zu definieren, die ich an diesem Tag unbedingt erledigen will. Das sind die Aufgaben mit der größten Wirkung (oder die, die am meisten drängen). Für sie habe ich deswegen genug Zeit reserviert: Mindestens die beiden ersten Stunden des Arbeitstages, aber auch die von 10-12 Uhr, falls ich keine Sitzungen habe. Wenn ich diese drei Aufgaben abends nicht erledigt habe, war der Tag kein guter Tag.

Der andere Fixpunkt ist das Leeren meiner Eingangskörbe. Das ist ein Grundpfeiler meiner Organisation. Nur so habe ich immer den Überblick über meine Aufgaben und meine Idee. Wer dieses Prinzip noch nicht kennt, dem empfehle ich den Artikel "Zen To Done: Gewohnheit 2: Durcharbeiten".

Natürlich kann ich nicht jeden Tag an diesem Schema festhalten, aber wenn ich beispielsweise Termine ausmache, achte ich darauf, dass sie in die Zeit zwischen 10 und 12 Uhr fallen. Das ist in meinem Umfeld eine der üblichen Zeiten für Sitzungen (und gelegentlich nachmittags um 14 Uhr). Es gibt auch Tage, wo ich zu viel zu tun habe, um Fachartikel zu lesen. Dann benutze ich diese Zeit natürlich für andere Aufgaben. Eine Stunde pro Tag zum Planen und Vorbereiten (Sitzungen, Termine etc.) kann recht viel sein. Doch lieber großzügig berechnen und dann auf der richtigen Seite sein, als plötzlich gestresst zu sein. Wenn ich etwas zu planen oder vorzubereiten habe, mache ich es in dieser Zeit.

So ein Schema mag nicht jedermanns Sache sein, aber es kann helfen, sich zu fokussieren. Ich weiß nicht, wie es Euch geht, aber ich habe oft das Problem, dass ich alles stehen und liegen lasse, wenn mir plötzlich etwas einfällt, was ich noch erledigen muss. Wenn mir also einfällt, dass ich noch eine Sitzung für morgen vorbereiten muss, dann ist der Anreiz sehr groß, das direkt zu erledigen. Das Problem ist aber, dass ich auch diese Aufgabe sofort fallen lasse, sobald mir einfällt, dass ich ja noch eine Mail an jemanden schreiben muss. Gegen dieses Springen hilft das Leeren des Kopfes, wie GTD es vorschlägt. Aber dagegen hilft auch ein solches Zeitschema. Das hat daneben noch weitere Vorteile:

  • Routine: Routinen strukturieren den Tag und geben ihm eine Form. Die Gefahr ist kleiner, dass man hin und her getrieben wird wie ein Boot ohne Kapitän. Mehr über Routinen könnt Ihr im Teil 12 von Zen To Done lesen.
  • Flexibilität: Ein solch lockerer Zeitplan lässt immer noch die Freiheit, einen Tag anders zu verbringen. Wenn man plötzlich sehr viel zu tun hat, verzichtet man halt auf Sitzungen (falls möglich) oder darauf, Fachartikel zu lesen. Nur die beiden Fixpunkte am Beginn und am Ende des Tages sollten nicht weg gelassen werden.
  • Wichtige Dinge zuerst: Mein Schema ist so aufgebaut, dass ich zuerst die wichtigsten Aufgaben erledige. Die verschiebe ich auch nicht einfach, wenn etwas dazwischen kommt, außer es ist sehr wichtig und gleichzeitig sehr dringend. Ansonsten notiere ich es mir und es kommt in den Eingangskorb, von wo ich es dann abends weiter verarbeite.

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