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06.10.08Leser-Kommentare

Die Ladenhüter auf der To-Do-Liste

Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?

Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?

Alle Ausrufezeichen helfen nicht: Ein paar Punkte auf der To-Do-Liste bleiben ewig unerledigt.Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.

Ich arbeite nach der GTD-Methode. Demnach wähle ich die Aufgabe, der ich mich als nächstes widmen möchte, anhand von vier Fragen aus:

  • In welchem Kontext befinde ich mich?
  • Wieviel Zeit habe ich?
  • Wieviel Energie habe ich?
  • Was ist prioritär?

Die Reihenfolge ist nicht zufällig, sondern bewusst so gesetzt. Damit verlieren Prioritäten - anders als bei anderen Methoden - sehr viel von ihrer Bedeutung. Also sollte ich theoretisch selbst die Dauerbrenner auf meiner Liste irgendwann umsetzen, obwohl sie eine geringe Priorität haben. Wenn ich mich im richtigen Kontext befinde, genügend Zeit habe und vielleicht etwas müde bin, wären das die perfekten Rahmenbedingungen für solche Aufgaben. Trotzdem stehen sie immer noch auf meiner Liste. Wieso?

Ich vermute, es gibt drei Gründe:

     

  1. Das Kriterium "Priorität" ist vielleicht doch entscheidender für mich als es sollte.
  2. Ich versuche, meine Prokrastination zu perfektionieren.
  3. Irgendetwas im System ist faul.

Den zweiten Grund kann ich ausschließen. Prokrastination zeichnet sich ja gerade dadurch aus, dass man wichtige Aufgaben durch unwichtige ersetzt, also lieber abwäscht als den überfälligen Bericht fertigzustellen, oder meint, vor dem Arbeitsbeginn erstmal unbedingt aufräumen zu müssen. Demnach müsste ich also gerade die kleinen, einfachen, nicht so wichtigen Aufgaben als erste erledigen - was aber nicht der Fall ist.

Deshalb tendiere ich zu einer Mischung aus dem ersten und dritten Grund. Das erste und wichtigste Kriterium zum Auswählen einer Aufgabe ist nach GTD der Kontext. Das ergibt Sinn, wenn man sich tatsächlich in verschiedenen Kontexten bewegt. Bei mir stehen aber etwa 90 Prozent aller Aufgaben auf der "Computer"-Liste, ich befinde mich fast immer in diesem Kontext. Nun könnte ich zwar diese Liste weiter aufteilen, aber ich bezweifle den Nutzen: Schließlich ist der Kontext über die Ressourcen definiert, die mir zur Verfügung stehen. Eine Unterteilung nach "Internet", "Word", "E-Mail" etcetera ist dann müßig, denn diese Kategorien beziehen sich immer auf eine einzige Ressource, nämlich den Computer.

Damit verbleiben mir nur noch die anderen drei Kriterien: Zeit, Energie, Priorität. Das Kriterium Zeit ist so selbstverständlich, dass es wohl nur der Vollständigkeit halber auf der Liste steht. Meistens müssen wir darüber kaum nachdenken. Wer beginnt schon mit einer umfangreichen Recherche, wenn er in 10 Minuten eine Sitzung hat?

Und da waren's nur noch zwei: Energie und Priorität. Genau da haben meine kleinen Aufgaben schlechte Karten: In der Regel benötige ich wenig Energie, um sie zu erledigen. Sobald mein Energielevel also normal oder gar hoch ist, fallen sie aus dem Raster. Bei der Priorität dasselbe: Da die kleinen weniger wichtig sind als die meisten anderen Aufgaben, gibt es immer mindestens eine andere Aufgabe, die eine höhere Priorität hat.

So kommt es, dass eine Reihe von Aufgaben zu LadenListenhütern werden.

Zen To Done (ZTD) behandelt To-Do-Listen anders: Sie sind hier nur noch eine Gedankenstütze, damit keine Aufgaben vergessen gehen. Wöchentlich werden fünf "dicke Brocken" (im Original: Big Rocks), also die wichtigsten, dringendsten oder auch schwierigsten Aufgaben, und täglich die drei wichtigsten To-Do's des Tages (im Original: MIT, Most Important Tasks) ausgewählt, die man bis zum Abend unbedingt erledigen will. Zusätzlich notiert man sich kleinere Aufgaben, die man in einem Rutsch erledigen möchte (etwa Anrufe, Mails etc.).

Das könnte die Lösung für mein Problem sein: Die wichtigsten Aufgaben sind nämlich nicht mehr unbedingt einzelne Handlungsschritte (wie bei GTD), sondern können allgemeiner sein. Also könnte ich als eine der wichtigsten Aufgaben des Tages "Homepage aktualisieren" wählen, wobei die Links ein Teilschritt wären. So würde ich eine Reihe kleinerer, einfacher Tasks in einer der drei wichtigsten Aufgaben bündeln und erledigen.

Was haltet Ihr von dieser Strategie? Und was macht Ihr mit den Aufgaben, die schon ewig auf der To-Do-Liste stehen? Ich freue mich über Kommentare!

Kommentare

  • Oliver

    07.10.08 (11:37:11)

    Hört sich alles sehr kompliziert an. Das Problem der unerledigten Punkte auf einer ToDo! Liste ist allerdings bekannt. Ob ich mit dieser Anleitung es schaffe, meine Dauerbrenner abzuarbeiten, bleibt noch fraglich...

  • markus

    07.10.08 (11:47:58)

    Ich habe folgendes Problem: Ich betreibe mein Nebengewerbe nebenher und wenn ich dann meine ToDo-Liste abarbeiten möchte, finde ich immer wieder andere Dinge die mir wichtiger sind. Vorschläge für diesen Problemfall? ;-)

  • rainer

    07.10.08 (12:31:43)

    ich versuche seit ca. 1 Monat, ZTD anzuwenden, bislang klappt es hervorragend. Das Problem kommt aber (zumindest bei mir)genau dann, wenn sich die Routine einschleicht. Ob es die endgültige Lösung aus Deiner Misere ist, kann ich in ein paar Monaten durchgeben, zumindest der Beginn war vielversprechend.... Aber wahrscheinlich gehört zu diesem Problem auch neben der Vereinfachung der Planung auch die Vereinfachung des Lebens selbst. Man (ich eingeschlossen) halst sich meist zu viel (eigentlich unwichtiges) auf, deswegen findet man auch 1001 Gründe, wichtigeres zu tun..

  • Ivan Blatter

    07.10.08 (15:08:37)

    @Oliver: Tja, ob ich es schaffe, ist auch fraglich. Ich hoffe es! Und ich hoffe auf Tipps von euch Lesern. :-) @markus: Klingt für mich nach Aufschieberitis. Hier findest Du sich ein paar Anregungen dazu. @rainer: Klingt spannend! Halt uns doch auf dem Laufenden.

  • markus

    07.10.08 (15:11:25)

    Dankeschön für den Hinweis!

  • bRay

    08.10.08 (11:29:26)

    Ich halte es so, dass ich 1 mal wöchentlich all meine Aufgaben durchgehe und die Aufgaben für die Woche in eine eigene Rubrik schiebe. Hier achte ich insbesondere darauf neben den "großen Brocken" eben auch kleinere und unwichtigere Aufgaben oder Aufgaben, die schon lange anstehen auszuwählen. Aus den Wochenaufgaben schiebe ich jeweils Aufgaben in meine Rubrik für den aktuellen Tag. Wenn ich merke, dass der "große Brocken" den Tag nicht ganz ausfüllt schiebe ich dort entsprechend noch "unwichtige" Aufgaben nach, so dass ich diese nach und nach abarbeite. Wenn natürlich immer eine mehr wichtige unte den unwichtigen Aufgaben auftaucht, dann ist die andauernd liegenbleibende Aufgabe halt nicht zu erledigen. Jeder Tag hat nur 24 Stunden und es gibt kein Produktivitätssystem, welches es möglich macht pro Tag Aufgaben für 25 Stunden zu erledigen!

  • NinaM

    19.11.08 (23:37:45)

    Ich führe diese Art Aufgaben auf einer Extraliste. Alles, was da heißt: "Könnte ... muss aber nicht" kommt auf diese Liste. Vorausgesetzt, der Zeitrahmen überschreitet 15 Minuten nicht und ich kann sie zuhause erledigen. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, pro Woche eine bis drei dieser Aufgaben zu erledigen - je nach Zeit, die zur Verfügung steht. Sie wird erledigt, wenn die wichtigsten Tagesaufgaben gemacht sind und noch Zeit ist. Punkt. Ansonsten halte ich es wie mein Vorschreiber: ist keine Zeit dafür - dann ist halt keine Zeit.

  • Sven

    20.11.08 (09:00:26)

    Um es vorweg zu nehmen: Ich praktiziere eine Mischung aus Eisenhowers Methode, Aufgaben zu katalogisieren, und GTD. Als erstes überlege ich mir immer, wie wichtig und dringend die Aufgabe ist: Wenn ich unwichtige Aufgaben habe, die nicht dringend sind, dann landen sie nach Eisenhowers Methode direkt im Papierkorb. Offenkundig wird die Aktualisierung der Linkliste auch nie dringend und die Priorität ändert sich auch nicht. Ich persönlich würde es aus der Liste rausnehmen, weil es mich auf meiner Kontextliste stört. Sicherlich gibt es aber auch Scripte, mit denen sich der Aufwand minimieren lässt :-D

  • Kristian

    03.01.09 (18:37:05)

    Ja, das Problem kenne ich auch. Die Listen wachsen und wachsen und man sieht (fast) ohnmächtig zu. Ein paar Dinge helfen aber doch: 1) Ausmisten: Hat das Aufschieben der Ladenhüter einen Schaden angerichtet oder wurde eine große Chance verpasst? Würde man die Punkte jetzt auch noch auf die Liste setzen? Nimmt überhaupt jemand von der Erledigung der Aufgaben eine Notiz? 2) Delegieren: Natürlich nicht die 15 Minuten Aufgabe - aber vielleicht steckt eine eigene Rolle bei bestimmte Aufgaben dahinter. 3) Prioritätenumkehr: Einen Tag im Monat die Aufgaben in umgekehrter Prio-Reihenfolge abarbeiten. Man sollte sich nicht zum Sklaven einer to-do-liste machen. Das effiziente Abarbeiten der Punkte bedeutet nicht zwingend, dass man mit seinen Zielen weiterkommt.

  • Ivan Blatter

    06.01.09 (14:09:10)

    Danke für die vielen weiteren Hinweise. Einfach toll! Der schönste Satz kommt meiner Meinung nach von Kristian: Man sollte sich nicht zum Sklaven einer to-do-liste machen. Ist hervorragend auf den Punkt gebracht!

  • wattläuferin

    07.09.11 (12:26:18)

    Aufgaben die lange nicht bearbeite sind, verschwinden oftmals von der Liste, weil sie sich inzwischen erledigt haben ;) http://misstodolists.blogspot.com/

  • janet

    14.04.12 (18:57:14)

    Vielen Dank! Genau die Information, die ich gesucht habe! Immer länger werdende To-Do-Listen sind ein unglaublicher Energieräuber. An Tagen, an denen man vielleicht eh nicht so leistungsfähig ist, steht man vor solchen Listen, wie vor einer Wand. Sie sind dann keine Effektivitätstool mehr sondern nur noch lähmend. Du gibst wirklich Werkzeug, mit dem man diese "Mauern" einreissen kann. Danke, nochmals! http://janetsbody.blogspot.com

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