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26.07.16

Immer on

Effizient mit Smartphone, Social Media und Co

Quelle: Fotolia.com © Artur Marciniec

Selbständig zu sein hat viele auf der Hand liegende Vorteile: Man ist sein eigener Chef, man ist nicht von den Launen der Vorgesetzten abhängig, man kann sich im besten Fall seine Kunden und Geschäftspartner selbst aussuchen. Ein Nachteil kann aber sein, dass diese ständige Erreichbarkeit und Reaktion erwarten und das nicht nur zu den üblichen. Allerdings hat man sich bewusst gegen einen Job mit Angestelltenmentalität entschieden.

Als Problem wird immer wieder die Erreichbarkeit auf zu vielen Kanälen gesehen – und der oft selbst auferlegte Druck, möglichst schnell zu reagieren. Dabei ist der Stress, den man selbst produziert, in der Regel größer als der tatsächlich vorhandene Stress. Wer in der Lage ist, sich selbst zu strukturieren und zu organisieren, der wird schnell merken, dass man die digitalen Kommunikationswege zum eigenen Vorteil nutzen kann. Man darf sich nicht den Alltag von ihnen diktieren lassen, sondern muss sie für sich nutzen.

Ein ungeschriebenes Gesetz gilt bis heute: Wer etwas wirklich Wichtiges will, der ruft an. Und er wird im Zweifelsfall eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen, in der er mitteilt, worum genau es geht. Wenn man sich das bewusst macht, sinkt bereits der Reflex, bei jedem Klingeln oder Vibrieren den vermeintlich wichtigen Anruf sofort entgegenzunehmen und sich in der gerade akuten Arbeit unterbrechen oder sich gar zum Multitasking verführen zu lassen. Letzteres ist eine ganz schlechte Idee. Denn, so fand unlängst Professor Daniel Levitin von der McGill University in Montreal heraus: Multitasking funktioniert nicht. Es sorgt lediglich dafür, dass man schneller unkonzentriert ist, weniger Energie hat und schlechtere Arbeit leistet.

Levitin rät dazu, sich stets nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren und regelmäßig Pausen einzulegen, bei denen man bewusst die Arbeit außen vor lässt – auch den Griff zum Smartphone oder den schnellen Blick in den Facebook-Account empfiehlt er während der Pausen nicht, denn das verhindere Entspannung.

Aber man kennt das: Nach einem kurzen Spaziergang an der frischen Luft kehrt man an den Schreibtisch zurück, und dort erwarten einen zehn neue Mails, die Status-LED am Smartphone zeigt drei Anrufe und fünf Messenger-Nachrichten an, während es auf Facebook schon elf Kommentare zum letzten eigenen Posting gibt. Während der eine in so einem Moment erst richtig in Fahrt kommt, stehen dem anderen die Schweißperlen auf der Stirn. Aber so oder so: Die ständigen Unterbrechungen und Ablenkungen verhindern, dass wir effizient arbeiten. Dieser Effekt lässt sich umkehren und produktiv nutzen. Die folgenden Regeln zur digitalen Stressvermeidung erhöhen Selbstdisziplin, Konzentration und Arbeitsstruktur.

Die 3er-Regel

Je nachdem, was man beruflich macht und wie erfolgreich man dabei ist, kommen mehr oder weniger Mails und Messages an, sind sie mehr oder weniger dringlich. Klar ist auch: Nur ein vergleichsweise kleiner Bruchteil der Mailflut verlangt wirklich nach schneller Reaktion. Daher genügt es völlig, sich den schriftlichen Nachrichten maximal dreimal am Tag zu widmen. Zum Beispiel morgens, mittags und abends. Wobei man den abendlichen Check im besten Fall auch auf den kommenden Morgen verschiebt – aus einem simplen Grund: Dadurch verhindert man, dass man sich abends und in der Freizeit (die zur Entspannung und Regeneration wichtig ist) den Kopf über Anstehendes zerbricht. Aus der 3er kann folglich auch eine 2er-Regel werden.

Nehmen wir uns also morgens zum ersten Kaffee und dann nochmal nach dem Mittagessen ein bestimmtes Zeitfenster zur Bearbeitung von Mails und Messages – und trainieren uns an, ihnen außerhalb dieser Zeitfenster keinerlei Aufmerksamkeit zu schenken. Damit wir das durchhalten schalten wir sowohl die Status-LED am Smartphone als auch akustische Signale, die den Eingang neuer Nachrichten anzeigen, ab. Beides macht uns nur unnötig nervös.

Das Ergebnis: Mit der Zeit trainieren wir uns an, strukturierter zu arbeiten, uns nicht von einer Aufgabe ablenken zu lassen, und außerdem Wichtiges von Unwichtigem besser trennen zu können. Wenn wir uns außerdem vornehmen, jede Mail binnen 48 Stunden zu beantworten, sehen unsere Kunden, dass wir in angemessenem Zeitrahmen reagieren und erwarten nach einer Weile nicht mehr zwingend, dass wir uns ihnen sofort widmen (was meist auch gar nicht notwendig ist).

Facebook & Co: Zeitfresser abschalten

Facebook und andere Social-Media-Kanäle sind wunderbare und heute  unverzichtbare Marketing-Kanäle. Aber sie verführen uns auch, uns ihnen ständig zu widmen. Man könnte etwas verpassen, denken wir. Jeder, der sich mal eine Facebook-freie Woche gegönnt hat, weiß hingegen: Man verpasst so gut wie nichts. Wer Social Media beruflich nutzt, braucht höchstens zehn bis fünfzehn Minuten am Tag. Zu einem festgelegten Zeitpunkt. Zuviele Postings werden von den Followern ohnehin als Spam wahrgenommen, weshalb es absolut ausreichend ist, wenn man sich auf zwei bis maximal vier pro Woche beschränkt. Um diese Postings, die Kommentare und eventuell geschaltete Ads kümmert man sich dann einmal täglich – und widersteht dem Drang, eine weitere halbe Stunde mit dem Lesen des Newsfeeds zu verplempern. Mit der Zeit lernt man dadurch auch, welche Art von Postings zu welchen Zeitpunkten die größte Aufmerksamkeit bringen, weil man sich ganz auf diese konzentrieren kann, statt sich im Drumherum der digitalen Nebensächlichkeiten zu verlieren.

Und minütlich klingelt das Telefon...

Für Anrufe gilt im Kern dasselbe wie für Mails und Messages: Nicht jeder muss sofort beantwortet werden. Wenn man konzentriert eine Aufgabe erledigen möchte, kann das Telefon zum Ärgernis werden. Wir sollten uns nicht scheuen, es lautlos zu schalten und eingehende Anrufe per automatischer SMS, die den baldigen Rückruf verspricht, zu verschieben. Widmet man sich den Anrufern erst ein, zwei Stunden später, hat dafür aber eine Aufgabe konzentriert und erfolgreich hinter sich gebracht, dann ist man auch im Gespräch konzentrierter und besser gelaunt. Das überträgt sich meist auf den Gesprächspartner und bringt beiden Seiten mehr, als wenn man das Telefonat gehetzt, genervt und mit den Gedanken zwischen der sprichwörtlichen Tür und Angel führt.

All diese Maßnahmen erfordern eine Menge Selbstdisziplin. Aber es lohnt sich – das wird jeder, der es versucht, schon nach wenigen Tagen merken. Und im besten Fall wird man auch selbst relaxter, wenn jemand, den man anruft, nicht sofort am Hörer ist oder die Antwort auf eine Mail erst am Folgetag eintrudelt. 

Autor: Erkan Boga

Erkan Boga ist Gründer des Verbrauchermagazins BBX.DE und leitet die Münchener Performance-Agentur qmedia GmbH. Er ist Spezialist für SEO und Lead-Marketing und entwirft contentbasierte Onlinekampagnen für Unternehmen.
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Erkan Boga

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