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04.04.14

IQTELL: E-Mail, Aufgaben und Kalender vereint an einem Ort

Wäre es nicht schön, wir hätten ein einziges Tool und dieses würde uns erst noch produktiver machen? IQTELL hat nicht weniger als dies zum Ziel. Sehr ambitioniert! Ich habe das Tool unter die Lupe genommen.

IQTELLWenn es um Produktivitätstools geht, gibt es zwei gegensätzliche Richtungen: Die einen möchten eine eierlegende Wollmilchsau, die für sämtliche Bereiche eingesetzt werden kann. Die anderen schwören auf spezialisierte Tools für jeden Einsatzbereich. Ich sehe mich eher in der zweiten Gruppe: Lieber mehrere Tools, die je eine Sache richtig machen, als alles in einem Tool und dafür muss man überall ein bisschen Abstriche machen.

Die Web- und Mobile-App IQTELL erhebt den nicht ganz bescheidenen Anspruch, ein Hub für sämtliche Aktivitäten zu werden. Dabei wird der Fokus sehr stark auf Produktivität nach der «Getting Things Done»-Methodik (GTD) gelegt. Durch die Integration von Mails, Kalender und Aufgaben soll ein durchgängiger Informations- und Arbeitsfluss möglich sein.

Die Inbox leert sich und alles ist verknüpft

Zu Beginn kann man seinen IQTELL-Account mit verschiedenen Tools und Services verbinden, beispielsweise mit seinen verschiedenen Mail-Accounts, dem Kalender und Evernote. Neue Aufgaben können wie von anderen Tools gewohnt einem Projekt zugeordnet und mit Start- und Enddatum versehen werden. Zusätzlich lassen sich getreu der GTD-Methodik ein «Context» und eine «Area» hinzufügen. Selbstverständlich lässt sich IQTELL auch gemeinsam mit anderen nutzen, und Inhalte lassen sich teilen beziehungsweise zuweisen.

Interessant wird IQTELL aber beim Senden und Empfangen von E-Mails. Es stehen nämlich verschiedene Makros zur Verfügung, die aus den E-Mails direkt Aufgaben bzw. Reminders generieren. Wenn ich jemandem per Mail eine Anfrage schicke, kann ich mir beispielsweise eine Erinnerung setzen, um in einer Woche nachzuhaken. Resultiert aus einem Mail in meiner Inbox eine Pendenz, kann ich diese ebenfalls via Makro zu einer Aufgabe konvertieren und einem Projekt zuordnen.

Damit bleibt die Inbox nicht länger eine verkappte Pendenzenliste und man macht einen grossen Schritt in Richtung «Inbox Zero». Öffne ich das Projekt, sehe ich auf einen Blick alle Aufgaben und E-Mails, die damit zusammenhängen. Sehr praktisch ist das Dashboard, das mir alle anstehenden Aufgaben und nächsten Termine zeigt.

Will IQTELL zuviel des Guten?

Die Benutzeroberfläche von IQTELL ist auf den ersten Blick nicht wirklich intuitiv. Im weitesten Sinn erinnert sie an Gmail, dessen Benutzerfreundlichkeit ja auch immer wieder kritisiert wird. Bei IQTELL hinzu kommen die sehr umfangreichen Optionen. Jedes der eingebauten Makros kann nämlich auch noch auf die aktuellen Bedürfnisse angepasst werden. Dadurch wird das Tool sehr komplex und es braucht seine Zeit, bis man IQTELL effizient nutzen kann.

Die Macher unterstützen den User allerdings mit vielen sehr hilfreichen Videos und einer umfangreichen Bedienungsanleitung. Auch die Mobile-App ist nicht immer benutzerfreundlich; an zu vielen Stellen lassen sich noch irgendwelche Optionen und Kategorien auswählen. Mir erschliesst sich zudem nicht ganz, weshalb beispielsweise in der iOS-App der Kalender nicht integriert ist.

Wer noch mit Papieragenda arbeitet, mit einer übervollen Inbox kämpft und seine Aufgaben sowieso immer vergisst, sollte sich IQTELL unbedingt mal anschauen. So sehr mir persönlich der Ansatz von IQTELL gefällt, so wird es für mich wohl kaum die bisherigen Tools ersetzen. Die nahtlose Integration ergibt für mich zu wenig Vorteile. Zu sehr habe ich mich schon an die Arbeitsumgebung mit mehreren Tools gewöhnt.

Ich benötige zudem für meine Aufgaben keine komplexe Struktur mit Unteraufgaben und Kategorien. Dafür hätte ich gerne eine visuelle Integration der Aufgaben in den jeweiligen Kalendertag, so wie das beispielsweise BusyCal macht.

Es bleiben ein paar offene Fragen

IQTELL gibt es wie bereits erwähnt als Web- und als mobile App, und es ist in der aktuellen Beta-Version kostenlos. Da stellt sich die Frage, wie sich der Service irgendwann finanzieren will. Hat man alles vollständig auf IQTELL umgestellt und kann dann plötzlich das Tool nur noch gegen eine hohe Gebühr nutzen? Dies führt auch zu einer grundsätzlichen Frage nach der Abhängigkeit, wenn sämtliche Daten bei einem einzigen Anbieter konzentriert sind.

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