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27.05.08

GTD-Tools (IV): Things

ThingsSeit einem halben Jahr macht ein neues Tool Furore unter GTD-Fans: Things für Mac OS X, das sich perfekt in die Apple-Umgebung einfügt. Wir haben die Alpha-Version getestet.

Um sich im umkämpften Software-Markt zu behaupten, bieten viele Anwendungen eine Unmenge von Möglichkeiten, um jedes denkbare Bedürfnis abzudecken - oder versuchen, «Killer-Features» zu finden, die kein anderes Programm bietet. Leider bleibt in beiden Fällen oft die Bedienung und/oder Benutzeroberfläche auf der Strecke.

Things geht einen anderen Weg: Es bietet alle Grundfunktionen, die man erwartet, um seine Aufgaben effizient zu verwalten, und verpackt das Ganze in eine sehr einfache und ansprechende Oberfläche. Andere Programme bieten zweifellos mehr Features, aber es gibt auf dem Markt wohl kaum eine andere Aufgabenverwaltung, die den Spagat zwischen Umfang und Einfachheit so gut schafft wie Things.

Das macht nicht nur die Beliebtheit der Software aus, sondern auch einen Testbericht schwierig: Neues zu beschreiben gibt es nicht, da Things eigentlich genau und ausschließlich das bietet, was man erwartet. Es gibt keine Killer-Features. Things lehnt sich an Getting Things Done an, lässt aber genug Freiheiten, falls man GTD nicht kennt oder nicht umsetzen will.

Die Benutzeroberfläche von Things

Die Benutzeroberfläche von Things - anklicken für größeres Bild

Things präsentiert sich in einer eleganten, schlichten Oberfläche: Links in der Seitenleiste befinden sich die Punkte «Collect», «Focus» und «Organize» (Update: Seit einer neueren Version des Programms heißen diese Punkte «Erfassen», «Fokussieren», «Aktive Projekte» und «Bereiche» - für die beiden letzteren wurde das frühere «Organize» aufgeteilt. Auch die restlichen Begriffe im Folgenden sind mittlerweile in Deutsch verfügbar.)

  • Collect: Der einzige Punkt unter «Collect» ist die Inbox. Mit Ctrl-Alt-Leertaste öffnet sich mac-weit ein kleines Fenster (Quick Entry), in dem man eine neue Aufgabe inklusive Tags (Stichwörter), Notizen und Termin eintragen kann. So ist garantiert, dass man einen Einfall oder eine neue Aufgabe sehr schnell notieren kann, ohne die aktuelle Anwendung verlassen zu müssen. Standardmäßig landen diese Aufgaben in der Inbox, aber man kann bereits beim Quick Entry eine andere Liste als Ziel eingeben.

    Das Quick-Entry-Feld von Things

    Das Quick-Entry-Feld von Things - anklicken für größeres Bild

  • Focus: Hier stehen die vier Kategorien «Today», «Next», «Someday» und «Scheduled» zur Auswahl.

    Grundsätzlich werden die Aufgaben im «Next»-Ordner verwaltet. Das sind die nächsten Schritte in der GTD-Terminologie. Bei Bedarf kann man dann eine Aufgabe auf «Today» ziehen und sich so beispielsweise die drei wichtigsten Aufgaben des Tages zurecht legen. Unter «Someday» kann man Aufgaben oder Ideen parken, die man irgendwann erledigen oder weiter verfolgen will.

    In «Scheduled» lassen sich Aufgaben lagern, die dann am Stichtag im «Today» auftauchen - geeignet für die Wiedervorlage oder regelmäßige Termine.

  • Organize: Hier stehen die «Projects» und «Areas». Things arbeitet mit Projekten, in denen jeweils der nächste Schritt eingetragen wird. Nächste Schritte müssen aber nicht zwangsläufig einem Projekt zugeordnet werden, sondern können einfach als «Next» gespeichert werden. Daneben bietet Things «Areas» an, was bei einigen Benutzern zu Verwirrung führt. «Areas» sind allgemeine Bereiche wie beispielsweise «Privat», «Arbeit», «Verein» usw. In der endgültigen Version werden sich die Areas besser von den Projekten abheben.

Damit bietet Things eine dreifache Hierarchie:

     

  1. Areas
  2. Projects, welche Teil einer Area sein können.
  3. Today-/Next-/Scheduled- oder Someday-Tasks , die Teil eines Projekte oder direkt einer Area sein können, aber nicht müssen.

Zusätzlich lassen sich Aufgaben mit Schlagwörtern, eben den Tags, versehen. Das geht entweder via Drag & Drop oder per Tastaturkürzel. Jede Aufgabe kann beliebig viele Tags haben. Anschließend lassen sich die Aufgaben nach Tags filtern, so dass man Kontextlisten (z.B. Einkäufe Innenstadt, Telefonate, Büro etc.) bilden kann.

Das sind bereits die Hauptfunktionen von Things. Things bietet damit alles an, was andere Programme auch können. Wieso sollte also jemand Things benutzen? Da gibt es mehrere Gründe:

     

  1. Simple Oberfläche und Bedienung: Things kommt sehr schlicht daher. Sicher, es gibt noch einfachere Aufgabenverwaltungen, die aber oft doch eine Spur zu simpel sind. Things hingegen bietet ausreichend viele Features, ohne auf eine einfache, saubere, übersichtliche Oberfläche zu verzichten.
  2. Integration ins System: Wie oftmals üblich bei reiner Mac-Software schmiegt sich Things perfekt an Mac OS X an. Neben dem Quick Entry, der sich von überall her aufrufen lässt, kann man Aufgaben problemlos und automatisch mit iCal synchronisieren. Und von da aus lassen sich die Aufgaben auf ein Handy oder PDA laden.
  3. Kaum vorgegebene Struktur: In Things lässt sich der GTD-Workflow komplett umsetzen, aber es zwingt dem Benutzer diesen Workflow nicht auf. Wer will, kann ausschließlich mit den nächsten Schritten in «Next» und entsprechenden Tags arbeiten. Oder auf die «Areas» verzichten. Oder Projekte weg lassen. Alles ist möglich. Mit Hilfe der Tags kann man seine eigene Struktur bauen, da Tags beliebig erweiterbar sind.
  4. Offenes Format: Things speichert seine Daten im XML-Format. Somit sind die Daten mit jedem Browser lesbar und können prinzipiell auch in andere Anwendungen importiert werden. Und noch viel wichtiger: Selbst wenn es Things irgendwann nicht mehr geben sollte, sind die Daten nicht in einem proprietären Format eingeschlossen.

Das Programm hat bereits Furore im Web gemacht und schon jetzt viele Anhänger gewonnen. Vermutlich ist das Geheimnis von Things, dass es alle Features bietet, die man benötigt, und es dem - übrigens deutschen - Entwicklerteam gleichzeitig gelungen ist, die Oberfläche selbsterklärend, simpel und ansprechend zu gestalten. Es macht einfach Spaß, mit Things zu arbeiten. Dieser Faktor wird zu oft bei der Entwicklung von Soft- und Hardware unterschätzt. Things wirbt mit dem Satz «Task management has never been this easy» («Aufgabenverwaltung war nie so einfach»), und genau das ist das schlagende Argument für das Programm.

Things ist immer noch eine Alpha-Software (Update: Mittlerweile ist die reguläre Version 1.0 und auch die iPhone-Applikation erschienen), was bedeutet, dass man sich gut überlegen sollte, damit schon produktiv zu arbeiten. Ich selber hatte bislang keine Probleme, aber ein Fehler oder ein Datenverlust sind in einer Alpha-Version nie ausgeschlossen. Things bietet für diese Fälle schon jetzt einen Support: Neben dem Blog der Entwickler gibt es auf der Website ein Wiki sowie ein Forum.

Auch sind noch nicht alle Features eingebaut. Für den späten Juni 2008 ist etwa eine Version für das iPhone und den iPod touch geplant. Außerdem soll es eine Funktion geben, mit der man Aufgaben an Teammitglieder delegieren kann - dieses Feature ist bereits rudimentär eingebaut, ohne aber wirklich einen Nutzen zu bringen.

Things ist ausschließlich für Mac erhältlich (ab OS X 10.4.11) und im Alpha-Stadium kostenlos. Sobald die erste reguläre Version erscheint («im Frühling», also eigentlich spätestens im Juni), wird es 49 Dollar kosten. Für 39 Dollar kann es dann kaufen, wer bereits jetzt den Newsletter abonniert.

» Website und Download von Things

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