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03.03.10Leser-Kommentare

Inbox Zero: Leerer Posteingang durch Filter

Yay! Keine Mails mehr im Posteingang! (Symbolbild)Inbox Zero, der vollständig leere Posteingang also, ist so etwas wie der Heilige Gral der Produktivitätsfans (hier erklären wir das Prinzip). Aber so verlockend das Ziel, so herausfordernd ist der Weg dorthin. Scheitern ist normal, vor allem in Stressphasen, in denen keine Zeit für das Durcharbeiten der Mails bleibt.
 

Andreas von Gunten hat vor einer Woche in seinem Blog einen Weg zur Inbox Zero vorgestellt, den ich so noch nicht gesehen habe: Er arbeitet exzessiv mit Filtern und schafft es dadurch, quasi automatisch einen leeren Posteingang zu bekommen:

Er gabe im Januar damit begonnen,

«für jeden Absender der mir eine E-Mail schickt, und ich meine wirklich jeden ohne Ausnahme, in meinem Google Mail Account einen Filter zu setzen.

Die Mail wird aufgrund des Absenders einem Label zugeordnet und automatisch archiviert. Das heisst, die E-Mail erscheint gar nicht erst in meiner Inbox.

Nach und nach wurde meine Inbox sauberer und mittlerweile schaffen es vielleicht noch 5,6 Mails pro Tag in den Posteinangang ohne von einem Filter abgefangen zu werden. Doch auch für diese richte ich konsequent Filter ein, sodass es irgendwann mal nur noch Mails von neuen Kontakten sein sollten, die da rein kommen.»

Damit ist aber noch nix bearbeitet, sagt Ihr? Richtig. Aber alles ist bereits nach Projekten, Absendern, Themen oder anderen Sortiermöglichkeiten geordnet. Beim Blick auf die Labels sieht man, wozu ungelesene Mails angekommen sind und kann sich je nach Priorität oder - ganz wichtig im Sinne fokussierten Arbeitens - je nach Kontext damit beschäftigen.

Andreas erklärt seine Methode anhand von Gmail, aber jedes E-Mail-Programm bietet die Grundfunktionen von Filtern und Ordnern/Labels, das System kann also adaptiert werden.

Klingt faszinierend. Was meint Ihr zu diesem Vorgehen?

» Inbox Zero - vollautomatisch (andreasvongunten.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Kommentare

  • Gudrun

    03.03.10 (21:25:40)

    Kommt auf die persönliche Arbeitsweise an. Ich hab schon eine Reihe von Filtersystemen ausprobiert, derzeit arbeite ich mit relativ groben Filtern. Für Leute die mir ein, zwei mal was schicken brauch ich keinen Filter (unnötiger Aufwand). Inbox Zero via Filter funktioniert für mich nicht - ich hab dann das Gefühl, es wäre eh alles schon erledigt. Was sich bei mir bewährt hat sind einige wenige Unterordner im Posteingang (ich verwende Thunderbird), um die eingehende Post teilweise vorzusortieren. Z.B. habe ich einen Unterordner für Mailverständigungen, die müssen ja nicht dauerhaft aufgehoben werden. Überorganisation ist für mich eine Gefahrenzone. Ich verbringe ohnehin schon viel zu viel Zeit damit, mir einzureden, ich wäre produktiv, weil ich mal wieder alles umordne. :-)

  • Organisator

    03.03.10 (21:30:52)

    Die Idee hat etwas für sich. Nach einigem Abwägen möchte ich für mich dieses Prinzip allerdings nicht übernehmen, da das persönliche Durchsehen für mich einen wesentlichen Schritt darstellt. Man kann es "Kontrolle" nennen, zumindest dient des der Aufrechterhaltung einer gesunden Gesamtübersicht. Mich würde es viel mehr stören, zu wissen, daß in verschiedenen Ordnern Dinge schlummern, die ich überhaupt nicht kenne.

  • Christian Beier

    03.03.10 (21:57:30)

    Die Methode ist zwar sehr konsequent, aber schafft in meinen Augen neue Probleme und sorgt eher dafür, dass es statt einen Posteingang gleich mehrere gibt. Denn bei dieser Methode, wird eigentlich jedes Label zum Posteingang und verschiebt damit die Problematik. Zumal bei mir die E-Mail sehr unterschiedlich sind und oft nur anhand einer Person nicht direkt zu einem Label zugeordnet werden können. Ich hätte jedenfalls Angst, dass ich vor lauter Filter bald nicht mehr durchblicke und ständig am Filter anpassen bin.

  • luix

    04.03.10 (08:33:49)

    Ich verstehe nicht, was damit gewonnen ist. Ein leerer Eingangskorb ist ja nicht seiner selbst Willen ein Ziel, sondern AUsdruck effizienter Mailbearbeitung. Es geht doch darum, dass Mails zentral gesammelt, dann gelesen und dann sofort bearbeitet werden (indem sie entweder gleich beantwortet oder strukturiert ab- oder zwischengelagert werden). Was nutzt es da, wenn ich meine Mails gleich am EIngang in alle möglichen Ecken verteilen lasse, um sie dann dort nach und nach wieder aufzuklauben und zu »behandeln«?

  • Thyrfing

    04.03.10 (09:26:12)

    Filter sind so eine Sache. Damit verschiebe ich die notwendigen Aktionen nur in einen anderen Ordner unter einem anderem Label. Gewonnen habe ich damit noch nichts. Ich verfolge für meine ca. 60-80 E-Mails im Büro ganz konsequent die 2-Minuten-Regel + die Entscheidungsregel. Das heißt, kann ich bei E-Mails am Betreff nicht erkennen, was man von mir will und ist diese Mail nicht mindestens von meinem Vorgesetzten, drücke ich den Delete-Knopf. Ohne Ausnahme. Dieses Verhalten hat zwar dazu geführt, dass ich weniger Freunde in anderen Abteilungen habe, bekomme dafür aber nur noch E-Mails, die mich betreffen mit einem ordentlichen Betreff. Was ich sofort beantworten kann, wird sofort beantwortet, alles andere landet per Weiterleitung bei Remember the Milk und wird dort auf Wiedervorlage gelegt. Insgesamt benötige ich ca. 60 Minuten am Tag für den E-Mailverkehr. An Ende des Tages ist meine Inbox leer. Aber richtig leer, nicht nur gelabelt und verschoben.

  • Andreas Von Gunten

    04.03.10 (18:41:51)

    Der Hintergrund zu diesem Vorgehen bei mir ist, dass ich eh nicht jedes Mail bearbeiten werde, weil ich dadurch den ganzen Tag arbeite und am Ende des Tage das Gefühl habe, nichts wirklich erledigt zu haben. Jeder Versuch die Inbox gemäss "Schulbuch" auf Zero zu bringen hat bei mir bis jetzt nicht länger als ein paar Wochen funktioniert. Konsequenter wäre da sicher die Delete Methode von @Thyrfing, aber ich finde bei einem 25 Gbyte Google Mail Postfach, brauche ich Delete ja nicht wirklich und der Mut dazu fehlt mir eh bei den meisten Mails. Es ist falsch, ich weiss das, aber ich habe bei fast allem das Gefühl, ich brauche das irgendwann mal wieder und manchmal ist etwas im Moment zwar unwichtig, aber später durchaus sinnvoll oder sogar wichtig. Sowas finde ich dann über die Suche jederzeit wieder. Wie gesagt, ich arbeite jetzt seit bald 2 Monaten so und kann noch nicht abschliessend beurteilen, ob es das nun war. Dafür habe ich schon zu viel ausprobiert und dann wieder verworfen. Im Moment ist es aber so, dass ich mich sehr viel weniger gestresst fühle und dass ich definitiv einiges an Produktivität dazu gewonnen habe. Die grossen Vorteile liegen darin, dass die vielen "im Moment nicht gerade so wichtigen aber doch irgendwie nicht verzichtbaren" Mails schon mal von den anderen getrennt sind und dass sich durch die labelweise und dadurch fokussierte Bearbeitung eine effizientere und angenehmere Arbeitsweise ergibt. Wenn ich mich entscheide für das Projekt XY zu arbeiten, habe ich nur die Mail des Projektes XY vor mir. Dadurch das die Inbox leer bleibt, bleibt auch der Impuls die Arbeit zu unterbrechen und mal schnell zu schauen, wenn was reinkommt, weg. @Christian Beier, du hast natürlich recht, jedes Label wird faktisch zu einer Inbox. Aber interessanterweise habe ich nicht den Drang die Labels nach neuen Mails durchzusehen, wenn ich nicht am entsprechenden Thema arbeite. Wenn aber was in die "klassische" Inbox geflattert ist, habe ich fast immer mal schnell geschaut, was da drinsteht. Ich habe mir zuerst auch gedacht, dass ich die Filter öfter anpassen muss, geschieht aber relativ selten.

  • Thyrfing

    04.03.10 (19:19:43)

    @Andreas von Gunten: Delete ist ja nicht sofort gelöscht. Alle E-Mails die so bearbeitet werden landen zwar im Papierkorb, aber per Archivierungseinstellung landen doch alle E-Mails in einem persönlichen Ordner. Falls mal jemand Rückfragen hat oder ein Thema doch noch wichtig wird, ist nichts verloren sonder archiviert. Ansonsten kann ich das Gefühl einer wirklich leeren Inbox nur weiter empfehlen. :-)

  • Andreas Von Gunten

    05.03.10 (09:13:09)

    @Thyrfing ah..dein Papierkorb wird Archivert, dann haben wir am Schluss ja dasselbe Resultat: Inbox Zero, alle Mails archiviert. Mit dem einen Unterschied, dass meine automatsich vorsortiert werden :-)

  • Thyrfing

    05.03.10 (09:30:57)

    @Andreas Nun, rein vom Ergebnis her ja, allerdings sind meine E-Mails vom Kopf her aussortiert. Ich habe eben nicht das Gefühl, mir ist da etwas wichtiges untergegangen. Wie gesagt, mindestens Betreff und in einigen Fällen wird der Text quergelesen. Damit schließe ich aus, dass mir tatsächlich Dinge aus dem Ruder laufen. Das ist in meinen Augen der große Unterschied zwischen unser beiden Methoden. Ich habe das auch mal mit Filtern probiert, fühlte mich aber immer von meinem System ausgeschlossen.

  • Andreas Von Gunten

    05.03.10 (09:41:44)

    @Thyrfing, das stimmt schon. Ich sehe erst wenn ich in ein Label reinschaue, was bei mir zu diesem Thema reingekommen ist. Es ist richtig, dass ich daher u.U. mal etwas dringendes verpasse. Das ist aber genau einer der Gründe warum ich das so mache. Denn wirklich Wichtiges findet den Weg schon zu mir, und viel "Dringendes" erledigt sich mit der Zeit von selbst. Ich habe aber den Nachteil etwas weniger "Responsive" zu sein, als andere Leute, das muss ich auch gut beobachten und schauen, ob mir das ggf. zum Nachteil gereicht. Lustig übrigens, dass ich die Kommentarmails zu diesem Beitrag (noch) nicht gefiltert habe, darum ist Deine Antwort in meiner Inbox gelandet und prompt hat sie dazu geführt, dass ich meine Arbeit in einem ganz anderen Thema unterbrochen habe und hier nun diese Antwort schreibe :-) Natürlich bin ich es der sich unterbrechen lässt. Nicht die E-Mail ist Schuld, aber darum ist das mit den Filtern für mich eben so passend, auch wenn es wohl mehr mit Selbstüberlistung als Self Improvement zu tun hat :-)

  • Thyrfing

    05.03.10 (09:55:07)

    @Andreas Unsere beiden Methoden sind schon ähnlich. Jeder hat eben die Methode, mit der er am besten über die Runden kommt. Mir persönlich sind Filter zu kompliziert und zu unübersichtlich. Zumal ich in der Firma mit Outlook arbeiten muss. Ich habe aber, zu meiner Sicherheit, einen Suchordner eingerichtet, der mir alle ungelesenen E-Mails von meinem direkten Vorgesetzten einblendet. Das wäre dann noch die dritte Stufe nach der ich vorsortiere. Chef ist wichtig. Immens wichtig... ;) Ich würde an deiner Stelle schnell einen Filter für Imgriff einrichten. Ich kann hier nur am laufenden Meter antworten, weil ich krank zu Hause vor dem Bildschirm sitze... :)

  • luix

    05.03.10 (09:57:11)

    Es ist richtig, dass ich daher u.U. mal etwas dringendes verpasse. Das kann ja wohl nicht der Sinn eines irgendwie gearteten Systems zur Arbeitsoptimierung sein.

  • Andreas Von Gunten

    05.03.10 (10:40:55)

    @Thyrfing, gute Besserung! und Filter ist nun eingerichtet :-) @luix, das sehe ich etwas anders. Das meiste sogenannt "Dringende" ist üblicherweise nicht auch gleichzeitg wichtig, wie die fleissigen imgriff leser ja wissen :-). Etwas zuerst mal liegen zu lassen ist ziemlich effizient, weil sich eben vieles von selbst erledigt, vor allem vieles "dringendes". Mir ist immer wieder aufgefallen, wenn ich zum Beispiel nach den Ferien oder nur schon nach zwei Workshoptagen an meine Inbox zurückgekommen bin, wieviele Mails bereits obsolet waren. Wenn ich da gewesen wäre, hätte ich die wohl bearbeitet aber eigentlich wäre es unnötig gewesen. Gegen die "Dringlichkeit" von Aussen wehre ich mich allerdings schon lange, da ist der Inbox Filter nur das Tüpfelchen auf dem "i" :-)

  • luix

    05.03.10 (10:55:48)

    @Andreas. Keine Einwände gegen die Unterscheidung zwischen Dringendem und Wichtigen. Nur ich möchte selbst entscheiden, was dringend, was wichtig, was nur informativ und was Schrott ist. Deshalb finde ich die Idee eines zentralen Eingangsordners elementar, weil sie mir jeden morgen einfach und schnell zu entscheiden erlaubt: Was beantworte ich sofort, was leite ich weiter, was kommt in meinen »täglich«-Ordner, den ich abends durcharbeite, was kommt in meinen »wöchentlich«-Ordner, den ich freitagnachmittags leer arbeite, was wird nur der Vollständigkeit halber einem Projekt/Kunden zugeordnet und was kommt in den Müll. Das möchte ich wirklich keinem noch so intelligenten Filter überlassen, der zwangsläufig hinter meinem Rücken und ohne meine Kenntnis sortiert. Ach ja, ich habe natürlich einen Spam-Filter. Einen sehr guten, mehrstufigen. Wir reden hier also nicht von Viagra, Casino und Zertifikaten.

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