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24.06.11

Inbox Management: Eine Welt ohne E-Mails

Die Welt versinkt in E-Mails. Die klugsten Köpfe brüten über neuen Lösungen. Ein Überblick und meine Prognose: Wir werden bald weniger E-Mails haben.

Kaum ein Thema bewegt uns Büromenschen so sehr wie die steigende Zahl von E-Mails. Wir sind Opfer und Täter zugleich: Wir erhalten zuviel elektronische Post und sind als Schreibende Teil des Problems. Aber keine Sorge: Weltweit brüten die klugsten Köpfe über Lösungen - ein Überblick.

Die Schule der reflektierten Anwendung

Das sind die Evergreens: Tipps und Tricks, wie man bessere, verständlichere E-Mails schreibt - und damit hilft, weniger Postverkehr zu produzieren. Wir haben auf Sascha Lobos Ansatz des hermetischen Schreibens hingewiesen. Seth Godin hat eine Liste veröffentlicht ; 36 Punkte, die es zu bedenken gilt, bevor man den Senden-Knopf drückt. Die Liste stammt aus dem Jahr 2008, offenbar sah er in den letzten drei Jahren wenig Fortschritt und hat die Liste vor wenigen Tagen ein zweites Mal gepostet («maybe this time it'll work», schreibt er darunter).

Chris Andersons E-Mail-Verhaltenskodex

Der TED-Kurator Chris Anderson hat eine Initiative gestartet, um einen globalen Verhaltenskodez zu kreieren. Wir alle sollen uns eine E-Mail-Charta geben: 14 Punkte für eine bessere E-Mail-Welt. Dazu gehören Verhaltenshinweise wie «Bekämpfe Anhänge» oder die konsequente Verwendung von Akronymen in der Betreffzeile (etwa das bekannte «EOM» für «End of Message»). Der erste Entwurf der E-Mail-Charta ist online, jeder kann die Charta mitgestalten. Fünf, vier, drei oder zwei Sätze

Eine interessante, aber noch wenig verbreitete Initiative ist die five-sentenc.es-Bewegung. Die Idee: Lange E-Mails verursachen lange und viele Antworten. Also hält man sich kurz und beschränkt sich auf fünf oder weniger Sätze. Ein Hinweis in der E-Mail-Signatur klärt den Empfänger über die Absicht auf, damit man nicht als kurzangebundener Rüpel gilt. Meine Erfahrung mit E-Mails von Leuten, die das System nutzen: Sehr angenehm.

Aber eben, dieses Verhalten zu ändern...

Die Schwierigkeit bei all diesen Tipps: Es geht um Verhaltensänderungen. Gewohnheiten ablegen und neue Routinen entwickeln kann aber schwierig werden. Viel Grips wird deshalb in technische Lösungsansätze gesteckt. Fast schon ein Klassiker sind die Filtersysteme: Alle E-Mail-Systeme unterstützen ein nach persönlichen Kriterien definiertes Filtersystem. Damit lassen sich, wie Andreas Von Gunten berichtete, drastische Reduktionen im E-Mail-Verkehr erreichen.

Die Anhänger der besseren Tools

Google arbeitet hart daran, seinen Maildienst mit intelligenten Features gegen den E-Mail-Overload auszustatten. Im vergangenen Jahr wurde die Priority Inbox den Gmail-Usern zur Verfügung gestellt. Als lernendes System soll sie die eingehende Post sortieren. Zusätzlich hat Google im März die Smart Labels ausgerollt. Diese Labs-Funktion hat die Bacn-Mails im Visier: automatisch generierte E-Mails von Facebook, Amazon etc. Smart Labels versucht, diese Mails zu erkennen und mit entsprechenden Labels zu versehen.

Smart Labels und Gamification Clear Context bietet die Smart Labels-Funktion für Outlook-Nutzer; daneben tauchen immer mehr technologiebasierte, eher experimentelle Werkzeuge auf. Kürzlich aufgefallen sind mir zwei Tools: Courteous.ly erlaubt den Empfang von E-Mails nur, wenn die Inbox leer ist. Wenn nicht, erhält der Absender eine Rückmeldung und weiss, dass seine Post nicht angekommen ist. The Email Game will den Gamification-Ansatz auf E-Mails anzuwenden. Das Bearbeiten von E-Mails wird mit Punkten belohnt.

Die Out of the Inbox-Denker: Weg mit E-Mails

Wir ändern unser Verhalten oder arbeiten mit besseren Tools. Beiden Ansätzen liegt die Annahme zugrunde, dass wir weiter mit E-Mails arbeiten, wir müssen es bloss besser und schlauer tun. Eine dritte Denkschule stellt aber die Forderung auf, ganz ohne E-Mails zu leben. Alexandra Samuel von der Emily Carr University hat im Februar auf dem HBR-Blog einen Rachefeldzug gegen E-Mail gestartet - eine Vendetta. Sie wird, so schrieb sie, für alle eingehenden E-Mails eine automatische Antwort einrichten. Diese Antwort teilt dem Absender mit, dass sie keine Zeit habe, alle E-Mails zu bearbeiten. Wenn der Absender innerhalb 72 Stunden keine Antwort erhalte, würde das wohl auch so bleiben. Leider fehlt bisher der Update, wie es ihr damit ergangen ist.

Luis Suarez: A world without email

Luis SuarezEtwas lösungsorientierter ist der Ansatz von Luis Suarez, einem Social Computing Evangelisten bei IBM. Er lebt und arbeitet auf den kanarischen Inseln als Home Office-Worker. Seit mehr als drei Jahren lebt er in einem radikalen Selbstexperiment: Eine Welt ohne E-Mails. Auf seinem Blog berichtet er regelmässig über den Verlauf des Versuchs. Resultat bis jetzt: Luis reduzierte die Zahl eingehender Mails um 95%.

Er benutzt E-Mail nur noch für Kalendereinträge und vertrauliche Eins-zu-Eins-Gespräche. Alle anderen Konversationen hat er auf dafür geeignete Kanäle verlegt: Social Software Tools wie Chats, Wikis, Blogs oder Twitter. Und er telefoniert mehr. Für den Start musste auch er zu schwerem Geschütz greifen: Nach der Ankündigung seines Plans hat er zuerst keine Mails mehr beantwortet und so seine Gesprächspartner auf andere Kanäle «gezwungen».

Luis wird Recht behalten

Luis' Ansatz wird für viele von uns Realität werden. Vor drei Jahren galt sein Vorhaben als exotisch. Inzwischen halten soziale Networks wie Yammer in Firmen Einzug, mobile Gruppenchats sind der aktuelle Hype, Chats und Videokonferenzen machen sich am Arbeitsplatz breit. Unterschiedliche Instrumente für unterschiedliche Gespräche eben - und nicht bloss ein Instrument für alles. An das Instrument E-Mail werden heute völlig überzogene Anforderungen gestellt: Mit einem Tool sollen alle unsere Bedürfnisse abgedeckt werden. In Zukunft nutzen wir jeweils dasjenige Instrument, das das vorliegende Problem am besten löst. Damit sorgen wir für zwei Dinge: Die Kommunikation wird effizienter und wir werden weniger E-Mails schreiben und erhalten. Jede Wette.

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