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14.05.07

Die nächsten Schritte beherrschen

Der fünfte Teil der GTD-Grundlagenserie greift noch einmal ein paar Details zum Erfassen von nächsten Schritten auf. Zum einen geht es um die erforderliche Klarheit beim Definieren von nächsten Schritten und zum anderen um horizontale und vertikale Betrachtungsebenen, die helfen, soviel wie möglich aus unserem Kopf auf Papier zu bringen.

Zeit-, Informations- und Prioritätenmanagement sind die wichtigsten Sparten im Selbsthilfe- und Produktivitätsbereich. Aber wenn man genau hinsieht, gehen sie alle am eigentlichen vorbei.

Wir sprechen davon, unsere Zeit zu managen. Aber was wir tatsächlich meinen sind die Aktionen, die wir in der gegebenen Zeit erledigen. Wir sprechen davon, Informationen zu managen. Aber was wir wirklich meinen ist, wie wir mit den Informationen umgehen, was wir mit ihnen tun. Und wir sprechen davon unsere Prioritäten zu managen. Aber in der Realität haben wir einfach Prioritäten und wählen unsere nächsten Schritte passend zu diesen.

Wir managen also nicht Zeit, Informationen und Prioritäten, sondern die Tätigkeiten, die mit diesen verbunden sind. Deswegen konzentriert sich GTD auf die nächsten Schritte.

Stress durch falsche Sichtweise

Der häufigste Gedanke, den man hat, wenn man unter Stress steht, ist: ?Ich kann das nicht schaffen. Ich habe nicht genug Zeit.? Das Problem dabei ist meist die Sichtweise. Wir sehen das ganze Projekt und fühlen uns überwältigt. Das ist klar, denn man kann keine Projekte erledigen. Man kann nur die einzelnen Schritte erledigen, die dazu führen, dass das Projekt beendet wird.

Wann immer ich denke ?Wie soll ich das alles schaffen??, sollten in meinem Kopf die Alarmglocken klingeln. So ein Gedanke ist ein sicherer Indikator, dass ein Projekt mehr Klarheit und Definition braucht sowie eine genauere Formulierung der nächsten, physischen Schritte außerhalb meines Kopfes.

Nächste Schritte durchführbar formulieren

Während ich das schreibe fällt mir auf, wie hilfreich diese Feststellung ist und wie häufig sie Anwendung findet. Immer wieder schaue ich auf meine Listen, was zu tun ist und stolpere über nächste Schritte, die die Faulheit in mir nicht erledigen will. Sie fühlen sich zu groß an oder zu unklar. Ich bin mir vielleicht noch nicht sicher, was ich da genau machen muss oder wie ich es am besten mache. Das ist ein sicheres Zeichen, dass da noch mehr Klarheit rein sollte und ich wahrscheinlich die nächsten Schritte noch weiter ausdifferenzieren muss.

Wenn ich über einen nächsten Schritt, den ich auf meiner Liste sehe, nachdenken muss, bevor ich ihn angehen kann, ist er zu ungenau. Wenn ich vom Planungs- in den Arbeitsmodus gehe, dann ist das Ziel, dass ich die Schritte einfach nur noch ausführen muss. Damit das klar ist: Ich darf natürlich, während ich einen nächsten Schritt ausführe, nachdenken. Würde ich es nicht tun, würde ich z.B. arge Probleme haben, diesen Artikel zu schreiben. Aber wenn ich mich an meinen Rechner setze und sehe, dass der nächste Schritt ist, diesen Artikel zu schreiben, sollten sich meine Gedanken sofort auf den Inhalt des Artikels fokussieren, nicht auf das ?Projekt? oder warum ich denn einen Artikel schreiben sollte etc.

Horizontale und vertikale Betrachtungsebenen

Um meine nächsten Schritte klarer zu definieren und sicher zu gehen, dass ich alles aus meinem Kopf rausbekomme, beschreibt David Allen zwei Betrachtungsebenen: horizontal und vertikal. Die horizontale Betrachtungsebene schaut auf die komplette Bandbreite der Dinge, die in meinem Leben vorgehen. Alles, was auf der Arbeit, in der Freizeit, in der Familie, im Verein und sonstwo vorgeht, wird hier erfasst. Allen vergleicht das mit einem Radar. Unser Hirn sollte ständig die Umgebung scannen, um noch nicht festgehaltene Projekte und Schritte zu erfassen.

Die andere Betrachtungsebene ist die vertikale. Sie beschäftigt sich tiefergehend mit einem Ding. Hat mein innerer Scanner ein Ding geortet, verwende ich die vertikale Betrachtungsweise, um es in seinem Umfang zu erfassen und soviel Klarheit wie möglich zu schaffen. Ein Ding kann ein Projekt, eine einzelne Begebenheit, eine Person oder eine Situation sein. Dazu sammle ich alle nächsten Schritte, die mir dazu einfallen. Ich versuche alles aufzuschreiben, was mit dem Ding zu tun hat.

Die beiden Betrachtungsebenen sind ziemlich offensichtlich. Trotzdem empfinde ich es immer wieder als sehr hilfreich, sie mir bewusst zu machen und die Dinge in meinem Leben auf beiden Ebenen durchzugehen. Dadurch fallen mir bei einem Mindsweep auch viele der Dinge ein, die mein Hirn nicht gerade aus der grauen Masse an die Oberfläche bringt.

Soweit die grundlegende Theorie von GTD. Ab dem nächsten Artikel beschäftigen wir uns mit den Arbeitsabläufen, die David Allen vorschlägt, um die Theorie in die Praxis umzusetzen.

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