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28.02.11

Kommunikation: 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen

Stunden werden heute aufgewendet, um E-Mails zu beantworten. imgriff.com-Gastautor Markus Worch hat sieben Regeln zusammengefasst, um dabei Zeit zu sparen.

von Markus Worch, Unternehmensberater, Inhaber von Worch Consulting und Autor des Kleinen E-Mail-Buchs

Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails - Zeit die für die wichtigen Arbeiten verloren geht. Wir haben gelernt wie man Briefe schreibt, wie man telefoniert oder wie die Kommunikation auf unseren Erfolg einen wesentlichen Einfluss hat, aber wie man mit dem Medium E-Mail sinnvoll und produktiv umgeht – kennen die Wenigsten.

Die E-Mail-Kommunikation soll menschliche und organisatorische Beziehungen durch geeignete Übermittlung von Informationen möglichst nützlich und harmonisch gestalten und eine vertrauens- und respektvolle Atmosphäre schaffen, aber was soll ich tun, um verschwendete E-Mail-Zeit zu reduzieren?

Folgende Tipps zeigen auf, wie ich 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen kann:

     

  1. Schreibe weniger E-Mail. Jedes E-Mail, das Du versendest hat eine 60%ige Chance, dass Du vom Empfänger wieder ein E-Mail erhalten wirst.

    » mehr dazu: Wollen Sie diese Mail wirklich senden?

  2. Bearbeite E-Mails in Zeitblöcken. Reserviere Dir Zeit, um E-Mails produktiv zu bearbeiten und zu schreiben. Wenn Du circa 60 E-Mails pro Tag kriegst, solltest Du Dir zwei bis drei Zeitblöcke zum Bearbeiten einplanen, beispielsweise 7.30-8.00 / 11.30-12.00 und 17.00-17.30.

    » mehr dazu: Nur dreimal am Tag zum Briefkasten

  3. Schalte automatische E-Mail-Benachrichtigung auf Deinem Desktop aus, wenn Du nicht innert Minuten auf E-Mails reagieren musst. Sobald Du den Eingang einer neuen E-Mail auf dem Desktop wahrnimmst, reagierst Du darauf und wirst abgelenkt. Studien zeigen, dass dies eine 30 Prozent Arbeitszeit-Vernichtung hervorruft.

    » mehr dazu: Nur 11 Minuten

  4. Gewöhne Dir an, kurz, prägnant und aussagekräftig zu schreiben, denn E-Mail ist ein Informationsmedium und nicht ein Kommunikationsmedium.

    » mehr dazu: 7 Tipps für gute Betreffzeilen

  5. Alle komplexe oder kritische Information sollte mit einem «reicheren» Medium wie Telefon oder persönlichen Gespräch besprochen werden. Da damit non-verbale Aspekte, die wichtig sind für die Kommunikation, beleuchtet werden.

    » mehr dazu: 5 Patentrezepte für produktive Sitzungen

  6. Etabliere im Unternehmen E-Mail-Richtlinien und Regeln, wie der E-Mail-Umgang gestaltet wird. Denn E-Mail ist eine Visitenkarte für jeden Einzelnen und das gesamte Unternehmen.
  7. Bilde Dich und Deine Mitarbeiter weiter. E-Mail ist ein neues Medium und der Umgang damit wurde uns nicht beigebracht. Schulungen, Trainings und Bücher helfen, die E-Mail-Zeit und Stress zu reduzieren. Denn bereits 10% der Arbeitsnehmer leiden unter Stresserscheinungen, wegen der täglichen E-Mail-Flut.

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