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22.01.09Leser-Kommentare

Die zehn Gebote für den Umgang mit E-Mails

E-Mail ist heute für viele Menschen das Kommunikationsmedium Nummer 1. Vieles, was früher per Brief, Fax, Telefon oder im persönlichen Gespräch mitgeteilt wurde, wird heute per E-Mail geschickt.

Gleichzeitig jedoch sind E-Mails eine der größten Quelle für Unterbrechungen, Ineffizienz und Zeitverschwendung. Das muss nicht sein. Mit wenigen Kniffen kann dem abgeholfen werden:

     

  1. Du sollst immer einen Betreff schreiben. Der Betreff soll die E-Mail zusammenfassen ("Sitzung am 29.1.09 möglich?") und nicht nur beschreiben ("Terminvorschlag").
  2. Du sollst die E-Mail am Schluss durchlesen und alle Rechtschreibfehler beseitigen.
  3. Du sollst keine Vorlagen mit Hintergrundfarbe, verschiedenen Schriften und sonstigem unnötigen HTML benutzen.
  4. Du sollst das "Kopie An:"-Feld so selten wie möglich benutzen. Wenn Du es schon benutzt, dann erkläre jedem Empfänger explizit, weshalb er die E-Mail erhält, und was er damit tun soll.
  5. Deine Signatur soll nicht länger als die E-Mail sein. Lass vermeintlich witzige Sprüche sowie Belehrungen über unerlaubte Weitergabe und ähnliches weg. Ob so eine Belehrung überhaupt eine rechtliche Wirkung hat, ist ohnehin umstritten.
  6. Du sollst eine E-Mail nie als wichtig kennzeichnen. Das glaubt Dir sowieso niemand.
  7. Du sollst keine Massenmails schreiben.
  8. Und Du sollst schon gar nicht alle Empfänger des Massenmails in das "An:"-Feld aufnehmen. Wenn schon, dann nimm sie als "Blindkopie" auf.
  9. Der Posteingang ist keine To-Do-Liste, sondern ein Eingangsort. Benutze ihn auch als solchen uns leere ihn regelmäßig vollständig. Vollständig heißt ganz leer.
  10. Du sollst haargenau wissen, weshalb Du eine E-Mail schreibst und ob eine E-Mail wirklich das beste Mittel für Deine Botschaft ist.

Bonus-Gebot: Löschen ist die Standardaktion. Sie ist auf jede beliebige E-Mail anwendbar.

Kommentare

  • mds

    22.01.09 (18:03:15)

    Bonus-Gebot: Löschen ist die Standardaktion. Sie ist auf jede beliebige E-Mail anwendbar. Ich lösche keine E-Mail – mir steht genügend Speicherplatz für Text zur Verfügung.

  • Ivan Blatter

    22.01.09 (18:17:01)

    @mds: Das ist schon richtig. Nur: Oftmals geht Fülle auf Kosten des Überblicks. Dein Argument habe ich schon sehr häufig gehört, kurz darauf gefolgt von der Klage: "Ich habe so viele E-Mails, dass ich nichts mehr finde." Solange das Standard-Programm für E-Mails (Outlook) keine schnelle Suchfunktion hat, ist Löschen eben doch eine gute Variante.

  • Michael Kieweg

    22.01.09 (18:17:47)

    Beim Umgang mit Mails habe ich mir eine rigorose Disziplin angewöhnt. 1. Der Posteingang ist mein Archiv. Zum Sortieren arbeite ich mit virtuellen Ordnern. 2. Mails ohne Betreff landen direkt per Filter im Junk 3. Dasselbe gilt für alle Mails von Absendern, die nicht in einem meiner Adressbücher auftauchen. Davon ist nur ein Konto ausgenommen. Junk schaue ich nur an, wenn ich auf eine Mail warte und annehmen kann der Absender hat eventuell ein "fremdes" Konto verwendet. 4. Leute, die mich Witzmails und Ähnlichem bombardieren, bekommen eine (freundliche) Warnung. Danach wird ihre Mailadresse aus meinen Adressbüchern gestrichen.... 5. Mails werden nur als Plaintext angezeigt. Bilder und Grafiken sind generell untersagt. Nichtsdestotrotz sind Emails mein bevorzugtes Kommunikationsmedium, weil sie, im Gegensatz zum Telefon, das Gegenüber nicht zur Unterbrechung seiner Tätigkeit zwingen. Außerdem kann ich mit Filtern jede Menge Arbeit automatisieren.

  • Hans Kainz

    23.01.09 (09:08:12)

    Du sollst dich kurz fassen und alte Schreibfloskeln durch einen verständlichen Schreibstil ersetzen! Der Empfänger soll beim ersten "Überfliegen" alles verstehen können. Bonus-Business Tipp: Du sollst IMMER eine Signatur (inkl. zumindest aller Daten Deiner Visitenkarte) anhängen!

  • Anonymus

    23.01.09 (10:24:05)

    ...und wie mein Dramaturgie-Professor mal meinte: Wenn Du die Regeln kennst, darfst Du sie brechen.

  • Dominique Lüber

    24.01.09 (01:39:29)

    Also ich bin auch der Meinung dass das Löschen von E-Mails überflüssig ist. Was ich lösche, sind "Benachrichtigungs-Mails" - quasi "Notifications" - ich nehme sie war, und hake sie ab. zB Facebook, StudiVZ oder irgendwelche Aktualisierungen von Kommentaren wie hier oder in Foren. Andere mails lasse ich im Posteingang, da Apple Mail eine hervorragende Suchfunktion besitzt. Auch die Web-Plattform von GoogleMail ist mittlerweile sehr gut. Ich denke aber, wenn man in einem großen Business arbeitet, ist es schon sinnvoll für JEDEN Teil einen Eigenen Ordner zu Erstellen. Je Nach Kunde, etc. Für den Privatbereich find ichs überflüssig.

  • Dirk Deimeke

    25.01.09 (07:14:36)

    Da fallen mir noch einige zusätzliche Regeln ein, die ich auch für wichtig halte. - Leerzeilen kennzeichnen Absätze und strukturieren Text, nutze sie weise. - Wenn eine Nachricht eine Aktion verlangt, sollte das klar ersichtlich sein und eine Frist gesetzt werden. - Antworte nur, wenn es nötig ist. - "Allen antworten" ist selten das richtige Mittel, nur weil es möglich ist, sollte es nicht möglichst oft genutzt werden. - Jede Weiterleitung zweimal überlegen. - Sarkasmus oder Humor bieten viel Potential für Missverständnisse, daher nur in seltenen Fällen verwenden. - Eine Mail sollte klar formuliert werden und möglichst wenig Spielraum für Interpreationen bieten. - Keine E-Mail schreiben, wenn Du wütend bist. Und immer im Hinterkopf behalten: Durch einen einfachen Mausklick kann die Nachricht an jeden beliebigen Adressaten weitergeleitet werden.

  • bluetime

    25.01.09 (12:52:24)

    ich hasse betreffs!und ich schreibe ganz selten welche hin....

  • David-Chistopher

    25.01.09 (22:08:06)

    Ein Frage und Bitte: Wenn ich die e-mails abarbeite - zwei- bis dreimal am Tag - dann öffne ich zudem eine einfache Textdatei und schreibe neue Aufgaben hinein. Für Antworten, die ich geben muss, momentan aber keine Zeit habe, lege ich schon einmal eine Nachricht als Entwurf an, dieser erinnert mich daran. Wie kann ich eine schlichte Tabelle gestalten für meine Termine, Aufgaben, Namen und dies alles mehrere Tage umfassend? Ich knoble schon so lange an diser "Kleinigkeit". Hat jemand eine gute Idee?

  • cpm

    27.01.09 (14:54:18)

    Kann die 10 Gebote nicht mal jemand in Stein meißeln? (und mir ne Kopie als png zukommen lassen). Ich würde dies dann gelegentlich mal, gezielt an "alle im cc: ohne Betreff"-Mailer weiterleiten :-)

  • Ulf

    29.01.09 (17:36:54)

    E-Mails zu löschen halte ich für eine ganz schlechte Idee. Ihr werft doch eure Geschäftskorrespondenz auch nicht unbedingt komplett weg, oder? Jeder vernünftige Mailclient (!= Outlook also) hat eine schnelle, gut bedienbare Suchfunktion oder unterstützt intelligente Ordner. Löschen wird somit überflüssig. Wenn ich wirklich etwas suche, dann hilft mir das Programm dabei. Es kann ja doch mal passieren, dass man nach zwei Jahren als Nachweis die E-Mail eines Kunden braucht, ist mir schon passiert. Und bei E-Mails nach Wichtigkeit zu sortieren frisst mehr Zeit als im Zweifelsfalle eine Mail zu suchen (so lange man kein Outlook verwendet). So kann gar nichts schiefgehen und man hat ggf. kritische Konversationen immer parat. Den restlichen Punkten kann ich aber vorbehaltlos zustimmen.

  • Ivan Blatter

    29.01.09 (17:55:21)

    Danke an alle für die weitere wertvollen Tipps und Hinweise! Sehr spannend! Noch eine Ergänzung zum Löschen: Im Büro würde ich auch zurückhaltend sein. Denn eine E-Mail ist ein geschäftsrelevantes Dokument von juristischer Bedeutung. Hier in der Schweiz haben deshalb Unternehmen die Pflicht, geschäftsrelevante E-Mails während mindestens fünf Jahren aufzubewahren (elektronisch oder ausgedruckt). Ich bin kein Jurist und kenne die Rechstlage in Deutschland nicht, aber sie wird nicht wesentlich anders sein als hier in der Schweiz. Hinzu kommen noch die Richtlinien bei euch in der Firma. Also erkundigt euch lieber vorher.

  • mds

    29.01.09 (19:02:53)

    @Ivan Blatter: Die erwähnte E-Mail-Archivierung erfolgt üblicherweise auf Serverebene – sprich der Benutzer hat keinen Einfluss darauf und kann das Archiv auch nicht löschen. Generell halten es viele Unternehmen so, dass sie ihren Angestellten nur beschränkten Speicherplatz für E-Mail zur Verfügung stellen, so dass Löschen und/oder Archivieren durch die Angstellten regelmässig notwendig ist.

  • Ulf

    29.01.09 (19:38:15)

    Aber bei den Freiberuflern unter uns sieht das wohl etwas anders aus. Die haben zumeist keine serverzentrierte Archivierung ;-) Meine Mailkonten werden alle per IMAP verwaltet, mein Mailserver ist also zugleich mein Archiv. Aber ich stelle mir selbstverständlich unendlich Speicherplatz zur Verfügung ;-) Wie schon weiter oben geschrieben, ich finde die Suchtaktik ehrlich gesagt ziemlich gut, da sie mittlerweile wirklich äußerst flott von der Hand geht.

  • mds

    29.01.09 (21:20:18)

    Meine Mailkonten werden alle per IMAP verwaltet, mein Mailserver ist also zugleich mein Archiv. Aus rechtlicher Perspektive taugt ein IMAP-Server nicht als Archiv; die Archivmedien dürfen nicht veränderbar sein. Man muss also entsprechende Medien verwenden oder bei veränderbaren Medien nachweisen, dass keine Änderungen erfolgten, beispielsweise mit Zertifikaten.

  • Ulf

    30.01.09 (00:03:20)

    Aus rechtlicher Perspektive taugt ein IMAP-Server nicht als Archiv; die Archivmedien dürfen nicht veränderbar sein. Man muss also entsprechende Medien verwenden oder bei veränderbaren Medien nachweisen, dass keine Änderungen erfolgten, beispielsweise mit Zertifikaten. Weißt du denn, wie es da rechtlich aussieht? Also muss ich geschäftliche Korrespondenz irgendwo unveränderbar aufheben?

  • Arne

    30.01.09 (00:14:14)

    Dass es unveränderlich archiviert werden muss kann man ggfs. rechtlich noch nachvollziehen, aber das ist doch praktisch unmöglich im Falle einer E-Mail. Selbst wenn ich sie eine Minute nachdem sie mich erreicht hat "brenne" oder ausdrucke, kann ich sie dann doch schon lange verändert haben. Wie soll das bitte machbar sein?

  • serge

    30.01.09 (06:18:14)

    Und schon geklaut: http://gutdrauf.ning.com/profiles/blogs/die-zehn-gebote-fuer-den

  • Florian Steglich

    03.02.09 (10:37:28)

    » serge: Ja, hatten wir schon 'gesteckt bekommen', ist bereits geändert. Trotzdem danke.

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