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30.04.14Leser-Kommentare

E-Mail-Management: Wer für Inbox Zero kämpfen muss, sollte es aufgeben

Ein leerer Posteingang klingt in der Theorie für viele Menschen attraktiv. Doch in der Praxis scheinen nur bestimmte Nutzer damit Erfolg zu haben. Es muss sich um eine Persönlichkeitsfrage handeln.

Das Thema Inbox Zero zieht sich wie ein roter Faden durch die imgriff.com-Berichterstattung der vergangenen Jahre. Kein Wunder, stellen sich doch Millionen Menschen jeden Tag die Frage, wie sie ihren E-Mail-Berg besser und mit weniger Zeitaufwand bearbeiten können. Das Inbox-Zero-Prinzip, durch regelmäßiges und aktives »Säubern« des Posteingangs gar nicht erst zuzulassen, dass ein solcher Berg entsteht, hat sich zumindest für einige »Informationsarbeiter« als ideale Lösung herausgestellt.

Ich praktizierte bereits Inbox Zero, da hatte ich den Begriff noch nie gehört. Ganz automatisch ging ich in meinen frühen Internet-Jahren dazu über, eingehende Mails umgehend zu prozessieren, also direkt zu beantworten, sofort zu löschen oder in einen ToDo-Ordner für einen genaueren späteren Blick zu verfrachten. Doch obwohl ich viele Menschen kenne, die auch nach vielen Jahren ähnlich positiv über die Effekte von Inbox Zero berichten, existieren ebenso zahlreiche Kritiker. 

Bei uns beschrieb einst Peter Giesecke, wieso Inbox Zero ihn oft zu viel Zeit kostet. Der Schweizer Politiker Christian Wasserfallen erklärte im vergangenen Jahr, eine leere Inbox sei eine Utopie . Auch sonst wimmelt es im Netz von Artikeln, die Inbox Zero zum Mythos erklären, die damit verbundene Zeitverschwendung anprangern oder versuchen, Anhänger des Systems zu mehr Gelassenheit im Umgang mit eingehenden E-Mails zu animieren.

Meiner Meinung nach irren sich sowohl die quasi-religiösen Verfechter von Inbox Zero in ihrer Annahme, es handle sich um die ultimative Universallösung, als auch die Skeptiker, die pauschal behaupten, Inbox Zero hätte mehr Nachteile als Vorteile oder würde überhaupt nicht die gewünschten Effekte bringen. Richtig ist: Inbox Zero funktioniert - für bestimmte Menschen: diejenigen Personen nämlich, die einen Kick im Belohnungszentrum des Gehirns verspüren, wenn in ihrem Posteingang eine Null steht.

Dieses dabei erlebte Gefühl der Genugtuung ist für diese Menschen derart erstrebenswert, dass ihnen der Weg dorthin weitaus weniger aufwändig erscheint als anderen Personen, auf deren Wohlbefinden ein vollständig aufgeräumter Posteingang keinen oder nur einen geringen Einfluss hat. Für letztere überwiegen bei den Versuchen, einen Inbox-Zero-Status zu erreichen, subjektiv die Nachteile wie ständige Ablenkung von der Arbeit, verschwendete Zeit und so weiter.

Ernstzunehmende wissenschaftliche Erkenntnisse zum Thema Inbox Zero sind dünn gesät, weshalb ich an dieser Stelle nur mit persönlichen Beobachtungen aufwarten kann. Letztlich sprechen aber die Tatsachen eine klare Sprache: Viele Leute schaffen es trotz intensiver Anstrengungen nicht, Inbox Zero erfolgreich in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Andere dagegen schwören seit Jahren darauf und zeigen sich glücklich mit dem Verfahren.

Daraus ergibt sich eine eindeutige Schlussfolgerung: Wer die Persönlichkeit für Inbox Zero hat, wird irgendwann ziemlich automatisch bei diesem System landen. Wer sich aber verbiegen und massive Selbstdisziplin aufbringen muss, um einmal zur Null-Inbox zu kommen, und wer danach sofort wieder in alte Muster verfällt, der sollte den Kampf für Inbox Zero lieber aufgeben.

Kommentare

  • Christian

    30.04.14 (11:47:14)

    ...ich denke auch, dass es stark davon abhängt, ob das Verfahren zu einem passt. Bei mir selbst kam der Umbruch vor einem Jahr. Irgendwie entglitten Verpflichtungen, trotz guter Orga. Eine Baustelle waren Mails. Mit GTD als neue "(Lebens-)Philosophie" kam inbox zero in mein Leben und es funktioniert. Jetzt habe ich sogar noch mehr zu tun, aber mein System ist robust und flexibel genug, sodass alles einfacher funktioniert. Neben der Persönlichkeit ist der Kontext entscheidet, jedes Verfahren wird mit neuem und mehr Input auf die Probe gestellt. Wer ohne inbox zero "alles im Griff" hat, fährt vielleicht noch nicht schnell genug, oder hat sein System gefunden. Das kann nur die Person selbst entscheiden.

  • Gregor Gross

    30.04.14 (15:57:43)

    Ich nutze das TTL-System aus einem der Productive-Hefte seit einem Jahr und es klappt locker. Aus meiner ganzen Zeit als Imgriff-Autor war das eins von vielleicht fünf Dingen, die ich gestestet habe und die wirklich funzen.

  • markus

    30.04.14 (18:52:50)

    nicht notwendigerweise Frage der Persönlichkeit, auch eine der Technik (im Sinne von Tools wie Gmail und Techniken wie mit Filtern vorsortieren oder der 2-Min-Regel). Ich hab die erwähnten Kritiken nicht gelesen, aber wer damit Zeit verschwendet, der macht einfach etwas falsch. Andererseits ist es als Technik ja primär für die Persönlichkeitstypen wertvoll, die sich i.G.z. dir nicht ohnehin damit leicht tun oder die die nötige Selbstdisziplin für eine volle Inbox haben. In diesem Sinne würde ich vor der Resignation nochmal eine Evaluation des eigenen 'Prozesses' in Betracht ziehen - vielleicht macht man sich ja das Leben ja nur unnötigerweise selbst schwer.

  • Katharina

    01.05.14 (14:53:28)

    Ich finde auch, dass es eine Frage der Technik ist. Und der Definition. Und der Ausgangssituation. Ich bin die meiste Zeit am Schreibtisch, habe wenig Meetings, aber viele Anrufe und Anliegen von direkten Kollegen. Ein Großteil der Aufgaben entsteht/kommt über Emails. Es ist nur ein geringer Prozentsatz ultradringender Emails, aber sehr viele Nachfragen, wo die Person erst dann an MEINEM Thema weiterarbeitet, wenn ich antworte. Und es gibt viele Emails mit "Ausuferpotential", d.h. ein harmlos erscheinende Email (nur im System eine Info nachschauen) entpuppt sich als größere Aufgabe (oh, da wurde was völlig falsch eingerichtet im System). Meine Lösung um in dem Taubenschlag zu fokusieren: Ich habe die Inbox in mehrere Ordner aufgeteilt: Inbox ankommend Inbox sortieren Inbox bearbeiten (plus Unterordner Inbox jetzt bearbeiten) Andere Ordner (größere Aufgaben, delegiert, wartet auf etc) - Einen Ordner "Inbox ankommend", in den ich die tatsächlich neu ankommenden Emails weiterleitete. In diesem Ordner selbst werden keine Emails bearbeitet. Für neue Nachrichten sind alle Benachrichtigungen abgestellt und der Ordner ist in einem Unterunterordner versteckt, so dass neue Emails nicht gleich auffallen (Sonderregel für seltene Emails mit hoher Prio). - Einen Ordner "Inbox sortieren", in den ich ca. ein Dutzend Emails aus der Inbox verschiebe und für jede Email eine ENTSCHEIDUNG treffe (entweder in unter 1min zu beantworten oder in anderen Ordner verschieben (und ggf als Aufgabe notieren)). Das Dutzend Emails wird in einem Rutsch innerhalb weniger Minuten begutachtet und verteilt und der Ordner ist danach wieder leer. Falls im Order "Inbox ankommend" noch Emails sind, kann das nächste Dutzend zum Sortieren geholt und bearbeitet werden oder es muß (bewußt) noch in "Inbox ankommend" warten. - Ordner "Inbox bearbeiten", in den dann die Emails/Aufgaben hinsortiert wurden, die in 2-15min zu bearbeiten sind und die ich in 30-60min-Blöcken am Stück bearbeite. Für den Bearbeitungsblock gibt es einen Unterordner "Inbox jetzt bearbeiten". Je nach verfügbarer Blockzeit kommt dorthinein ein kleineres oder größeres Häufchen Emails und das wird dann auch beharrlich abgearbeitet, bis der Ordner wieder leer ist. Gerade nach Unterbrechungen ist es hilfreich zu wissen, dass ich vorher gerade im "Inbox jetzt bearbeiten"-Block war und ich mache direkt in dem Ordner weiter. - Mehrere weitere Ordner für Emails, die größere Aufgaben repräsentieren, für delegiert, für wartet auf etc. Sie dienen aber praktisch nur noch als schnell wiederfindbares Referenzmaterial und werden anderweitig organisiert. Mit dieser Methode leere ich im Laufe eines Tages immer wieder Inbox-Ordner bis auf "Zero". Wenn ich aktiv Emails in "Inbox sortieren" oder "Inbox jetzt bearbeiten" gepackt habe, dann bleibe ich solange darauf fokusiert (auch nach Unterbrechungen) bis der Ordner wieder ganz leer ist. In "Inbox ankommend" und "Inbox bearbeiten" können sich Emails sammeln, ohne dass es mich tangiert. Sie werden erst real, wenn sie als Paket zu mehreren in einen anderen Ordner verschoben werden und dadurch anfangen mit den ganzen anderen Aufgabenblöcken/-kategorien konkurrieren. Am Abend sind "Inbox ankommend", "Inbox sortieren" und "Inbox jetzt bearbeiten" normalerweise komplett leer. Und "Inbox bearbeiten" auch, außer es sind noch Emails im Wert von einem oder mehrere Email-Bearbeiten-Blöcken übrig. Gerade wenn es hektisch ist, wenn viele Anrufe und Kollegenanfragen und Kleinkram-Emails kommen, finde ich es nützlich, Emails nicht einzeln zu betrachten, sondern als überschaubares Aufgabenpacket. Sei es die Aufgabe Entscheiden (ein Dutzend Emails sortieren) oder Bearbeiten (ein halbes Dutzend mittelaufwendiger Emails en bloque bearbeiten).

  • Zeitmeister

    01.05.14 (20:56:38)

    Seit dem ich E-Mail verwende versuche ich alle Mails aus der Inbox zu entfernen. Das war bei mir schon immer so ganz automatisch. Ich kann es nicht leiden, wenn sich bereits gelesene E-Mails in der Inbox befinden. Die E-Mails werden bei mir einmal „angefasst“ und dann sind sie auch schon weg. Die Inbox dient bei mir als Verteiler. Ich bin auch keiner, der alle 5 Minuten die E-Mails checkt. Ich habe 2 Blöcke am Tag an dem ich die E-Mails bearbeite. Für meine Arbeitsweise hat sich dieses System bewährt und ich komme damit sehr gut zurecht.

  • Stephan

    21.06.14 (13:16:55)

    Die Schlussfolgerung klingt sehr vernünftig. Inbox Zero ist ja auch weniger ein System dass jemand erfunden hätte sondern wie der Autor schon sagt ein relativ naheliegendes Konzept das für manche taugt für andere halt nicht. Ich hab mal ein paar Monate über ein Mail-Startup nachgedacht und das Resultat der Recherche war übrigens dass User extrem unterschiedlich mit ihren Mails umgehen. Viele haben sich auch sehr komplexe eigene Systeme gebastelt. Für Startups ist das ein ganz schwerer Bereich, weil Microsoft mit Exchange und Outlook den Unternehmensmarkt erfolgreich abgeschottet hat. Innovation in dem Bereich muss also leider von Microsoft kommen.

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