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14.03.14

Die 15-Minuten-Liste: Kurze Zeitblöcke produktiv nutzen

Immer wieder klagen wir darüber, wie wenig Zeit wir haben und was wir doch alles machen würden, wenn wir über mehr Zeit verfügten. Dabei haben wir immer wieder kurze Zeitblöcke, die wir produktiv nutzen könnten. Der Schlüssel dazu ist, uns bereits im Voraus Gedanken dazu zu machen, was wir in diesen Momenten tun wollen.

Bild: julianlim bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Als ich vor rund 10 Jahren für eine Grossfirma arbeitete, fiel mir folgendes auf: Jedes Meeting dauerte genau eine Stunde. Auf jeden Fall musste dies die Schlussfolgerung sein, denn jede Einladung via Outlook war für eine Stunde. Auch wenn das Thema eigentlich in 20 Minuten bei einem Kaffee hätte besprochen werden können. Als ich später anfing, als Selbständiger zu arbeiten, habe ich mich geweigert, einen Termin einzutragen für solch kurze interne Besprechungen.

Ich habe festgestellt, dass man mit einem ganz anderen Mindset an solche Besprechungen herangeht, wenn man einen einstündigen Termin in der Agenda hat, als wenn man weiss, dass man dieses Thema vor dem Mittag noch besprechen will und sich spontan trifft, wenn es gerade in den Tagesablauf passt.

Natürlich gibt es Ausnahmen. Sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind, ist eine Koordination unumgänglich. Aber wenn nicht jeder der Teilnehmer 80% seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster. Und genau darauf will ich hinaus.

In kürzeren Einheiten denken

Inspiriert durch Leadership-Coach Jason Womack habe ich mir überlegt, wie ich meinen Tag in 96 einzelne 15-Minuten-Blöcke aufteilen könnte. Dies bedeutet nun nicht, dass alle Tätigkeiten nur noch eine Viertelstunde dauern sollen. Natürlich kann man auch mehrere Blöcke kombinieren. Aber generell finde ich folgende Überlegung essentiell: Aufgaben sollten in möglichst kleine Einheiten aufgeteilt werden. Wenn ich weiss, dass ich heute ein Whitepaper zum Thema X schreiben muss, bin ich schon nur von der Grösse der Aufgabe überwältigt. Wenn ich mir aber die kleine Aufgabe setze, die Struktur zu erstellen, und eine weitere Aufgabe, entsprechende Studien zu suchen, wird es überschaubar und ich bin motivierter. Die Pomodoro-Methode beruht beispielsweise auf einem ähnlichen Prinzip.

Der 15-Minuten-Ansatz hat aber noch einen weiteren Vorteil. Wie oft pro Woche haben wir irgendwo eine Viertelstunde zwischen zwei Terminen? Das Meeting ist fertig und wir müssen erst in 15 Minuten los auf den Zug? Oder wir sitzen im Bus, im Wartezimmer beim Zahnarzt? Der Besuch hat gerade angerufen und gesagt, er verspäte sich um eine Viertelstunde? Simone Janson hat vor ein paar Tagen bereits Tipps gegeben, wie man tote Zeit effizienter nutzt. Auch ich habe einige - ganz konkrete - Vorschläge für Euch.

Eine vorbereitete Liste hilft

Wie Jason Womack am Ende des erwähnten Videos richtig sagt, gilt es unbedingt zu verhindern, dass man - wenn man dann plötzlich eine Viertelstunde freie Zeit hat - sich zuerst überlegen muss, was man denn nun Produktives anstellen könnte. Denn sonst ist in solchen Situation die Versuchung gross, kurz Facebook oder Twitter zu checken und die Zeit irgendwie totzuschlagen. Abhilfe schafft eine Liste mit Tätigkeiten, die jeweils maximal 15 Minuten dauern. Ich spreche hier aber nicht von einer Aufgabenliste, sondern eben von generischen Tätigkeiten.

Ein paar Ideen, was auf einer solche Liste stehen könnte:

  • Neuen Blogartikel strukturieren
  • Yoga-Übung machen
  • Evernote aufräumen
  • 1 potentiellen Kunden anrufen
  • Fremdsprachen-Vokabeln repetieren

Wem sehr viele Tätigkeiten in den Sinn kommen, der will die Liste vielleicht noch unterteilen nach Ort «Büro/zuhause/irgendwo» oder «online/offline».

Wie oft sagt man: «Wenn ich mehr Zeit hätte, würde ich X und Y machen». Genau solche Dinge gehören auf die 15-Minuten-Liste. Und dann eben nicht «Blogartikel» als Oberbegriff aufschreiben, sondern eine konkrete Tätigkeit, die tatsächlich in einer Viertelstunde erledigt werden kann.

 

Bild: julianlim bei flickr.com (CC BY 2.0)

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