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16.10.13Leser-Kommentare

Gute Stellvertretung: Nach den Ferien wieder voll durchstarten

Übliches Szenario nach den Ferien: Ein voller Posteingang, verpasste Updates aus den Fachgruppen, News aus eigenen Projekten, neue Aufgaben auf dem Tisch. Keine Zeit, um produktiv loslegen zu können, weil der Überblick fehlt. Eine gut organisierte Stellvertretung wirkt hier Wunder.

H. Michael Arrighi bei flickr.com (CC BY 2.0)Meine zwei Wochen Ferien sind vorbei und das Büro ruft wieder. Oft sind die ersten Tage nach der Rückkehr geprägt vom Nachholen von verpassten Informationen. Eher unproduktive Arbeit. Die folgenden Massnahmen zusammen mit meiner Stellvertreterin ermöglichten mir diesmal einen produktiven Start nach den Ferien.

Übergabetermin und -dokument vorbereiten

Damit ich die Ferien entspannt angehen kann, plane ich am Tag davor eine Stunde (oder mehr) für die Übergabe an meine Stellvertreterin ein.

Dafür habe ich ein Dokument mit allen wichtigen offenen Punkten und Projektschritten vorbereitet. Das Dokument beantwortet diese Fragen:

  • Wo erwarte ich noch Rückmeldung?
  • Was muss in Auftrag gegeben werden?
  • Wo sind die Informationen abgelegt (Link direkt zum Dokument!)?
  • Wie lauten die Passwörter zu den notwendigen Diensten?
  • Wie lauten die Namen und Telefonnummern aller Ansprechpartner?

Dieses Dokument alleine müsste meiner Stellvertretung genügen, um während meiner Abwesenheit alles zu verstehen und regeln zu können.

Outlook-Berechtigung erteilen

Je länger die Ferien gedauert haben, desto voller ist der E-Mail-Posteingang. Darin sammeln sich schon in wenigen Tagen Newsletter, Zahlungsläufe, Kalendereinladungen und Meldungen aus Projekten an.

Es ist daher unerlässlich, während den Ferien der Stellvertretung Zugriff auf die E-Mails zu geben.

Meine Stellvertreterin hat hier ganze Arbeit geleistet: Bei meiner Rückkehr hatte ich nur 9 ungelesene E-Mails. Stellt Euch mal vor, wie sich das angefühlt hätte, wenn 150 neue E-Mails auf mich gewartet hätten! Alle Mails, die mein Handeln erforderten, waren bereits blau markiert. Etliche Mails konnte sie selbst beantworten, da mein Dokument ihr geholfen hat. Newsletter und Info-Mails waren in einen Ordner "Info" verschoben. So wusste ich, was zweitrangige Information ist.

Ausserdem war der Posteingang an jener Stelle geöffnet, die mein letzter Arbeitstag vor den Ferien war. Die beiden Ferienwochen waren ungeöffnet. Super für das Auge.

Posteingang nach den Ferien

Übergabetermin bei Rückkehr

Die gleiche Wirkung wie der Übergabetermin vor den Ferien hat jener nach den Ferien. Da werden noch offene Fragen, neuste Begebenheiten und offene Aufträge besprochen.

Ich habe meine Schritte in drei Checklisten zusammengefasst:

Checkliste vor den Ferien

  • Übergabedokument erstellen (mit den Infos wie oben)
  • E-Mail-Abwesenheitsmeldung mit Kontaktangaben der Stellvertretung
  • Telefon umleiten
  • Berechtigungen erteilen: E-Mail, SAP, andere Systeme

Checkliste für die Stellvertretung (während Abwesenheit)

  • Mails so weit möglich beantworten
  • Mails gruppieren nach: "offen/zu beantworten" und "Updates"
  • Kalenderanfragen unbeantwortet lassen, aber farblich hervorheben (Kategorie).
  • Neue Aufgaben in einem Dokument erfassen

Checkliste nach den Ferien

  • Übergabetermin / Briefing

Mit welchen Tricks erleichtert Ihr Euch selbst bzw. Euren Teamkollegen den Start nach den Ferien?

 

Bild: H. Michael Arrighi bei flickr.com (CC BY 2.0)

Kommentare

  • B. Joschko

    16.10.13 (10:14:15)

    Ich gehe schon seit einiger Zeit so vor und kann die Empfehlung nur so weitergeben. Wichtig ist mit der Erstellung des Übergabeprotokolls bereits einige Tage vorher zu beginnen. Immer wenn ich eine Sache bearbeite und denke, dass sich dies vorm Urlaub nicht mehr klären oder erledigen wird, kommt ein entsprechender Eintrag ins Protokoll. So habe ich am letzten Tag alles parat und die Wahrscheinlichkeit, etwas zu vergessen, ist gering. Oftmals ist der letzte Tag vor dem Urlaub recht stressig. Da wäre es "gefährlich", würde man da erst mit den Notizen beginnen.

  • Gino Brenni

    16.10.13 (11:49:38)

    Danke für diese Ergänzung. Das ist natürlich essentiell, dass am Übergabetermin auch wirklich alle noch offenen Punkte zur Sprache kommen.

  • Daniela Scholl

    28.11.13 (12:15:25)

    Das sind wertvolle Tipps, die sich allerdings nur organisieren lassen, wenn es einen Stellvertreter gibt. Meine Erfahrung in 12 Jahren Großunternehmen war leider, dass jeder für seinen Job alleine verantwortlich war und im Notfall halt per Handy aus dem Urlaub dringende Angelegenheiten regeln musste. Oder sich via Blackberry selbst auf dem Laufenden halten sollte. Ein Grund, warum ich heute nicht mehr dort bin. Und ich freue mich, wenn andere Unternehmen hier mit einer Stellvertreterregelung agieren.

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