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05.06.12

Das papierlose Büro: Weshalb es ein Mythos bleibt

Das papierlose Büro kündigt sich seit Jahrzehnten an - aus guten Gründen wird es aber nicht Realität werden. Aber es gibt immer Wege, weniger Papier zu verwenden.

Mal ehrlich: Wenn ein papierloses Büro so einfach umzusetzen wäre, hätten wir das doch längst getan, oder? Alleine der Umwelt wegen (der heutige 5. Juni ist übrigens der Weltumwelttag). Das Bild von gerodeten Regenwäldern erscheint vor unserem geistigen Auge. Dazu gesellen sich Berge von leeren Tonerkartuschen und Elektroschrott, die aus Bequemlichkeit falsch entsorgt wurden. Und dann der ganze Papierkram, wäre doch viel einfacher, man würde alles elektronisch abwickeln. Offerten, Rechnungen, Lohnauszüge, Manuals, Listen, ja, ganze Bücher – alles online, kein Papierverschleiss mehr. Wunschdenken? Ein bisschen schon. Aber den Papierverbrauch reduzieren können wir auch ohne gleich alles papierige abzuschaffen.

Papier fördert Konzentration

Die englischen Wissenschaftler Abigail Sellen und Richard Harper untersuchten in ihrer Studie The Myth of the Paperless Office. Sie stellten sich Fragen wie: Warum zerknüllen wir Papier? Wieso kritzeln oder malen wir bei Sitzungen unsere Unterlagen voll? Und fanden beispielsweise heraus, kritzeln fördert die Konzentration. Computer hingegen lenken ab.

Papier macht kreativ

Kritzeln, zerknüllen, malen, schreiben, zerreissen, shreddern – mit anderen Worten, wir leben unsere Kreativität auf Papier aus, wir illustrieren, zeigen, beschreiben. Wenn wir wütend sind, zerknüllen oder zerreissen wir Papier und wichtige Dokumente landen im Shredder. Dagegen macht das Wegwerfen von Dateien in den elektronischen Papierkorb trotz Knirsch-Geräusche nur halb so viel Spass. Sellen und Harper sind überzeugt:

«Solange Menschen im Büro arbeiten wird es kein papierloses Büro geben.»

Trotzdem: Weniger ist mehr

Wenn schon nicht ganz papierlos, dann eben weniger. Papier sparen hat auch viele Vorteile:

  • Produktivität erhöhen –Informationen werden elektronisch schneller geteilt
  • Lagerplatz einsparen – Papier, Drucker, Kopierer, Scanner, Fax – das alles nimmt viel Platz ein
  • Ausgaben reduzieren – Ausgaben für Papier, Drucker, Zubehör etc. minimieren
  • Kundendienst erhöhen – die Kommunikation fliesst schneller
  • Sicherheit verschärfen – wichtige Dokumente sind nicht für jeden sichtbar
  • Umwelt schützen – Regenwälder bleiben erhalten
  • sich als nachhaltiges Unternehmen positionieren – kommt immer gut an

Diese Vorteile zu realisieren und davon zu profitieren ist heute so einfach wie noch nie zuvor. Ich habe hier einige Ideen aufgelistet - sicher nicht vollständig, vieles davon auch schon selbstverständlich, aber vielleicht der eine oder andere Hinweis und Denkanstoss:

Technologie nutzen

  • Internet und E-Mail nutzen um den Kunden Druckproben zu senden
  • Nicht mehr faxen, sondern scannen und per E-Mail senden
  • Papieragenden durch elektronische Planer (iPhone, Blackberry) ersetzen
  • Online-Banking: Rechnungen elektronisch versenden oder regelmässige Zahlungen per Lastschrift-Verfahren einfordern und tätigen, Auszüge online anschauen und abspeichern
  • Auch seine Kunden und Lieferanten kann man bitten, weniger Papier zu verbrauchen und elektronische Informationsübermittler zu nutzen

Erst denken, dann drucken

  • Wenn man wirklich etwas ausdrucken muss, beide Seiten bedrucken, mehrere Seiten auf ein Blatt Papier drucken oder die eine Seite als Notizpapier benutzen.
  • 100% Recycling Papier kaufen.
  • Den Computer so einstellen, dass er automatisch doppelseitig oder mehrere Seiten auf ein Blatt Papier druckt.

Bürozubehör

  • Digitale Post it-Zettel nutzen.
  • Sichtmappen, Ordner und Ablagemappen mehrmals benutzen.
  • Für Bad und Küche recycelte Papiertücher kaufen oder Stofftücher nutzen.
  • Das Archiv leeren und stattdessen alles einscannen und elektronisch archivieren.

Verkauf- und Marketing

  • Social Media nutzen, um Informationen zu veröffentlichen und mit Kunden zu kommunizieren.
  • Die Fotos vom letzten Firmen-Event auf Flickr teilen.
  • Die Firmen-Broschüre elektronisch versenden und gar nicht erst drucken.
  • Filesharing-Dienste, USB Sticks oder E-Mail zum Versand von Präsentationen u.a. verwenden.

Bild: Monette Enriquez bei flickr.com (CC BY NC SA 2.0)

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