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07.02.14

Produktivität ganz persönlich: «3 Stunden zuhause sind wie 6 Stunden Büro»

Unser aktueller Interviewpartner Fabian Lutz arbeitet seit 15 Jahren in einer internationalen Firma als Head of IT. Als solcher ist er verantwortlich für rund 800 User. Was seine Arbeit mit der eines Feuerwehrmanns zu tun hat, verrät er uns im Interview.

Fabian LutzWodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?

Fabian Lutz: Feuerwehr! Hohe Alarmbereitschaft, aber sonst geordneter Tag. Der Tag lässt sich aber weder auf die Minute noch auf 4 Stunden genau planen. Ausser Meetings ist nichts fest eingeplant. Deadlines sind in der Taskliste vermerkt. Habe ich viele Deadlines innert kürzester Zeit, wird der Terminkalender für Meetings gesperrt. Alle  Benachrichtigungen bis auf SMS (Alarmierung bei Ausfällen) sind ausgeschaltet.

Was tust Du als Erstes, wenn Du Deinen Arbeitstag - zuhause oder im Büro - startest?

Zuhause schaue ich während maximal 1 Minute die E-Mail-Headers durch, um zu erkennen, wie der Tag wird: Startet er wie geplant oder brennt es schon?

Im Büro starte ich damit, die E-Mails abzuarbeiten:

     

  1. Was innert 30 Sekunden beantwortet werden kann: beantworten
  2. Was nicht beantwortet oder erledigt werden kann, an asana.com weiterleiten
  3. Was übrig bleibt sind Informationen über laufende Projekte, die jetzt (heute) bearbeitet werden (ca. 5 E-Mails)

Wie - durch welche Tools und Methoden - steigerst Du Deine Produktivität?

Mein Haupttool ist asana.com, der Dreh- und Angelpunkt für alle Art von Tasks und offene E-Mails. 1mal pro Tag wird sortiert und terminiert. 2-4mal pro Tag werden Tasks abgearbeitet, meistens themenbezogen. asana.com verwende ich auch gemeinsam mit anderen Mitarbeitenden und Externen als Projekt-Taskliste.

Der Arbeitsplatz von Fabian Lutz Der Arbeitsplatz von Fabian Lutz

 

Wo arbeitest Du am produktivsten?

Im Büro von 7:30 bis 8.30 und von 12:00 bis 13:30, zuhause von 21:00 bis 24:00. 3 Stunden zuhause sind wie 6 Stunden Büro!

Was tust Du, wenn Deine Produktivität nachlässt?

Den Arbeitsplatz verlassen, was anderes tun, no-brainer Arbeit erledigen (leichte Tasks), ins Bett gehen.

Wie viele Stunden schläfst Du pro Nacht?

Je nach Situation und Projekt: 4-7 Stunden

Was hältst Du von Inbox Zero?

Bei mir sind maximal 5 E-Mails ungelesen (siehe erste Frage). Es werden grundsätzlich keine E-Mails gelöscht, denn die Inbox ist meine Wissensdatenbank. Dank Microsofts Outlook-integrierter Suchmaschine finde ich alles innerhalb von Sekunden. Bei über 10'000 E-Mails pro Jahr (ohne System und Lognachrichten) bleibt fast keine Zeit für eine geordnete Ablage. Jeden Monat wird die in Outlook integrierte Aufräumfunktion verwendet, diese räumt Nachrichten auf. Zusätzlich verwende ich Regeln, um Nachrichten zu kategorisieren (nach Projekt) oder zu löschen.

Was Dir sonst noch zum Thema Produktivität einfällt

Mit Reden und laut Klatschen kommt die Glocke auch nicht in den Kirchenturm!

 

Und welche Produktivitätstipps habt Ihr für uns? Hier geht es zum Online-Fragebogen.

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