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28.06.07Leser-Kommentare

Fürs Chaos optimiert

Wer seine Produktivitätsmethoden auf hektische Zeiten ausrichtet, hat gute Chancen, dass sie auf Dauer in der Realität funktionieren können.

arbeitChaos, das große Feindbild von uns Produktivitätsfreaks. Wir versuchen es mit allen Mitteln zu vermeiden. Dann kommt es doch, mal langsam und schleichend, mal überraschend und mit voller Wucht.

Und plötzlich haben wir alle Hacks, Tipps und Methoden vergessen und rennen ziellos umher wie ein Huhn ohne Kopf. Wir werden zur Feuerwehr, rennen von Brandherd zu Brandherd und löschen überall da, wo es gerade am nötigsten ist.

In solchen Zeiten kommt alles auf den Prüfstand, was wir uns als wunderbar hilfreich und produktivitätsfördernd in unserem Kopf ausgemalt haben. Deswegen sind solche Zeiten auch aus Produktivitätssicht sehr hilfreich, weil sie uns helfen, das wirklich nützliche vom vermeintlich hilfreichen zu trennen.

 

Plötzliche Veränderungen

Ich stecke gerade in so einer Situation. Vor einem Monat kam die Anfrage einer Agentur. Vier Wochen später beende ich meine Arbeit als freier Konzepter und wechsle in eine Festanstellung.

Mein Kopf schwirrt mit Gedanken, Planungen und Organisationen. Dinge bleiben liegen (wie man auch hier sehen konnte), andere werden abgesagt oder schlampig erledigt. Mir wurde schnell klar, wo die Stärken und die Schwächen meines Systems liegen.

Der falsche Traum

In den vergangenen Wochen ist mir aufgefallen, dass wir mit all den Systemen a la Getting Things Done (GTD) usw. immer versuchen, auf den idealen Produktivitätszustand hinzuarbeiten. Wir malen uns aus, dass wir in Zukunft irgendwann auf dem Level der totalen Produktivität ankommen werden. Wenn mal alles perfekt implementiert, durchorganisiert und geregelt ist, dann werden wir das Produktivitätsnirvana erreicht haben. Ein wunderschöner Traum.

Ich glaube, der Ansatz ist falsch und deswegen scheitern wir auch ständig. Dieser Idealzustand lässt sich nicht erreichen, weil unser Leben viel zu komplex und ständig in Bewegung ist. Ich kann meine E-Mail-Kommunikation perfekt in den Griff bekommen und plötzlich kommt die große Anfrage per IM herein, wofür ich kein System habe. Was nun?

Meine These: Wir sollten unsere Systeme, Konzepte, Tricks und Hacks nicht für den Idealzustand sondern für das Chaos optimieren.

GTD im Chaos

Diese These hat sich bei mir entwickelt, seitdem ich mich so ausführlich wie noch nie mit GTD beschäftige. Aus meiner Sicht wird GTD häufig als System missverstanden, das für den Idealzustand geschaffen wurde. Leute scheitern dann in der Regel mit ihrer GTD-Implementierung, wenn das erste Mal das Chaos ausbricht.

Dabei lässt sich bei David Allen gerade in seinen Interviews immer wieder heraushören, dass es ihm nicht um die perfekte Implementierung sondern um die ständige Adaption auf die aktuelle Situation geht.

Ich habe dazu schon mal im Zusammenhang mit der Wöchentlichen Durchsicht geschrieben. Diese wurde von Allen vor allem eingeführt, weil er weiß, dass man in einem hektischen Alltag nicht immer Herr der Lage bleiben kann. Deswegen empfiehlt er einen festen, wöchentlichen Termin, an dem man sich wieder den Überblick verschafft.

Tipps fürs Chaos

Hier sind einige Tipps, wie man seine Produktivität im Hinblick auf das Chaos optimieren kann:

  • Frag dich bei jedem Hack oder Trick, den du ausprobierst, ob du ihn auch unter Stress noch anwenden würdest. Hilft er dir der Trick unter Stress produktiv zu bleiben? Würdest du das Programm auch noch nutzen, wenn du keine Zeit hast?
  • Trainiere deine Prozesse, bis du sie beherrschst, ohne über sie nachzudenken. Nur so kannst du sie in Stresszeiten anwenden, ohne noch mehr Stress zu produzieren.
  • Wenn du durch eine Chaoszeit gegangen bist, schaue bewusst zurück und analysiere, welche Dinge funktioniert und welche versagt haben oder liegen geblieben sind. Daraus lässt sich viel ableiten, mit dem man Dinge in Zukunft bewerten kann. Auch lässt sich so bestimmten, wo man noch Bedarf zur Optimierung hat.

Man könnte zusammenfassend sagen, dass es beim Thema Produktivität unter anderem darum geht, auf Krisen vorbereitet zu sein. Wer einen Plan hat, was zu tun ist, wenn die Zeit knapp wird und die Ressourcen eng, kann schneller, gezielter und besser reagieren.

Nun seid ihr dran: Wie geht ihr mit chaotischen Zeiten um? Welche Methoden und Tricks haben sich für euch bewährt, um das Chaos zu überstehen?

Kommentare

  • Martin

    28.06.07 (17:15:33)

    Guter Artikel, Johannes. Ich für mich muss ehrlich sagen, dass ich bisher sehr wenige Strategien für das Chaos habe, weil ich Chaos nicht als solches warnehme. Keine Ahnung warum das so ist. Auf der anderen Seite kenne ich solche Situationen aus der Arbeit mit Kinder allzu gut. Des öfteren bin ich von 40 Kindern umgeben, von welchen standartmäßig 3 Kinder etwas von mir wollen. Je öfter ich solchen Situationen ausgesetzt bin, um so mehr erhöht sich mein Adrinalinspiegel und ich lerne in Milisekunden abzuwägen, was nun gerade dringend ist und was nicht. Den positiven Effekt davon spüre ich besonders dann, wenn ich nur mit 20 oder 10 Kindern Zeit verbringe, denn auch diese Zeit wird von den heftigen "chaosartigen" Zeiten beiinflusst. Das hängt natürlich sehr von mir selbst ab. Gehe ich innerlich runter und genieße eine Auszeit oder lasse ich bewusst das Tempo stehen und kann somit viel mehr Kindern in kürzerer Zeit das geben, was sie brauchen. Da ich mit Kindern arbeite, variiert das natürlich sehr. Dennoch bemerke ich, dass ich gefasster und entspannter in "Krisensituationen" bin, seitdem ich mich bewusst auf dieselben einlasse.

  • Florian Steglich

    29.06.07 (09:35:52)

    Tja, Tatsache. Für die geregelten Bahnen funktionieren so wunderschöne Tricks wie die 2-Minuten-Regel etcetera. Wenn aber "das Chaos" kommt, laufe ich zwar nicht herum wie ein Huhn ohne Kopf (hast Du ein Video davon, Johannes? :)), aber ich fahre all die Hacks doch auf ein sehr niedriges Level runter: Ein Zettel, um anfallendes rasch Zeug zu notieren; das Löschen von Spam-Mails; leere Wasserflaschen vom Schreibtisch entfernen. Sowas geht dann noch. Alles andere hat sich dem Chaos unterzuordnen :) Funktioniert aber auch, "darauf einlassen" trifft es ganz gut, Martin.

  • Rafa

    03.07.07 (07:16:56)

    Also ich denke auch, dass ein "Herunterfahren" des täglichen Organisationsaufwands Abhilfe leistet. Wenn Stress und Chaos am Start ist, dann ist es halt so. Einige Sachen müssen dann nachgeholt werden, andere werden wegfallen. That's life.

  • Sebastian

    06.07.07 (18:02:19)

    Hast mit vielem Recht. Mir hilft immer, einfach 10 Minuten dran zu hängen, und Schreibtisch, Gedanken und alles andere zu ordnen, um am nächsten Tag einen Tick relaxter wieder ins Chaos einzutauchen.

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