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30.04.07

Instant Messenger: Tipps zur unterbrechungsfreien Kommunikation

Im virtuellen Büro haben Instant Messenger (Chatprogramme wie AIM, ICQ oder iChat) inzwischen E-Mail und Telefon als primäre Kommunikationsmittel abgelöst. Das löst alte Probleme, kann aber auch neue schaffen.

Instant Messenger sind nicht so direkt wie ein Anruf, der andere kann langsamer reagieren. Sie sind aber direkter als E-Mails, weil in der Regel der Austausch in kurzen Nachrichten läuft, die schnell hin und her gehen. Nichtsdestotrotz erfordern Instant Messenger einen sehr bewussten und überlegten Umgang, da sie zu penetranten Produktivitätskillern werden können.

Webworker sehen sich immer mehr mit diesem Dilemma konfrontiert. Gina Trapani schreibt bei Lifehacker, dass sie lange gar keine Instant Messenger benutzt hat, weil sie die Unterbrechungen ständig aus dem Arbeitsfluss gebracht haben. Im letzten Monat hat sie es wieder neu probiert und dabei einige Prinzipien entwickelt, die ihr helfen sollen, die direkte Kommunikation mit der Produktivität zu verbinden.

  • Erlaube nur deinen Kontakten (Buddies) in der Kontaktliste, Dir Nachrichten zu schicken. Für Gina stellen die unerwarteten Nachrichten von einem Unbekannten die nervigsten Unterbrechungen dar. Deshalb hat sie ihren Instant Messenger so eingestellt, dass nur die Leute ihr Nachrichten schicken können, die sie als Kontakt auf ihrer Liste hat. So gut wie jeder Instant Messenger bringt diese Funktion in seinen Einstellungen mit.
  • Benutze die Status-Nachrichten. Ich sehe es immer wieder bei Freunden, die ihren Status konstant auf 'Away' setzen, damit man sie nur anchattet, wenn es wirklich wichtig ist. Meine Erfahrung zeigt aber, dass andere irgendwann anfangen, den 'Away'-Status zu ignorieren und einen anchatten, wann immer sie wollen. Auch Gina ist der Meinung, dass ein aktiver Gebrauch der Status-Nachrichten deutlich effektiver ist. Für sie haben sich folgende Nachrichten im Einsatz bewährt: 'weg vom Schreibtisch', 'beim Essen', 'am Telefon', 'im Meeting' und 'beschäftigt - bitte per E-Mail'.
  • Bleib unsichtbar. Viele Instant Messenger bringen die Möglichkeit mit, sich unsichtbar zu machen. Das heißt: Man kann sehen, wer online ist, die anderen sehen einen selbst aber als offline. Das ist besonders nützlich, wenn man seinen Instant Messenger starten muss, um jemanden schnell was zu fragen, ohne aber gleich von zehn anderen angechattet zu werden.

Folgende Tipps möchte ich aus eigener Erfahrung hinzufügen:

  • Instant Messenger lassen sich ausschalten. Auch wenn manche Kommunikationsjunkies das kaum wahrhaben mögen, aber man kann den Instant Messenger einfach beenden, um komplett ungestört zu arbeiten. Ich schalte sowohl E-Mail-Programm als auch Instant Messenger immer erst später am Vormittag oder nach dem Mittagessen ein, um in meiner Hauptproduktivitätsphase ungestört arbeiten zu können.
  • Benachrichtigungston ausschalten. Auch das mag für Chatfanatiker ein Frevel sein, aber es gibt keine Regel, die besagt, dass man sofort auf jede eingehende Nachricht reagieren muss. Wer sofort eine Antwort braucht, ruft an. Deswegen habe ich bei meinen Instant Messengern den Ton ausgestellt, der mich über eine eingehende Nachricht informiert. Im Hintergrund poppt zwar das Chatfenster auf, aber ohne Ton lenkt mich das nicht wirklich von dem Vorgang ab, an dem ich gerade dran bin. Habe ich den Vorgang beendet, schaue ich, was sich getan hat, und beantworte die Nachricht.

Wie sieht euer Umgang mit dem Kommunikationsmittel Instant Messenger aus?

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