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20.08.08Leser-Kommentare

Die Grenzen der Inbox Zero

Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit - oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.

Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.

GTD greift zu kurz

Formalisierte Methoden wie Getting Things Done, aber auch einfachere Umsetzungen der Inbox Zero haben daran gedacht: Man soll nicht alle E-Mails oder RSS-Feeds komplett lesen, bearbeiten und archivieren, sondern entscheiden: Geht es schnell, dann mache ich es jetzt gleich. Dauert es länger, dann schreibe ich es mir auf meine To-Do-Liste. Hauptsache, die Inbox wird leer.

Doch je voller die Inbox ist, desto länger dauert es, sie durchzuarbeiten. Auch nach der eben beschriebenen Methode. Mein neugieriges Wesen lässt mich dann auch noch den einen oder anderen RSS-Feed lesen. Fazit: Das Prinzip Inbox Zero kostet mich jeden Morgen wertvolle Zeit.

Produktiv zu sein, bedeutet nicht nur, seine Arbeit schnell und gut zu erledigen, sondern notfalls auch, sie zu begrenzen. Wenn ich morgens zu viel lese, dann liegt es nahe, generell meinen Lesestoff zu einzuschränken. Ich könnte RSS-Feeds abbestellen und mich per E-Mail wesentlich wortkarger verhalten. Das würde mir zwar weniger Antworten bescheren, wäre aber auch unhöflich.

Privates für den Abend aufheben

Meine Lösung ist ein Bruch mit einem anderen Produktivitätsprinzip. Das lautet, so wenig Inboxen wie möglich zu haben. Ich richte mir einfach mehrere Posteingänge ein, die ich zu unterschiedlichen Zeiten leere. Diejenigen, die meine Arbeit betreffen, werden morgens als erstes geleert - und zwar vollständig, Inbox Zero.

In andere schaue ich tagsüber nur hinein, wenn ich die Zeit dazu habe. Einige davon, die privaten, nehme ich mir erst am Abend vor. Bislang funktioniert dies auch ganz gut, aber meine Neugierde macht mir dann doch hin und wieder den einen oder anderen Strich durch die Rechnung.

Kommentare

  • Thorsten von Plotho-Kettner

    20.08.08 (17:57:37)

    "InboxZero" meint nicht, dass man sich mit allen Aufgaben und deren strikten Erledigungen aufhält, sondern die Inbox wird tatsächlich leer, da man a) den Papierkorb füttern kann, b) Emails zur Bearbeitung durch anderen weiterleitet, c) die Email innerhalb kurzer(!) Zeit beantworten kann oder sie d) in einen Bearbeitungsordner legt, um sie in einem Zeitfenster zu bearbeiten. Zeitkritische Mails muss man natürlich sofort erledigen, aber das sind Jobsachen, denen man eben nicht ausweichen kann. Dann noch die "scheduled mails" auf die "next action"-List, wie immer man eben plant, und gut ist. Sich zu kasteien bringt nichts, es geht nicht um "Sadomaso to done"!

  • Peter Giesecke

    20.08.08 (19:02:20)

    Schon klar. ;-) Es geht mir vor allem darum, dass Inboxen mit großem Inhalt auch bei einer effizienten Bearbeitung viel Zeit benötigen.

  • Gerrit Eicker

    21.08.08 (07:18:18)

    Peter, dieses Problem lässt sich meines Erachtens nicht endgültig lösen, wenn man weiterhin am "normalen" geschäftlichen wie privaten Kommunikationsverkehr teilhaben möchte. Richtigerweise auch nicht durch GTD etc. pp. Ich persönlich verfahre nach der Methode "dicke Haut": neue Wikieinträge, eMails, Feeds,... können nicht so wichtig und dringend sein, dass sie als erstes bearbeitet werden müssen. Wenn ich mir die Zeit morgens nehmen möchte, okay. Ansonsten halt dann, wann es mir sinnvoll erscheint. Ansonsten warte ich auch weiterhin geduldig auf eine technische Lösung, die speziell eMails stärker automatisch nach Relevanz sortiert: Was bei Spams heute hervorragend funktioniert, sollte eigentlich auch bei "Mega-Hams" funktionieren.

  • Martin Seibert

    21.08.08 (08:08:04)

    Dass ich auf diese Uhrzeit antworte zeigt, dass ich selbst unter ähnlichen Phänomenen leide. Eine Mail von Gerrit Eicker und schon lese ich einen Weblog-Artikel, der auch in 3 Monaten noch kommentiert werden könnte. Meine Meinung für Peter: - Du bist auf dem Holzweg, wenn Du mehrere Postkästen einrichtest. Es erhöht die Komplexität und senkt die Möglichkeit herauszufinden, ob etwas explodiert ist. - Ich empfehle die strikte Einhaltung von InboxZero und GTD nach David Allen. Das hat mehrere Gründe: 1. David Allen, Merlin Mann und andere anerkannte Größen haben sich mehr Gedanken zu dem Thema gemacht als Du und ich. Sie haben viele Leute beraten und dieses Prinzip etabliert. Da gebietet Ehrfucht und Respekt, dass man es mal richtig ausprobiert. Ich spreche nicht von blinder Hörigkeit. :-) 2. Dein Problem ist - wie bei mir auch - höchstwahrscheinlich einfach die Disziplinlosigkeit, sich während InboxZero auf Dein Zeitpensum zu konzentrieren. Wenn Du nur 10 Minuten für 100 Mails verwenden willst, kannst Du sie nicht durcharbeiten sondern nur scannen. Wenn Du sortieren willst, was Aktion erfordert und was nicht, kannst Du das auch schnell machen. David Allen hat ja nie gesagt, dass man 2 Minuten-Aufgaben immer sofort erledigen muss. Ich schiebe häufig auch die in meine Aufgabenliste. 3. Man muss akzeptieren, dass Mails Zeit kosten und sich dem Prozess - im Rahmen einer sinnvollen Effizienz - ergeben. In einer Studie wird behauptet, dass der durchschnittliche Manager in 2009 4 Stunden pro Tag für seine Mails verwenden wird. :-( Kurz gesagt: Du musst einfach noch viel schneller und viel disziplinierter beim Mails bearbeiten werden. Ich auch. :-) Man darf sich nicht ablenken lassen. Und man muss, wie von Gerrit schon gesagt, die Mails auch mal 24 Stunden liegen lassen können. Das Herausfinden, ob etwas explodiert ist, kann man durch überfliegen ganz ordentlich hinkriegen. Ich stimme Gerrit zu, dass technische Hilfe bei der Identifikation von "Mega-Ham" (Gerrit: Das sind für Dich Mails von mir! :-) ) hilfreich wäre. Aber darauf warten wir nicht mit dem Kopf im Sand. Und noch kürzer: Mehr GTD, mehr Disziplin, weniger Ablenkung und mehr Vertrauen darin, dass die Mails innerhalb von 24 Stunden nicht ignorieren. By the way: Ein produktives Setting ist meines Erachtens: Mac mit Apple Mail und OmniFocus.

  • Gerrit Eicker

    21.08.08 (08:14:59)

    Ja, das hatte ich tatsächlich unterschlagen: Ich habe einen virtuellen Ordner, der eMails von speziellen Personen zusätzlich aufnimmt (17, um genau zu sein). Diese Priorisierung unterstellt, dass - etwa Martin - mir ausschließlich wichtige eMails schickt. Im Allgemeinen funktioniert das auch ganz gut. ;) - Und ja: das ist eine weitere Inbox.

  • Thorsten von Plotho-Kettner

    21.08.08 (08:33:50)

    Ich muss leider wild zitieren, da ich den Tweet nicht mehr finde, wollte ihn "clippen", doch er gingmir durch die Lappen: "Um GTD mit Omnifocus zu betreiben, muss man alles Aktivitäten ruhen lassen, um das System zu pflegen". Ein wundervoller Satz. Mir reichen ein Moleskine als Inbox, dazu Things für die Listen (auf dem iPhone und am Mac, da plane ich), Omnifocus besitze ich zwar, habe es aber nur für einige große Projekte im Einsatz, da ist die Planung gut damit zu erledigen, aber nicht für den täglichen Einsatz. Als Kalender kommt ein Taschenbegleiter mit Kalenderheft zu Einsatz. In meinen Augen ist Omnifocus ein zu komplexes System, dessen Anpassung und Pflege zu viel Energie braucht. Aber das ist ein anderes Thema. Inbox-Minimierung ist ein Muss, sowohl auf den Inhalt hin gesehen als auch auf die Menge der Landebahnen. Ein Flugzeug-Kapitän konzentriert sich auch nur auf eine Landebahn.

  • Rainer

    21.08.08 (09:06:55)

    Ich glaube, das eigentliche Problem ist, dass es so viele Mails sind. Ich (versuche) so zu verfahren, dass unwichtige Mails einfach nicht beantwortet werden, irgendwann schreibt mir der dann nicht mehr (ich weiß, ist unhöflich). Aber letztenendes muss jeder für sich selbst entscheiden, was wichtig und was eher unwichtig ist und sich konzentrieren. Und dann fällt halt mal was hinten runter. Die Lösung des problems ist nicht die Effektifität (Mails noch schneller lesen, kategorisieren, ...) sondern Effizienz (nur die richtigen Mails lesen). Ich gebe allerdings zu, dass das nicht immer ganz einfach ist, das ist auch bei mir eine steter Kampf...

  • Peter Giesecke

    21.08.08 (10:47:55)

    Noch ein paar Details zu meinem Fall. Die Aufteilung der Inboxen nutze ich vor allem in meinem RSS-Reader. Dort nutze ich jetzt drei, statt einer. Eine wird ständig gescannt, weil dort der Input für das Newsportal aufläuft, das ich leite. In einer anderen sammel ich die Eingänge, die ich einmal tagsüber im Block bearbeite. Die dritte Inbox ist privater Natur, Networking und dergleichen. Wenn ich genug Zeit habe, schaue ich mir auch tagsüber alle drei Posteingänge nacheinander an. Fehlt die Zeit, schaue ich nur in die Dringliche hinein. Da ich einige E-Mail-Diäten hinter mir habe, ist es dort noch nicht notwendig. Notfalls würde ich es aber genauso machen. An Feed-Items kamen gestern über 200 hinein. Die meisten haben auch wirklich etwas an Aufmerksamkeit benötigt.

  • Jan

    21.08.08 (15:26:29)

    Mir reicht in Outlook ein normales Postfach mit zwei Unterordnern und zwar für: - alle CC-Mails - der Ordner wird 4-5x pro Woche durchgesehen; die Mails werden zur Kenntnis genommen und dann gelöscht. - alle BCC-Mails - das ist im Grunde mein "warten auf"-Ordner in Outlook. Verschicke ich eine wichtige Mail in der ich um Antwort bitte, setze ich mich selbst in BCC. Den Ordner gucke ich hin und wieder durch. Mails die von anderen beantwortet bzw. erledigt wurden, werden gelöscht.

  • Johannes Kleske

    25.08.08 (09:25:51)

    Mein größtes Problem ist der Bacon, also die ganzen Mails von Web-2.0-Diensten wie Twitter, die mich über neue Follower und ähnliches informieren. Die müllen mir die Inbox zu. Ich habe mir jetzt konsequent angewöhnt für allen Bacon Filterregeln einzurichten und sie dadurch automatisch aus der Inbox zu entfernen. Alle paar Tage kann ich die Nachrichten dann im Batch bearbeiten. Auch für den Rest der Mails verfahre ich so. Die werden kurze gecheckt und dann in die vier Ordner Lesen, Beantworten, To-Do oder Müll verschoben. Damit fahre ich gerade eigentlich ganz gut.

  • Johannes Kleske

    25.08.08 (09:27:19)

    Nachtrag: Oh, und das Verschieben mache ich mir dem Mail.App-Addon "Act-On". Damit kann ich per Taste Mails verschieben. Geht dann noch schneller.

  • TheDet

    02.09.08 (11:11:22)

    @Thorsten von Plotho-Kettner: Inbox-Minimierung ist ein Muss, sowohl auf den Inhalt hin gesehen als auch auf die Menge der Landebahnen. Ein Flugzeug-Kapitän konzentriert sich auch nur auf eine Landebahn. Ja schon ... aber als Mailempfänger bist du Fluglotse. (Queueing and Routing heißt ja die Devise) Ich habe auch mehrere "Landebahnen", die entsprechend priorisiert sind. Klappt gut. Der erste Filter ist also: Welche meiner Adressen kennt der Absender überhaupt? Daneben kann ich Johannes Kleske nur zustimmen. Vorfiltern von Botmails, Newslettern und low-Prio Absendern in entsprechende sachliche Ablagen und dann entscheiden, wann man welche Ablagen durchsieht. Vorfiltern von Hi-Prio Absendern, so dass sie auf irgend eine Weise hervorgehoben werden (z.B. durch Verschieben in einen VIP Ordner oder Farbkennzeichnung). Nur noch der Rest wird manuell gescannt und behandelt.

  • Mac_BetH

    23.05.09 (11:35:43)

    Hallo zusammen, Ich habe dieser Tage einen Artikel dazu geschrieben und muss Peter Recht geben. Ich habe es auch eine zeitlang mit “InboxZero” probiert, aber bei ca. 100 Mails (beruflich und privat) dauert das einfach zu lange! Ich meine es kann nicht Sinn von Kommunikation sein, dass man sich stundenlang, mit dem beantworten von E-Mails aufhält, wo man genau weiß, das es an anderen Stellen brennt! Ich habe auch mittlerweile Regeln für gewisse Mails angelegt, die automatisch in Ordner verschoben werden und somit meinen Posteingang auf ca. 2 heruntergeschraubt, die ich dann noch bearbeiten muss. (Allerdings sehe ich in Outlook, dass noch andere Mails mein Tun erfordern.) Warum ich das mit der Mailweiterleitung bzw. Ablage brauche? Weil ich beruflich bedingt, gewisse Mails als Projektleiter aufheben muss. Um z.B. zu wissen welchen Status mir die Leute gemeldet haben, oder, um gewisse Sachverhalte, nach einer gewissen Zeit wieder hervor nehmen zu können um mich in das Thema schnell wieder einarbeiten zu können. Ich habe auch schon probiert, für die wichtigen Mails ein Ablagesystem zu schaffen mittels Ordner, aber das zu durchsuchen und die Mail zu finden, die man gerade braucht, ist auch wieder enormer Aufwand. Ich möchte selbst entscheiden, wann ich welche Mail lese! Soll heißen, vielleicht habe ich morgens gerade keinen Bedarf die Mails von "imgriff.com" zu lesen (Sorry Jungs), sondern hebe es mir für abends auf! Selbst entscheiden, das ist die Devise! Und es sollte jeder mit seiner "eigenen" Methodik klarkommen. Wenn es jedem auf seine Art hilft, ist doch jedem geholfen! Gruß Mac_BetH @TheDet: Das mit dem Fluglotsen nehme ich in meine Vita auf! So hatte ich das noch nie gesehen ; )

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