17.01.12 06:55, von Gregor Groß

Getting Things Done: Der Wochenrückblick (Teil 2)

«Learning is the main driver for productivity» meinte der finnische Twitter-Nutzer Esko Kilpi (Tweet). Der Wochenrückblick ist der Lernschritt in Getting Things Done: anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen.


Der Wochenrückblick: Gelegenheit zur ReflektionIm ersten Artikel habe ich über die Bedeutung des Wochenrückblicks geschrieben. Offen war noch, welche Punkte mein Wochenrückblick enthält: Was sind die wichtigsten Elemente des Wochenrückblickes?

Serientermin am Freitag Nachmittag


Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht: Mein Wochenrückblick in OmniFocus

Die Inhalte meines Wochenrückblicks


Ich habe mir meinen Wochenrückblick in 3 Kategorien unterteilt:

1. Werde frei - da wird alles Offene eingesammelt: Was liegt an Aufgaben und Erinnerungszetteln, an Briefen und anderem Zeugs auf meinem Schreibtisch herum? Was will ich weiter verfolgen, was kann ich wegschmeißen, weil bereits erledigt oder überholt? Sind in Outlook alle Posteingänge meiner verschiedenen Mail-Konten leer? Habe ich alle Ideen, die ich in der letzten Woche hatte, im Posteingang bei Omnifocus gesammelt?

2. Werde aktuell - da wird gecheckt, ob alle bereits eingegebenen Projekte voranschreiten: Ist mein Posteingang in Omnifocus mit Terminen versehen, falls nötig, und auf die verschiedenen Projekte verteilt? Sind die neuen Aufgaben richtig getaggt (z.B. mit dem Kürzel eines Kollegen, falls es eine delegierte Aufgabe ist)? Habe ich alle meine Projekte gecheckt, ob sie voranlaufen, ob alle Termine eingehalten werden? Dies lässt sich am besten auf dem iPad erledigen, weil Omnifocus da einfach eine bessere Bedienbarkeit zeigt.

Wichtig ist auch, mir den Kalender der nächsten zwei Wochen anzuschauen. Oft fällt mir dann auf, dass die nächsten zwei Wochen bereits voller Termine sind und deswegen weniger Zeit für die Abarbeitung der offenen To Dos bleibt. Das sagt mir also gleich, wie ehrgeizig ich die nächsten beiden Wochen verplanen kann.

Auch ganz wichtig: Prüfen, wie es um die Aufgaben steht, die in «wartet auf...» eingeordnet wurden. Da landen alle delegierten Aufgaben. Wenn Du Aufgaben delegierst, ist es immens wichtig, ihre Erledigung zu kontrollieren - sonst kann es sein, dass Du und Dein Kollege «vergessen», dass es diese Aufgabe gibt. Zu guter Letzt schaue ich mir dann noch in Outlook die beiden Postfächer TO DO und Next Action an, in denen ich verschiedene Mails sammle, um meinen Posteingang leer zu halten. Auch dort will ich sicherstellen, dass alles voran geht und nicht grundlos liegen bleibt.

3. Feier die Vergangenheit - da schaue ich mir an, was ich in der letzten Woche erledigt habe. Dafür gibt es in OmniFocus eine Ansicht für erledigte Projekte, die so eingestellt ist, dass die Projekte und Aufgaben der letzten vier Wochen angezeigt werden. Zum einen kann ich hier checken, ob irgendwas fälschlicherweise als erledigt gekennzeichnet wurde, zum anderen mich einfach daran berauschen, wie viel ich geschafft habe und wie viele Affen jetzt nicht mehr auf meiner Schulter hocken. Und genau darum geht's doch, oder?

Weitere Informationen und Erfahrungen


Gary Slinger hat sich vor einiger Zeit Gedanken darüber gemacht, was alles in einen Wochenrückblick gehört. Seine Sicht hat er in einer (englischsprachigen) Mindmap zusammengefasst, die man sich auf seinem Blog anschauen kann. Zen To Done ist eine deutschsprachige Google Group rund um die «minimalistische» Version des verbreiteten Produktivitätsansatzes Getting Things Done. Hier wird unter anderem der optimale Zeitpunkt für einen Wochenrückblick diskutiert.

» zum Teil 1 dieses Artikels

© 2015 förderland
  drucken
RSS Feed Beobachten

Kommentare: Getting Things Done: Der Wochenrückblick (Teil 2)

Diese Vorgehensweise finde ich echt klasse. Sie hilft, Disziplin zu wahren. Eigentlich leere ich meine Postfächer (physische und outlook) jeden Morgen, aber sobald etwas Stress aufkommt, gerät das System ins Stocken. Manchmal liegen die Fächer tagelang ohne Bearbeitung. Mit obigem System ist in Zukunft spätestens am Freitag einer Woche alles gesichtet und verteilt. Ansonsten klappt das ganz gut mit GTD, jeden Sonntag Abend plane ich die Woche mit Blick auf den Kalender und die anstehenden Termine. Jeden Abend prüfe ich, welche Aufgaben noch hängen und plane den Folgetag u.U. um. Bis dahin bin ich mit dem System echt zufrieden, es fehlt allerdings der längerfristige Überblick: Aufgaben können so durch dringendes verschoben werden bis im Schlimmstfall eine Frist versäumt ist. Mit Deiner Vorgehensweise hoffe ich, den Überblick zu behalten, damit nichts verloren geht. Vielen Dank dafür.

Diese Nachricht wurde von Michael am 01.02.12 (19:51:59) kommentiert.
Diesen Beitrag kommentieren:

Die Kommentare können nur zwischen 9 und 16 Uhr
freigeschaltet werden. Wir bitten um Verständnis.

Titel*

Name*

E-Mail*

(Wird nicht veröffentlicht!)

URL

Kommentar*

Um Spam zu vermeiden, lösen Sie bitte folgende Rechenaufgabe:

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer