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07.04.08Leser-Kommentare

Inbox Zero: Wie man den Posteingang auf Null bringt

In den Kommentaren zum Morgenlink vom 1. April wurde eine deutsche Zusammenfassung von Inbox Zero gewünscht. Gute Anregung, machen wir gerne:

Merlin Mann hat das Inbox-Zero-Prinzip wahrscheinlich nicht erfunden, aber er hat eine sehr gute Serie darüber geschrieben. Diese Serie möchten wir Euch heute vorstellen. Dieser Artikel ist keine Übersetzung, aber es werden die Prinzipien von "Inbox Zero" vorgestellt. Wer die alle konsequent umsetzt, hast seine Mails schon sehr gut im Griff - und nicht mehr umgekehrt. Um soweit zu kommen, muss man sich aber zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

  • Manche Mails sind wichtiger als andere.
  • Deine Zeit ist immer begrenzt, Dein Arbeitspensum immer größer als Deine Ressourcen. Aber Du bist der Filter, der entscheidet, was wieviel Zeit verdient.
  • Hab kein schlechtes Gewissen: Manchmal kann man einfach nicht jede Mail beantworten. Wenn Du überfordert bist, dann zieh einen Strich und beginne wieder neu - ohne schlechtes Gewissen.
  • Sei ehrlich mit Dir: Belüge Dich nicht hinsichtlich Deiner wahren Prioritäten, Deiner Zeitschätzungen und was Dir eine Mail wirklich bedeutet.

Posteingang vollständig leeren

Man kann unmöglich alle Mails beantworten. Das ist aber zum Glück auch gar nicht nötig. Mit einem einfachen Vorgehen kannst Du Deinen Posteingang in kurzer Zeit trotzdem vollständig leeren. Pflüge dazu rasch durch die Inbox und sortiere sofort:

  • Spam, Kettenbriefe, Massenmails und Witzmails werden umgehend gelöscht.
  • Kommentare Deines Blogs oder Mails von Mailinglisten werden sofort archiviert, da sie in der Regel keine Handlung erfordern.
  • Wichtige Mails kannst Du in einen speziellen Ordner namens "Pendenzen" verschieben (oder auch "To Do", "Erledigen" oder "Action").

Wenn Du so alle Mails in Deinem Posteingang bearbeitet hast (und Dein Posteingang leer ist), gehst Du in den Ordner "Pendenzen", schreibst kurze Antworten auf alle Mails darin oder machst Die eine Notiz auf einer Aufgabenliste, falls sich aus der Mail eine Aufgabe ergibt.

Vorgehen bei neuen Mails

Das war der "Startmodus", um das Postfach leer zu bekommen. Wenn Du von nun an neue Mails erhältst, stellst Du Dir drei Fragen:

     

  1. Was bedeutet diese Mail für mich, und betrifft sie mich überhaupt?
  2. Welche Handlung - wenn überhaupt! - erfordert diese Mail von mir?
  3. Kann ich die Mail und die erforderliche Handlung delegieren?

Über 50% der Mails werden es nicht über die erste Frage schaffen und können gelöscht werden. Der größte Teil des Rests schafft es wahrscheinlich nicht über die zweite Frage hinaus und kann nach einer kurzen Antwort (wenn erforderlich) auch gelöscht werden.

Tricks und Tipps

  • Vorlagen: Oft stehen in Antworten auf Mails immer und immer wieder die gleichen fünf bis zehn Basisinformationen. Speichere diese als Vorlagen, so kannst Du Antworten schneller schreiben. Erstelle eine Standard-Antwort, um "Danke" zu sagen, eine Vorlage mit den Antworten auf die wichtigsten regelmäßigen Fragen und Antworten auf administrative Fragen.
  • Links: Die Antwort musst Du nicht immer selber schreiben. Oftmals reicht auch ein Link als Antwort (z.B. auf einen Artikel in der Wikipedia).
  • Rückfrage: Viele Dinge erledigen sich von selbst. Wenn Du also eine ältere Mail beantworten willst, dann frag zuerst nach: "Brauchst Du die Information noch?"
  • Löschen: Wirklich, Mails lassen sich auch löschen. :-) Beantworte Mails also sofort oder lösche sie. Mails, die keine Handlung erfordern, kannst Du oft direkt löschen. Die Angsthasen unter Euch können sie allenfalls archivieren, aber bringt alle Mails unbedingt aus der Inbox, also aus dem Sichtfeld, da sie dort nur ablenken.
  • Filter: Filter sind nicht dazu da, Informationen zu verstecken. Aber sie helfen Dir, weniger oft unterbrochen zu werden. Viele Mails kannst Du so automatisch als "gelesen" markieren und in einen Ordner verschieben. Schau dann nur 2-3 Mal pro Woche in diesen Ordner. Eine Faustregel: Erstelle immer dann einen Filter, wenn Du Dir bei einer Mail denkst: "Nicht schon wieder!"
  • Rhythmus: Versuche, Dir einen Rhythmus zum E-Mail-Bearbeiten anzugewöhnen. Wie wäre es mit diesem:

    Alle 20 Minuten kannst Du ganz kurz, etwa 2 Minuten lang, neue Mails checken und knappe Antworten schreiben.

    Alle 90 Minuten beantwortest Du für 10 Minuten nicht-kritische Mails.

    Jede Stunde verkleinerst Du 2 Minuten lang Deinen bereits aufgelaufenen Stapel an Mails. Am Ende des Tages machst Du 15 Minuten lang dasselbe, bis er irgendwann nicht mehr als Stapel erkennbar sein wird.

    Zweimal pro Woche kümmerst Du Dich für je 15 Minuten um die Ordnerstruktur, Filter und Regeln.

    Und wenn Du zwischendurch Zeit hast, kannst Du 5-10 Minuten weiter Deine Stapel abbauen.

Leer soll er bleiben!

  • Leerer Posteingang durch weniger Mails: Eigentlich logisch: Je weniger Mails Du bekommst, desto weniger wirst Du auch in Deinem Posteingang haben. Frage Dich also, ob Du all die Newsletter, Mails von Mailinglisten oder automatischen Mails wirklich brauchst. Falls ja, kannst Du sie vielleicht mit Filtern als gelesen markieren und direkt archivieren. So stehen sie Dir trotzdem für spätere Recherchen zur Verfügung. Mails, die nur an Dich gerichtet sind, kannst Du vielleicht ebenfalls filtern oder automatisch beantworten lassen. Versuch außerdem, weniger Mails zu beantworten. Denn Antworten bewirken oft Gegenantworten und schon bist Du in einem Mail-Ping-Pong. Schreib weniger Mails und Du wirst weniger Mails bekommen. Wenn Du mit jemandem regelmäßige Maildiskussionen führst (z.B. mit Deiner Mutter), dann schlag vor, persönlich miteinander zu sprechen, zu telefonieren oder nur einmal täglich zu mailen. Nimm die Geschwindigkeit raus.
  • Weniger Mail behalten: Der Aufwand, Mails zu archivieren, muss so klein wie möglich sein. Je mehr Ordner und Tags Du benutzt, desto aufwendiger ist das Archivieren. Sei also weniger schüchtern mit der Delete-Taste und verschiebe Deine Mails in möglichst wenige (vielleicht sogar nur einen einzigen) Archiv-Ordner. Heute gibt es sehr gute Programme, um schnell seine Mails zu finden (GMail-Suche, Apples Spotlight, Google-Desktop, Suche bei Windows Vista usw.).
  • Jetzt oder nie: Beantworte Deine Mails sofort. Später wirst Du sie wahrscheinlich sowieso nicht mehr beantworten. Falls es nicht anders geht, kannst Du sie in einem "Beantworten"-Ordner zwischen lagern. Aber bearbeite diesen Ordner regelmäßig (d.h. mindestens einmal pro Tag) und bringe auch ihn auf Null.
  • Zeiten für Mails: Ruf Deine Mail nur zu gewissen Zeiten ab. Genau so kannst Du Dir auch feste Zeiten für das Beantworten von Mails einrichten. In diesen Zeiten beantwortest Du dann alle offenen Mail in einem Rutsch.


Die vollständige, ausführliche Serie von Merlin Mann gibt es hier: 43 Folders Series: Inbox Zero.

Dort findest Du auch verschiedene ergänzende Artikel. Merlin Mann selbst erklärt die Prinzipien außerdem nochmals in diesem einstündigen Video (englisch):

Kommentare

  • Oliver Andrich

    07.04.08 (19:37:20)

    Danke für die schöne Zusammenfassung. Die kann ich direkt einem Kollegen geben, der mit den englischen Texten und dem Video von Merlin Mann nicht sonderlich viel anfangen konnte. Ich selbst praktiziere das seit Anfang des Jahres, und kann es jedem nur empfehlen. Für mich ist es auch integraler Bestandteil von ZTD, dass ich etwas länger schon "betreibe".

  • kostja

    14.10.08 (07:31:49)

    In der heutigen Zeit werden ja Rechnungen nur noch per E-Mail verschickt. Wie behandelt Ihr diese? Steckt man die einfach in dem E-Mail Programm in einen Ordner oder kann man die auch als PDF in sein Ordnerverzeichnis einsortieren? Ich frage auch aus rechtlicher Sicht (vielleicht kennt sich da jemand aus), ist eine ausgeruckte oder zu PDF convertierte Rechnung auch rechtsgültig oder muß man immer das Original da haben?

  • Ivan Blatter

    14.10.08 (08:09:59)

    @kostja: Zunächst: Ich habe keine Ahnung, wie das rechtlich ist, weder für Deutschland noch für hier in der Schweiz. Ich handhabe das aber so: Ich erhalte Rechnung direkt auf meiner Online-Banking-Seite oder ab und zu per Mail. Die aus dem Online-Banking speichere ich auf meinem Computer in einem Rechnungsordner. Ich habe sehr wenige Ordner, "Rechnungen" ist einer davon. Bei Rechnungen per Mail muss ich meistens nicht mehr aktiv werden, da sie schon per Kreditkarte bezahlt sind. Eigentlich sind es also Zahlungsbestätigungen. Zu 90% sind das Zahlungsbestätigungen von PayPal. Diese erhalten bei mir in GMail das Label "Rechnungen" und "PayPal" und werden im Mailprogramm gespeichert. Ich empfehle aber: Gleiches zu gleichem. Wenn Du also digitale Rechnungen aus verschiedenen Quellen hast, dann würde ich die alle in einem Ordner ablegen. So musst Du nicht an mehreren Orten suchen, wenn Du eine Rechnung brauchst. Ich rate davon ab, Rechnungen mehrfach abzulegen (also z.B. elektronisch und auf Papier). Doppelt gemoppelt ist umständlich, meistens eben doch nicht an beiden Orten gleich aktuell und führt zu Unübersichtlichkeit.

  • Gudrun

    09.03.09 (00:19:54)

    Ha, endlich mal ein Tipp, den ich "nicht brauche" ;). Das klingt vielleicht seltsam, aber es befriedigt mich wirklich, dass ich das was hier empfohlen wird fast alles schon lange praktiziere. Als langjährige Thunderbird-Nutzerin hab ich gelernt, wie praktisch Filterregeln sind - man kann damit Mails schon am Eingang umleiten, so dass sie gar nicht erst in der Inbox landen, sondern z.B. direkt in einem Ordner "Newsletter". (Hab allerdings mit der Zeit festgestellt, dass es sinnvoll ist, Newsletter, die man sowieso nie liest, abzubestellen.) Alle Verständigungsgmails aus Blogs und Foren sammle ich per Filterregeln in einem Extra-Ordner. Das hilft schon mal enorm, die muss man ja weder beantworten noch ewig aufheben. Alle paar Tage lasse ich dann per Filter sämtliche Benachrichtigungen, die älter als 24 Stunden sind, löschen. (Keine Ahnung, ob das auch in anderen Mailprogrammen geht - ich bin ursprünglich aus Sicherheitsgründen auf Thunderbird umgestiegen, möchte es aber mittlerweile nicht mehr missen.) Klar, die Regeln einzurichten kostet jeweils etwas Zeit, bringt also nur dann was, wenn man Foren oder Blogs häufig benutzt oder eine Filterregel formulieren kann, die gleich mehrere erfasst, z.B. vom selben Bloganbieter. Seit langem archiviere ich alle Mails in einem einzigen großen Ordner und suche per Suchfunktion - geht viel schneller und erspart mir ein Ablagesystem. Wenn der Archivordner zu groß wird, lege ich einfach einen neuen an, ganz wie bei der Papierablage, der alte kriegt dann ein Datum drauf: Mails von-bis. Vorher hatte ich eine komplizierte thematisch geordnete Ablage, in der ich irgendwann gar nix mehr finden konnte ;).

  • Ivan Blatter

    09.03.09 (06:36:02)

    @Gudrun: Sehr gut, gratuliere! Die Einrichtung kostet immer etwas Zeit, aber das ist ja bei allem so. Die Zeit, die Du dafür investierst, brauchst Du dann eben später bei der alltäglichen Nutzung nicht mehr. Ein gut eingerichtetes und schlau aufgebautes E-Mail-System hilft, dass E-Mails wieder eine Arbeitserleichterung werden und nicht mehr nur neuen Stress bringen.

  • whiteblack

    15.01.10 (01:27:45)

    @kostja: Das E-Mail Programm sollte nicht zur Archivierung von Daten dienen. Speichere E-mails mit Rechnungen in einem Ordner auf deiner Festplatte ab, aber verwende das Mailprogramm nicht um auf benötigte Informationen zurückzugreifen. - Ich verwende die "Inbox Zero" Methode nun seit ca. 4 Monaten, und bin nach wie vor begeistert. Die Inbox bleibt leer, kann ich neue Mails in 1 Minute beantworten, mach ich das gleich. Wenn nicht, verschiebe ich die Mail in einen "Zu tun" Ordner. Erledigte Mails kommen in einen "Archiv" Ordner. Unwichtige Mails werden gelöscht. - Zudem bemühe ich mich auch in Mails nicht Romane zu schreiben. Der Text MUSS unter 4 Sätzen bleiben, alles andere wird am Bildschirm zu mühsam zum lesen und muss ausgedruckt werden um verständlich zu bleiben ... - Ich möchte auch noch dieses kleine aber feines Todo-Gadget ans Herz legen. Eignet sich prima zum abhaken erledigter Aufgaben. Minitask (Windows, Mac, Linux) http://minitask.betriebsraum.de/

  • kostja

    15.01.10 (08:08:54)

    Ich bin mittlerweile auch bei "Inbox Zero" angekommen, glaube ich zumindest. :) Es wird nichts mehr im E-Mail Programm gespeichert. Es stört mich aber bei Archiv-Ordner. Eigentlich würde ich gerne E-Mail, die ich vielleicht als (Be/Nach)-weis brauche als PDF speichern. Der Hacken ist, ich weis nicht, ob die dann auch Rechtsgültig bleiben. Vielleicht hat da wer Tipps für mich.

  • Meike Schrut

    15.01.10 (13:32:47)

    Mein E-Mail-Konto dürfte im Archiv am Überlaufen sein, aber das wird auch noch abgeändert. Da es bei mir vorkam, daß ich eine bestimmte Sache per E-Mail stornierte und dann geschah es doch nicht so, wie ich wollte: wird Zeit, daß ein Drucker wieder angeschlossen werden kann bei mir. Drucke sehr Wichtiges gern ab und es gibt keine hundert prozentig wichtigen E-Mails für mich, entschuldigen kann ich mich immer noch, wenn jemand meint, ich hätte ihn oder sie vergessen. Entschuldigungen kommen meistens gut an, nur müssen sie ehrlich klingen und wenn gar keine Antwort auf meine E-Mails kommt, spricht das auch eine besondere Sprache..

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