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22.01.08Leser-Kommentare

Meetings: Vorbereitung ist alles

"Nicht schon wieder ein Meeting!" Mal ehrlich: Wie oft denkt Ihr Euch das in der Woche? Für die meisten Arbeitnehmer (Freelancer haben es da ein klein wenig besser) bedeutet "Meeting": Stundenlanges Rumgelaber, am Ende kommt nur wenig dabei raus, und man fragt sich mal wieder: Wozu eigentlich? Jeder denkt wehmütig an den Berg Arbeit auf dem eigenen Schreibtisch - und an die Überstunden, die man nicht hätte, wären da nur nicht diese zeitraubenden Meetings. Doch es geht auch anders.

Ein Meeting kann eine äußerst kreative Veranstaltung sein. Man kann es gezielt nutzen, um seine Arbeits ins rechte Licht zu rücken und wichtige Informationen abzugreifen. Dann ist das Meeting keine Zeitverschwendung mehr, sondern einem Projekt ebenso wie der Karriere sehr dienlich.

Oft kranken Meetings daran, dass keiner so recht weiß, um was es eigentlich geht. Oder daran, dass keiner so recht weiß, was genau der Zweck des Meetings ist. Zwar hat man das Thema via Einladung wahrgenommen, aber mehr auch nicht. Dabei ist es gar nicht so schwer, das zu ändern: Frag vorher gezielt, was genau besprochen werden soll. Und bereite Dich dann gezielt vor, recherchiere zum Beispiel Fakten, die Du noch nicht kennst. Die folgende Checkliste kann Dir bei der Vorbereitung helfen:

  • Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zur Verfügung?
  • Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert, oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
  • Wie konkret sieht mein Standpunkt und meine Argumentation zu diese Thema aus? Wie baue ich meine Argumentation auf?
  • Brauche ich noch Informationen dazu? Wo finde ich wichtige Informationen, die meine Argumentation untermauern, z.B. Zahlen, Studien, Fakten usw.? Machen Sie eine Liste mit möglichst genauen Fragestellungen, die Ihnen aufzeigen, was Sie noch wissen müssen.
  • Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
  • Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
  • Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
  • Gibt es einen festen Zeitrahmen? Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden?
  • Je nach Dauer, Relevanz, Teilnehmern, Thema und Ziel des Meetings sind auch detaillierte Fragen sinnvoll: Wie steht es um die Ausstattung des Raumes (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung, Flipchart, Beamer, Projektor usw.)?

Wenn Du solche Fragen im Voraus stellst, hilft das nicht nur Dir; Du bringst ganz automatisch auch die anderen Teilnehmer dazu, sich mehr Gedanken zu machen als bisher.

Kommentare

  • roland

    22.01.08 (22:32:46)

    Wie wahr, wie wahr. Man sollte den Leuten verbieten, unvorbereitet Meetings einzuberufen oder unvorbereitet daran teilzunehmen. Angeblich gibt es in einigen Unternehmen in dieser Hinsicht bereits strenge Richtlinien. Ich habe auch von einer Firma gehört, bei der viele Meetings an Stehtischen stattfinden - dann sind die Meetings automatisch kürzer :)

  • Andy

    23.01.08 (01:08:24)

    Was ich dabei noch ergänzen möchte: - Wer dokumentiert wie die Ergebnisse und stellt sie allen Teilnehmern zur Verfügung ? Ich hatte schon oft das Problem, dass aus erfolgreichen Meetings letztendlich nichts wurde, da die Ergebnisse nicht festgehalten bzw. zur Verfügung gestellt wurden. Durch eine Dokumentation stellt man auch sicher, dass man nicht komplett ins Leere plant bzw. bei regelmäßigen Meetings auf dem aktuellen Stand bleibt.

  • Simone Janson

    25.01.08 (08:15:18)

    Die Sache mit dem Stehtisch finde ich witzig - und folgerichtig. Die Sache mit dem Protokollieren ist eine gute Anregung - danke. Vielleicht mache ich daraus nochmal einen eigenen Beitrag.

  • Marcel Weiss

    25.01.08 (17:13:26)

    Meetings im Stehen hatten wir hier auch schon mal angesprochen. :)

  • roland

    26.01.08 (12:08:04)

    Ah, wahrscheinlich habe ich das dann bei Euch gelesen!

  • fini

    28.01.08 (17:52:57)

    vielen dank für diesen artikel, sind ein paar gute tipps dabei. unvorbereitete, stundenlange meetings sind einfach der absolute horror. v.a. kick-off-meetings für größere projekte halte ich für den gesamten späteren projektverlauf für extrem wichtig und diese müssen deshalb inhaltich sowie organisatorisch gut vorbereitet und straff durchgeführt werden. dazu gehört ein schriftlicher besprechungsbericht, welcher anschliessend asap an alle teilnehmer verteilt wird. wenn sie doch nur alle an diese meeting-regeln halten würden...*seufzz*

  • Chris

    25.05.09 (13:13:35)

    @Andy: Das Protokoll ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt, da gebe ich dir recht. Wenn es keinen Protokollanten gibt, freiwillig melden. Man glaubt garnicht, wie konzentriert man dann ein Meeting verfolgen kann, wie viel man für sich selbst mitnimmt. Tipp fürs Protokoll, nicht zu steif schreiben, dann wird es sogar gelesen.

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