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18.04.08Leser-Kommentare

Die Alternative zur Waiting-for-Liste

Getting Things Done (GTD) verleitet dazu, viele Listen anzulegen. Der Vorteil: Die einzelnen Listen bleiben kurz und knackig. Der Nachteil: Bei so vielen Listen verliert man leicht den Überblick. Vor allem die Waiting-for-Liste habe ich immer wieder vernachlässigt - und deshalb aufgelöst.

Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.

Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.

Blick auf die Waiting-for-Liste vergessen

Manchmal ist es aber nicht die Intuition, sondern der Kopf, der einen zum Blick auf die Listen zwingt. Beim Wochenrückblick ist dies der Fall, wenn man die einzelnen Projektlisten durchgeht. Wer sich diszipliniert verhält, schafft auch dies ohne große Anstrengung.

Besonders schwer fiel mir jedoch immer wieder der tägliche Blick auf die Waiting-for-Liste. Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Gleich als erstes in der Früh? Oder abends, wenn alle wichtigen Aufgaben erledigt sind? Oder zwischendurch, wenn gerade etwas Zeit übrig bleibt? Es gab keinen "richtigen" Zeitpunkt, und ich habe darum oft einfach vergessen, auf die Waiting-for-Liste zu schauen. Beim Wochenrückblick holten mich die offenen Aufgaben dann wieder ein. In dem Projekt, wo ich bei jemandem hätte nachhaken müssen, war ich keinen Schritt weitergekommen. Mir fehlte einfach eine Information, um meine Arbeit fortsetzen zu können. Und die hatte ich nicht.

Auf die To-Do-Liste setzen

Aus diesem Grund behandle ich Punkte auf der Waiting-for-Liste mittlerweile als richtige, also ausführbare Aufgaben. David Allen schreibt selbst: "To manage actionable things, you will need [...] a list of reminders of things you're waiting for." Kurzerhand habe ich meine Waiting-for-Liste aufgelöst und die einzelnen Punkte auf meine To-Do- bzw. Next-Actions-Liste gesetzt.

Dort steht jetzt: "Hat Sven die Daten geschickt?" Wer dem GTD-Prinzip treu bleiben will, ausführbare Anweisungen zu formulieren, kann auch "Bei Sven nachfragen, wann er die Daten schickt" oder "Sven erinnern, dass er die Daten schicken muss" schreiben. Mir persönlich reicht die Frageform.

Dadurch, dass ein Waiting-for-Punkt auf einer meiner To-Do-Listen erscheint, werde ich nun täglich daran erinnert und kann von Tag zu Tag entscheiden, ob ich nun nachfrage oder die Erinnerung heute ignoriere und um einen weiteren Tag verschiebe.

David Allen warnt zwar genau davor - "[...] if something you're 'Waiting For' is included on one of your action lists, you'll continually get bogged down by nonproductive rethinking." -, das habe ich bei mir aber noch nie festgestellt.

Kommentare

  • Richard Heider

    18.04.08 (17:44:01)

    Danke für den guten Input - das mit der übersehenen Delegiert Liste ist mir auch schon einige Male passiert. Das Problem mit den 'unproduktiven' Aufgaben lässt sich lösen, wenn man diese 'delegierten Aufgaben' wie zukünftige Aufgaben behandelt. Um am Beispiel zu bleiben: 'Wenn Sven in fünf Tagen die Daten nicht geschickt hat muss ich nachfragen.'

  • Markus

    18.04.08 (18:07:10)

    Ich würde sagen whatever works for you, aber verallgemeinert empfehlen würde ich deinen Ansatz nicht. Der Hauptwert der next action Listen ist halt gerade, dass da nur mehr Dinge stehen, die man im jeweiligen Kontext einfach tun kann ohne nachzudenken. Eine Idee wäre ev., dass du wenn irgendwas auf deine Warteliste kommt in dem Moment auch gleich mitentscheidest, wann es Zeit wäre da mal nachzuhaken für den Fall es ist noch unerledigt, und du dich mit einer kurze Notiz im Tickler File daran erinnerst. Wenn es bis dahin erledigt ist, dann gut, wenn nicht wird dann daraus die next action nachzuhaken, aber eben nicht früher.

  • silverart

    18.04.08 (18:44:00)

    Ich finde auch das dein Vorschlag keinen Sinn macht, aber es kommt natürlich auf dein System an. Ich arbeite mit Outlook und alle "@waiting for" haben ein Datum an dem ich automatisch erinnert werde. Kann man natürlcih auch mit dem "Tickler-File" (Vorlagemappe) machen.

  • Réka

    19.04.08 (09:11:39)

    Ich schaue meine Liste der delegierten Aufgaben an, wenn ich meine E-mails checke. Das geschieht normalerweise dreimal an einem Tag. Dann sehe ich, an wen und über was ich eine Nachricht schreiben soll. Wenn ich jemanden anrufen oder persönlich sprechen soll, benutze ich Erinnerungen wie silverart.

  • Rolf F. Katzenberger

    19.04.08 (09:33:29)

    Sortierst Du Deine ToDo- und WatingFor-Listen denn nicht nach Kontext? Ok, einmal umblättern ist natürlich Arbeit ;-), aber warum vergisst Du denn den Blick auf die ToDo-Liste für denselben Kontext *nicht*?

  • Réka

    21.04.08 (08:40:27)

    Im Grunde genommen bin ich mit dem Autor einverstanden. Wenn man eine Menge Listen hat, kann man die einzelnen Listen ganz gut handeln, aber das ganze System ist nicht so leicht übersichtlich und vor allem nicht flexibel. Jede Aufgabe gehört zu einer einzigen Kategorie ? wie im Beispiel entweder zur Waiting-for-Liste oder zur Projektliste. Normalerweise möchte man aber die Aufgaben nicht immer in derselben Struktur sehen. Wenn ich einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts bekommen möchte, brauche ich alle zum Projekt gehörenden Aufgaben ? sowohl die meinen, als auch die delegierten. Aber wenn ich den nächsten Schritt erwäge, soll ich nur meine Aufgaben in diesem Projekt sehen. Wenn ich Mails schreibe, möchte ich alle delegierten Aufgaben sehen. Wenn ich erfahre, dass ein Meeting eine halbe Stunde später als geplant beginnen wird, ist eine Liste über meine Aufgaben, die wahrscheinlich nicht länger als 25 Minuten dauern, ganz praktisch. Dabei kann eine Software viel helfen. So werden die Aufgaben nicht in separierten Listen, sondern in einem einheitlichen System gespeichert, und man kann immer die aktuell relevante Liste anschauen.

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