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11.04.08

GTD-Tools (II): Remember The Milk

logo.jpg«Remember the Milk» ist ein mächtiges, dabei aber simpel zu bedienendes Tool, mit dem man - online und offline - seine Aufgaben organisieren und erledigen kann. Wir haben es getestet.

Der kurze Überblick für Eilige:

Mit Remember the Milk (kurz: RTM) kann man auf einfache Art und Weise seine Aufgaben verwalten. Jeder kommt auf seine Kosten: Es lassen sich Listen erstellen oder man kann mit Tags (inkl. Tagwolke) arbeiten. Natürlich lassen sich Aufgaben priorisieren und der geschätzte Zeitaufwand kann festgehalten werden. Neue Aufgaben können sehr schnell und einfach angelegt werden, auch per Mail.

RTM ist außerdem ein offenes System: Man kann sich über alle möglichen Wege an eine Aufgabe erinnern lassen, es gibt Schnittstellen zu verschiedenen Google-Diensten, und wer will, kann selber eine Verknüpfung programmieren. Aufgaben lassen sich veröffentlichen und mit anderen Benutzern teilen. Zudem können sie mit einem Ort verknüpft werden, der dann via Google Maps angezeigt wird. Wie mittlerweile schon Standard bietet auch RTM eine mobile Version an. Und um nicht komplett seinem Internet-Provider ausgeliefert zu sein, bietet RTM ein besonderes Feature: Google Gears wird unterstützt, was bedeutet, dass man seine Aufgaben auch offline verwalten kann. Sie lassen sich nach verschiedensten Kriterien suchen, Suchanfragen lassen sich dabei sogar in Smart-Listen speichern. So kann man komplexe Suchanfragen auf einen Klick wiederholen. RTM liegt in vielen Sprachen, auch in Deutsch, vor.

RTM kann damit alles, was ähnliche Programme auch können - die Unterschiede liegen im Detail. RTM zeichnet aus, dass es offen ist - sowohl für andere Benutzer (gemeinsame Aufgaben) als auch für neue Schnittstellen und Verknüpfungen. Ausserdem ist RTM sehr einfach und schnell zu bedienen, trotz der hohen Anzahl an Funktionen. Prädikat wertvoll. Außerordentlich.

RTM unter der Lupe

Nach einer einfachen Anmeldung - bei der man nur wenige Daten preisgeben muss - und dem Bestätigen einer Aktivierungsmail kann man direkt loslegen. RTM ist bereits fertig eingerichtet und hat schon die wichtigsten Kategorien und Listen vordefiniert. Als erstes landet man im Überblick mit den drei Kategorien "Heute", "Morgen" und "Überfällig".

Überblick

Natürlich sind noch keine Aufgaben dort angelegt, so dass man am besten direkt zu den Aufgaben wechselt. Dort sind bereits fünf Listen eingerichtet, nämlich "Eingang", "Arbeit", "Privat", "Studium" und "Gesendet". Die mittleren drei sind selbsterklärend, unter "Eingang" stehen die Aufgaben, die man an RTM gemailt hat (dazu später mehr), und unter "Gesendet" diejenigen, die man an andere Benutzer delegiert hat. Diese Listen können natürlich umbenannt, gelöscht oder ergänzt werden. Bei mir stehen dort meine GTD-Kategorien.

Aufgaben

Aufgaben lassen sich sehr schnell und einfach hinzufügen: Man klicke auf "Aufgabe hinzufügen" (oder drücke "t"), fülle das Feld mit der Beschreibung aus, und fertig. Wer noch mehr Angaben eingeben möchte, kann die zusätzlichen Felder ausfüllen (Fällig am, Wiederholen, Zeitbedarf, Tags, Ort, URL, Notizen, Priorität). Sehr interessant sind zwei Informationsfelder, die darüber informieren, ob die Aufgabe verschoben wurde und ob die Liste für andere Benutzer freigegeben ist.

Angaben zu Aufgaben

RTM ist weitgehend selbsterklärend. Wer gerne schnell arbeitet, wird aber bald einen Blick auf die Liste der Tastaturkürzel werfen wollen. Denn RTM ist vollständig via Tastatur bedienbar.

Bis hierher ist RTM eine sehr einfach zu benutzende Aufgabenverwaltung, die alle wichtigen Features mitbringt. Doch das ist erst der Anfang.

Erinnerungen

An Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum kann man sich erinnern lassen. Das alleine wäre noch nicht sehr revolutionär, aber es geht noch weiter: Um nämlich auch wirklich jedes Bedürfnis abzudecken, bietet RTM eine ganze Reihe von Erinnerungen an. Möglich ist eine Erinnerung via

  • E-Mail
  • AIM
  • GaduGadu
  • GoogleTalk
  • ICQ
  • Jabber
  • MSN
  • Skype
  • Yahoo
  • und Handy

Die Erinnerung aufs Handy kommt per SMS und ist aus diesem Grund nur bei gewissen Abietern möglich: in Deutschland bei E-Plus, O2, T-Mobile und Vodafone, in der Schweiz noch bei keinem Anbieter. Wenn das Handy aber eine eigene Mailadresse hat, kann man diesen Weg wählen.

Erinnerungen werden übrigens "von Hand" eingegeben, also indem man "25.3.2008" eingibt. Was zunächst mühselig scheint, bietet tolle Möglichkeiten: Angaben wie "Morgen" oder "Freitag" oder "Nächsten Donnerstag" sind nämlich auch möglich.

Verknüpfung mit Google Maps

Ein sehr schönes Feature: RTM ist mit Google Maps verknüpft. Es lassen sich Orte speichern und diese dann mit einer Aufgabe verknüpfen. So hat man hinter der Aufgabe gleich eine Karte (z.B. für Sitzungen außer Haus).

Orte

Import

Mittlerweile schon Standard bei Aufgabenverwaltungen, aber trotzdem ein sehr nützliches Feature, ist der Import per Mail. Man erhält eine spezielle Mailadresse, an die man seine Aufgaben schicken kann. Der Betreff der Mail ist die Beschreibung der Aufgabe, im Text kann man dann die Details wie Fälligkeit, Ort, Zeitschätzung usw. angeben. Diese Aufgaben landen in der Inbox oder in einer anderen Liste, die man in der Mail angegeben hat.

Es lassen sich sogar ganze Listen via Mail importieren. Das ist gleichzeitig die Import-Funktion für Listen aus anderen Programmen. Im Betreff steht der Name der Liste und im Text die Aufgaben (eine pro Zeile). So kann man auf einfache Art und Weise von einer anderen Aufgabenverwaltung auf RTM wechseln.

Kalender

Wenn man für seine Aufgaben jeweils ein Fälligkeitsdatum angibt, dann besteht die Möglichkeit, die Termine in (fast) jedem beliebigen Kalender anzeigen zu lassen. Jeder Benutzer hat nämlich eine eigene iCalendar-Adresse. Wenn der Kalender das iCalendar-Format unterstützt, lassen sich so die Termine aus RTM direkt im Kalender anzeigen. Das funktioniert beispielsweise mit Apple iCal, Google Calendar, Mozilla Sunbird, Windows Kalender oder Microsoft Outlook (2003 via Plugin, 2007 direkt).

Dienste

Eine weitere spannende Möglichkeit, RTM in sein gewohntes Umfeld einzubauen, sind die Dienste. RTM ist offen für eine ganze Reihe von Diensten: Für GMail (GoogleMail), Google Kalender und iGoogle gibt es Gadgets bzw. Plugins, dank denen man die Aufgaben direkt in diesen Programmen anzeigen und bearbeiten lassen kann. RTM unterstützt auch Google Gears, welches erlaubt, eine Offline-Version von RTM auf den Computer zu laden für den Fall, dass man keinen Internet-Zugang hat. Offizielle Erweiterungen gibt es zudem für Twitter und Netvibes. Wem das noch nicht genügt, der kann auf Erweiterungen von Dritten zurück greifen und dann beispielsweise RTM mit jott, IMified, Yahoo oder dem Dashboard von OS X verknüpfen. Und wer immer noch nicht genug verknotet ist, nimmt das API und programmiert sich seine eigene Verknüpfung.

Selbstverständlich hat RTM eine Version für Mobilgeräte, mit der man es auch auf dem Handy benutzen kann. Und als Zückerchen gibt es angepasste Versionen für das iPhone, den iPod touch sowie für Windows Mobile. Handys mit Windows Mobile können ihre Aufgaben mit RTM sogar in beiden Richtungen synchronisieren. Die letzten drei Dienste sind allerdings Bestandteile des kostenpflichtigen Pro-Accounts.

Sonstiges

RTM lässt sich wunderbar in einem Team einsetzen. Man kann Gruppen zusammen mit anderen Benutzern bilden und dann gemeinsame Aufgaben festlegen oder teilen. Und wer viel Zeit im Feedreader verbringt, der kann seine Aufgaben auch als Atom-Feed abonnieren.

Pro-Account

Der Pro-Account kostet 25 Dollar im Jahr und hat folgende Vorteile:

  • Support: Pro-User werden via Email beraten, wenn sie eine Frage haben.
  • Extra-Features: Wie erwähnt erhalten Pro-User Zugriff auf die Versionen für das iPhone und den iPod touch. Außerdem können sie das Sync-Programm für Windows Mobile herunter laden.
  • "A warm fuzzy feeling": Pro-User dürfen sich gut fühlen, verpricht man bei RTM, weil sie den Dienst auch finanziell unterstützen. Na, wenn das nichts ist!

Kritik

RTM ist ein rundum gelungenes Programm, um seine Aufgaben zu verwalten. Trotz der großen Vielzahl von Funktionen ist RTM übersichtlich, schlank und sehr einfach zu bedienen. RTM lässt sich in seine gewohnte Umgebung einbauen. So ist eine nahtlose Integration gesichert.

Negativ zu erwähnen ist, dass man die Art der Erinnerungen nur allgemein definieren kann und nicht einzeln für jede Aufgabe. Es ist also nicht möglich, mich an Aufgabe X per Mail, aber an Aufgabe Y per Handy erinnern zu lassen. A propos Handy: Die mobile Version ist nicht gerade der Inbegriff von Originalität und Einfachheit. Man muss sich durch zu viele Punkte "klicken", um zu erreichen, was man will. Anders sieht es aus mit der Version für das iPhone und für den iPod touch: Diese ist sehr schön gestaltet.

Die möglichen Verknüpfungen von RTM mit anderen Diensten ist genial, aber leider funktionieren die Erweiterungen nicht immer. Ich habe mit der GMail-Erweiterungen experimentiert, aber musste das bald aufgeben, da die Darstellung manchmal ohne ersichtlichen Grund völlig verschoben war. Ich hoffe, dass die Erweiterung angepasst wurde oder noch wird.

Trotz dieser Punkte ist RTM eine der besten Aufgabenverwaltungen, die ich kenne. Die Luft an der Spitze ist aber sehr dünn, denn die meisten Programme können ähnliche Sachen. Die Unterschiede liegen im Detail oder in netten Funktionen wie die Verknüpfung mit Google Maps. Für mich waren drei Punkte ausschlaggebend dafür, dass ich mich für RTM entschieden habe:

  • Die sehr einfache Oberfläche und Bedienung
  • Die Einbettung in meine gewohnte Umgebung
  • Die Verwaltung in Listen.

Letztlich geben wohl die Oberfläche, die Art der Bedienung oder einfach Sympathie den Ausschlag für die Entscheidung für ein Programm. Und die fiel für mich auf: Remember The Milk!

» Remember the Milk

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