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31.05.07

Helfen Sie Ihren Informationen, ein Zuhause zu finden

Mit dem Organisationssystem von Getting Things Done (GTD), basierend auf Listen, einem Kalender, einer Wiedervorlage und einem Archiv, lassen sich alle Aufgaben und Informationen an definierten Orten ablegen und wiederfinden.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Im letzten Artikel dieser Einführungsserie zu GTD haben wir uns einen Prozess angesehen, mit dem wir unsere Eingangskörbe durcharbeiten können. Da eine wichtige Regel beim Durcharbeiten ist, dass nichts wieder im Eingangskorb landen darf, brauchen wir ein Organisationssystem, in dem wir jede Aufgabe und jedes lose Ende unserer Arbeit ablegen können.

Mit diesem beschäftigen wir uns heute und schauen uns an, was David Allen dazu vorschlägt. Dabei geht es erstmal nur um die grundsätzlichen Funktionen des Systems. Wie man es implementieren kann, wird in Zukunft noch Thema vieler Artikel auf diesem Blog sein, da es dafür tausend verschiedene Ideen, Produkte und Anleitungen gibt, die man sich je nach Geschmack auf seine eigenen Anforderungen anpassen kann.

 

Projekte

Alles, was mehr als einen Vorgang braucht, um erledigt zu werden, ist nach David Allen ein Projekt und wird auf einer Projektliste festgehalten. Diese Projektliste enthält somit alles, was gerade aktuell läuft.

Ihre Aufgabe ist, in erster Linie dafür zu sorgen, dass man nichts aus den Augen verliert. Entscheidend dafür ist, dass man sie regelmäßig durchsieht und prüft, bei welchen Projekten weitere Schritte definiert werden müssen, welche Projekte abgeschlossen wurden und wo Projekte ins Stocken geraten sind.

Eine Sortierung nach Prioritäten oder Kategorien ist dabei unwichtig, da es ein Grundprinzip bei GTD ist, beim durchschauen alles zu checken und alles zu erfasen.

Neben der Projektliste gibt es noch verschiedenes Material zu den laufenden Projekten. Das können alle möglichen Formen von Informationen sein, auf die man bei der Bearbeitung eines Projekts zugreifen muss.

Wie man die Informationen ablegt, hängt vor allem von ihrer Form ab (Computer oder Papier). Hilfreich ist es, wenn man sie zum einen in Reichweite hält und zum anderen, wenn sie sich nach dem Ende des Projekt leicht in das allgemeine Archiv (siehe weiter unten) einsortieren lassen.

Nächste Schritte

Die nächsten Schritte (Aufgaben oder To-Dos) sind das Zentrum von GTD. Deswegen wird auf ihre Organisation in diesem System besonders viel Wert gelegt.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von nächsten Schritten:

  • Zeitabhängige, die mit einem bestimmten Termin oder Tag verbunden sind.
  • Zeitunabhängige, die erledigt werden sollten, sobald Zeit für sie vorhanden ist.

Für zeitabhängige, nächste Schritte gibt es zwei mögliche Orte:

  • Im Kalender wird alles eingetragen, was ein Datum und eine Uhrzeit hat, also ein Termin ist. Dort wird ebenfalls eingetragen, was nicht zwingend mit einer bestimmten Uhrzeit verbunden ist, aber an einem bestimmten Tag erledigt werden sollte. Zusätzlich werden im Kalender zeitspezifische Informationen festgehalten: Urlaub der Kollegen, Geburtstage, etc.
  • Die Wiedervorlage ist ein System aus 43 Ordnern (43 folders im Englischen): 31 Ordner für die Tage, 12 Ordner für die Monate. Hier wird alles abgelegt, was zu einem bestimmten Tag wichtig ist, z.B. die Konzertkarten, eine Erinnerung für das monatliche Gesamtbackup, etc.

Für zeitunabhängige, nächste Schritte gibt es eine oder mehrere Listen. Wenn der Umfang der nächsten Schritte nicht über 20 oder 30 hinausgeht, reicht eine Liste. Die meisten von uns werden aber deutlich mehr Punkte auf der Liste haben. Da ist es hilfreich, die Liste nach Kategorien einzuteilen.

David Allen spricht sich massiv gegen die tägliche To-Do-Liste aus, da sie aus seiner Sicht im Alltag nicht funktionieren. Unser Alltag ist viel zu hektisch und durchzogen von Unterbrechungen. Wir müssen ständig umdisponieren und neu planen. Dadurch schleppen wir in der Regel die meisten To-Dos von Tag zu Tag, was frustrierend sein kann. Deswegen empfiehlt er nur die Dinge in den Kalender einzutragen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Alles andere wird statt in einer täglichen To-Do-Liste in der Liste mit den nächsten Schritten festgehalten. So kann man jederzeit schauen, welche Aufgabe jetzt passen würde und muss nicht ständig die To-Do-Liste umschreiben.

Sonstige Informationen

Habe ich etwas in einem Eingangskorb erfasst, mit dem ich keinen nächsten Schritt verknüpfen kann, gibt es zwei Möglichkeiten:

     

  1. Wegschmeißen. Der Punkt sollte relativ klar sein. Alles, was jetzt und in Zukunft keiner Handlung bedarf und was unnütze Information ist, kommt direkt in ?Ablage rund.?
  2. Ablegen oder Zurückstellen. Alles, was mir zu einem späteren Zeitpunkt nützlich sein kann, fällt in einer der folgenden drei Kategorien bzw. Ablagen:

     

       

    1. Irgendwann/Vielleicht-Liste. Diese Liste enthält alles, was man gerne mal machen würde, wofür aber die Zeit noch nicht gekommen ist bzw. wofür man noch keinen Zeitpunkt gefunden hat. David Allen bezeichnet diese Liste als Parkplatz für Projekte, die noch nicht begonnen haben. Wichtig ist dabei auch hier, dass man die Liste regelmäßig durchsieht und Einträge gegebenenfalls vom inaktiven in den aktiven Zustand versetzt, wenn es soweit ist. Auf dieser Liste kann man auch Kategorien wie ?Musik, die ich hören will,? ?Bücher, die ich lesen will,? ?Orte, die ich besuchen will? und ?Unternehmungen, die ich mit meinen Kids machen will? einführen, um Ideen und Tipps festzuhalten.
    2. Wiedervorlage. Wie oben bereits erwähnt, dient die Wiedervorlage als Ablage für alles, was man zu einem späteren Zeitpunkt braucht. Das kann z.B. ein Flyer mit Informationen zum Kartenverkauf für ein Konzert sein, der erst zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt etc.
    3. Archiv. Alles andere wird im Archiv abgelegt. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

       

         

      1. Spezifische Archive. Manche Informationen wird man gemeinsam an einem separierten Ort ablegen wollen, z.B. Rechnungen oder wichtige Unterlagen.
      2. Allgemeines Archiv. Alles, was an keinem anderen Ort einen Platz gefunden hat, wandert in die allgemeine Ablage. Von der Bedienungsanleitung bis zu Fremdwährungen aus dem letzten Urlaub.

Um es noch einmal zu betonen: Dieser Artikel hat nur eine erste Übersicht über das GTD-Organisationssystem gegeben. Im Verlauf dieser Serie werden wir uns jeden einzelnen Punkt in diesem System genau betrachten und Implementierungstipps geben.

Im nächsten Artikel der Serie geht es aber erstmal mit Schritt 4 des GTD-Prozesses weiter, dem Durchsehen.

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