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30.04.14

E-Mail-Management: Wer für Inbox Zero kämpfen muss, sollte es aufgeben

Ein leerer Posteingang klingt in der Theorie für viele Menschen attraktiv. Doch in der Praxis scheinen nur bestimmte Nutzer damit Erfolg zu haben. Es muss sich um eine Persönlichkeitsfrage handeln.

Das Thema Inbox Zero zieht sich wie ein roter Faden durch die imgriff.com-Berichterstattung der vergangenen Jahre. Kein Wunder, stellen sich doch Millionen Menschen jeden Tag die Frage, wie sie ihren E-Mail-Berg besser und mit weniger Zeitaufwand bearbeiten können. Das Inbox-Zero-Prinzip, durch regelmäßiges und aktives »Säubern« des Posteingangs gar nicht erst zuzulassen, dass ein solcher Berg entsteht, hat sich zumindest für einige »Informationsarbeiter« als ideale Lösung herausgestellt.

Ich praktizierte bereits Inbox Zero, da hatte ich den Begriff noch nie gehört. Ganz automatisch ging ich in meinen frühen Internet-Jahren dazu über, eingehende Mails umgehend zu prozessieren, also direkt zu beantworten, sofort zu löschen oder in einen ToDo-Ordner für einen genaueren späteren Blick zu verfrachten. Doch obwohl ich viele Menschen kenne, die auch nach vielen Jahren ähnlich positiv über die Effekte von Inbox Zero berichten, existieren ebenso zahlreiche Kritiker. 

Bei uns beschrieb einst Peter Giesecke, wieso Inbox Zero ihn oft zu viel Zeit kostet. Der Schweizer Politiker Christian Wasserfallen erklärte im vergangenen Jahr, eine leere Inbox sei eine Utopie . Auch sonst wimmelt es im Netz von Artikeln, die Inbox Zero zum Mythos erklären, die damit verbundene Zeitverschwendung anprangern oder versuchen, Anhänger des Systems zu mehr Gelassenheit im Umgang mit eingehenden E-Mails zu animieren.

Meiner Meinung nach irren sich sowohl die quasi-religiösen Verfechter von Inbox Zero in ihrer Annahme, es handle sich um die ultimative Universallösung, als auch die Skeptiker, die pauschal behaupten, Inbox Zero hätte mehr Nachteile als Vorteile oder würde überhaupt nicht die gewünschten Effekte bringen. Richtig ist: Inbox Zero funktioniert - für bestimmte Menschen: diejenigen Personen nämlich, die einen Kick im Belohnungszentrum des Gehirns verspüren, wenn in ihrem Posteingang eine Null steht.

Dieses dabei erlebte Gefühl der Genugtuung ist für diese Menschen derart erstrebenswert, dass ihnen der Weg dorthin weitaus weniger aufwändig erscheint als anderen Personen, auf deren Wohlbefinden ein vollständig aufgeräumter Posteingang keinen oder nur einen geringen Einfluss hat. Für letztere überwiegen bei den Versuchen, einen Inbox-Zero-Status zu erreichen, subjektiv die Nachteile wie ständige Ablenkung von der Arbeit, verschwendete Zeit und so weiter.

Ernstzunehmende wissenschaftliche Erkenntnisse zum Thema Inbox Zero sind dünn gesät, weshalb ich an dieser Stelle nur mit persönlichen Beobachtungen aufwarten kann. Letztlich sprechen aber die Tatsachen eine klare Sprache: Viele Leute schaffen es trotz intensiver Anstrengungen nicht, Inbox Zero erfolgreich in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Andere dagegen schwören seit Jahren darauf und zeigen sich glücklich mit dem Verfahren.

Daraus ergibt sich eine eindeutige Schlussfolgerung: Wer die Persönlichkeit für Inbox Zero hat, wird irgendwann ziemlich automatisch bei diesem System landen. Wer sich aber verbiegen und massive Selbstdisziplin aufbringen muss, um einmal zur Null-Inbox zu kommen, und wer danach sofort wieder in alte Muster verfällt, der sollte den Kampf für Inbox Zero lieber aufgeben.

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