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28.02.11Leser-Kommentare

Kommunikation: 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen

Stunden werden heute aufgewendet, um E-Mails zu beantworten. imgriff.com-Gastautor Markus Worch hat sieben Regeln zusammengefasst, um dabei Zeit zu sparen.

von Markus Worch, Unternehmensberater, Inhaber von Worch Consulting und Autor des Kleinen E-Mail-Buchs

Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails - Zeit die für die wichtigen Arbeiten verloren geht. Wir haben gelernt wie man Briefe schreibt, wie man telefoniert oder wie die Kommunikation auf unseren Erfolg einen wesentlichen Einfluss hat, aber wie man mit dem Medium E-Mail sinnvoll und produktiv umgeht – kennen die Wenigsten.

Die E-Mail-Kommunikation soll menschliche und organisatorische Beziehungen durch geeignete Übermittlung von Informationen möglichst nützlich und harmonisch gestalten und eine vertrauens- und respektvolle Atmosphäre schaffen, aber was soll ich tun, um verschwendete E-Mail-Zeit zu reduzieren?

Folgende Tipps zeigen auf, wie ich 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen kann:

     

  1. Schreibe weniger E-Mail. Jedes E-Mail, das Du versendest hat eine 60%ige Chance, dass Du vom Empfänger wieder ein E-Mail erhalten wirst.

    » mehr dazu: Wollen Sie diese Mail wirklich senden?

  2. Bearbeite E-Mails in Zeitblöcken. Reserviere Dir Zeit, um E-Mails produktiv zu bearbeiten und zu schreiben. Wenn Du circa 60 E-Mails pro Tag kriegst, solltest Du Dir zwei bis drei Zeitblöcke zum Bearbeiten einplanen, beispielsweise 7.30-8.00 / 11.30-12.00 und 17.00-17.30.

    » mehr dazu: Nur dreimal am Tag zum Briefkasten

  3. Schalte automatische E-Mail-Benachrichtigung auf Deinem Desktop aus, wenn Du nicht innert Minuten auf E-Mails reagieren musst. Sobald Du den Eingang einer neuen E-Mail auf dem Desktop wahrnimmst, reagierst Du darauf und wirst abgelenkt. Studien zeigen, dass dies eine 30 Prozent Arbeitszeit-Vernichtung hervorruft.

    » mehr dazu: Nur 11 Minuten

  4. Gewöhne Dir an, kurz, prägnant und aussagekräftig zu schreiben, denn E-Mail ist ein Informationsmedium und nicht ein Kommunikationsmedium.

    » mehr dazu: 7 Tipps für gute Betreffzeilen

  5. Alle komplexe oder kritische Information sollte mit einem «reicheren» Medium wie Telefon oder persönlichen Gespräch besprochen werden. Da damit non-verbale Aspekte, die wichtig sind für die Kommunikation, beleuchtet werden.

    » mehr dazu: 5 Patentrezepte für produktive Sitzungen

  6. Etabliere im Unternehmen E-Mail-Richtlinien und Regeln, wie der E-Mail-Umgang gestaltet wird. Denn E-Mail ist eine Visitenkarte für jeden Einzelnen und das gesamte Unternehmen.
  7. Bilde Dich und Deine Mitarbeiter weiter. E-Mail ist ein neues Medium und der Umgang damit wurde uns nicht beigebracht. Schulungen, Trainings und Bücher helfen, die E-Mail-Zeit und Stress zu reduzieren. Denn bereits 10% der Arbeitsnehmer leiden unter Stresserscheinungen, wegen der täglichen E-Mail-Flut.

Kommentare

  • Steffen

    28.02.11 (07:41:21)

    Beim Link unter Punkt 3, ist ein Html-Element in die Verlinkung geraten. Führt deswegen ins Leere.

  • Feylamia

    28.02.11 (09:53:20)

    denn E-Mail ist ein Informationsmedium und nicht ein Kommunikationsmedium Die Aussage bereitet mir Bauchschmerzen, obwohl ich natürlich nachvollziehen kann, weswegen sie da so steht. Dennoch: E-Mails sind erst einmal lediglich elektronische Post, elektronische Briefe. Ob das Medium Brief nun als Kommunikations- (also Sender Empfänger) oder als Informationsmedium (also Sender -> Empfänger) genutzt wird, liegt einzig und allein in den Händen der Nutzer.

  • frank_brenner

    28.02.11 (10:54:31)

    Da muss ich dir zustimmen. Auch ich empfinde die Email eher als ein Kommunikationsmedium. Meistens ist sie aber vor allem der schnellste Weg und eine Menge an Menschen möchten lieber dieses Medium nutzen als das Telefon. Warum? Weil man auf eine Email antworten kann, wenn man Lust dazu hat und nicht, wenn sie klingelt. ;)

  • Susanne Adler

    28.02.11 (15:13:41)

    Ich habe feste Zeiten, zu denen ich meine E-Mails abrufe - dann werden die unwichtigen und gelesenen Mails entsorgt und die wichtigen Mails den Projekten zugeordnet. Nur dringende Mails werden von mir umgehend bearbeitet. Damit fahre ich recht gut.

  • Christian

    28.02.11 (16:38:08)

    Stark. Ich stimme dem Autor voll zu. Hier hätte ich auch noch eine Erweiterung wie man mit dem E-Mail-Wahnsinn fertig werden kann. Ich bin ein Chef! Holt mich hier raus - aus diesem E-Mail-Verteiler. Stay Focused.

  • Patrick Mollet

    02.03.11 (10:51:40)

    Ich bin jetzt an meinem zweiten Tag, wo ich nur noch 2x Mails abrufe und beantworte und bemerke effektiv bereits eine Produktivitätssteigerung. Ich konnte mir das nie vorstellen, aber e-Mail war offenbar für mich auch immer ein Mittel zur Ablenkung, so dass ich andere Dinge gar nicht erst anpacken musste... Wenn man diesen Tipp aber konsequent verfolgt, müsste man es eigentlich auch aufs Telefon anwenden: Sehr oft bin ich an einer konzeptionellen Arbeit dran, werde aber dauernd vom Telefon unterbrochen. Dies ist m.E. noch fast schlimmer, da ich keinen Einfluss auf den Zeitpunkt habe. Konsequenterweise müsste man also z.B. 2 «Kommunikationsfenster» pro Tag definieren, in welchen man per Mail und Telefon erreichbar ist!

  • Thomas

    03.03.11 (07:04:22)

    binsenweisheiten und der rat an email-schulungen teilzunehmen? unbelegte zahlen und der hinweis auf die eigene firma? prima werbeanzeige!

  • Peter Guggisberg

    07.03.11 (15:54:10)

    Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails Wir wären schon längstens Konkurs, wenn das stimmen würde ...

  • Susanne

    09.03.11 (18:14:50)

    ich kann dem interessanten Bericht nur zustimmen. Bei uns häufen sich auch täglich unzählige E-Mails an die nur durch Überstunden abgearbeitet werden können.

  • Phillip

    15.04.11 (14:15:47)

    Ich halte den Tipp sich die Zeiten für emails einzuteilen für mit den Wichtigsten überhaupt. Dadurch lasst man sich nicht immer von seiner eigentlichen Arbeit ablenken..

  • Geraldine

    14.05.11 (14:39:53)

    ich habe mir schon von vornherein immer gewisse Zeit genommen, um meine E-Mails zu bearbeiten. Kaum eine Mail ist so wichtig, als dass sie nicht ein paar Stunden auf die Bearbeitung warten kann. Schließlich ist der Fehler der E-Mail Verkehr gedacht.

  • Jan Fischbach

    26.03.13 (09:18:16)

    E-Mail-Flut muss im Team angegangen werden. Ein einzelner kann sich nur schlecht verbessern, wenn sein Team ihn weiter überflutet. Beispiel für Teamregeln im Teamworkblog: http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html

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