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03.08.09Leser-Kommentare

Das Autofocus-System

Seit einiger Zeit geistert ein neues Aufgabenmanagement-System durch die Blogosphäre: Das Autofocus-System von Mark Forster.

Mark Forster ist Autor mehrerer Bücher über Zeitmanagement und gibt Seminare zur persönlichen Organisation. Ich habe über seine Ideen schon im Zusammenhang mit geschlossenen Aufgabenlisten berichtet. Forster ist immer wieder auf der Suche nach neuen Techniken und Methoden. Vor einigen Monaten hat er das Autofocus-System entwickelt. Zunächst hat er selbst damit gearbeitet und sehr gute Erfahrungen gesammelt. Danach konnte man sich auf seine Beta-Liste eintragen und das System ausprobieren, erst dann ging das System live.

Das Besondere: Er hat (noch) kein Buch darüber geschrieben, sondern eine kurze, praktikable Anleitung auf seine Website gestellt, die jeder lesen und anwenden kann. Mittlerweile gibt es dort sogar Übersetzungen in viele Sprachen und seit einem Monat auch schon die Version 2. Ich war als Beta-Tester von Anfang an dabei, habe das System aber nur getestet und nie wirklich übernommen (dazu später mehr).

Das Autofocus-System ist eine Methode, seine Aufgaben zu verwalten und vor allem auszuwählen, welcher Aufgabe man nun seine Zeit widmen soll. Mark Forster hat mit dem System folgende Erfahrungen gemacht:

  • Er konnte mehr erledigen.
  • Gleichzeitig hatte er weniger Stress.
  • Es gelang ihm, sich auf das Wichtigste zu fokussieren.
  • Routineaufgaben waren schneller abgearbeitet.
  • Die Hauptaufgaben konnte er gründlicher abarbeiten.

Klingt das nicht verlockend? Das Beste daran: Das System ist verblüffend simpel - und kostengünstig. Es besteht eigentlich nur aus einer langen Liste mit allen Aufgaben. Mark Forster benutzt dazu ein Notizbuch mit 25-35 Zeilen pro Seite. Fällt ihm etwas Neues ein, trägt er es ganz am Ende der Liste ein. Um die Liste abzuarbeiten - also um auszuwählen, was man gerade jetzt bearbeiten will -, folgt man ein paar wenigen, einfachen Regeln:

     

  1. Lies zunächst zügig sämtliche Einträge auf einer Seite (!) durch.
  2. Gehe dann die Seite langsam durch, bis Dich ein Eintrag «anspringt».
  3. Arbeite dann daran, solange Du willst.
  4. Streiche den Eintrag durch, sobald Du keine Lust mehr hast. Ist die Aufgabe bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erledigt, dann trage sie ans Ende der Liste (ggf. also mehrere Seiten später) erneut ein.
  5. Bleibe so lange auf der Seite, bis Du die Seite einmal komplett durchgeschaut hast, ohne dass Dich ein Eintrag angesprochen hat.
  6. Gehe erst dann zur nächsten Seite und wiederhole das Ganze.
  7. Wenn Du auf einer Seite landest, wo Dich von Anfang an kein Eintrag anspricht, dann markiere alle noch offenen Aufgaben auf dieser Seite mit einem Leuchtstift. Sie sind damit aussortiert.
  8. Wenn Du so die letzte Seite so abgearbeitet hast, dann beginne wieder auf der Seite, die noch offene Aufgaben hat.

Aufgaben, die im Schritt 7 herausfallen, sind gleich zu behandeln wie erledigte Aufgaben. Sie sind zwar nicht erledigt, aber aussortiert. Vielleicht war die Zeit dafür noch nicht reif oder vielleicht müssen sie gar nicht erledigt werden. Sie werden zur Sicherheit markiert, falls Du sie später wieder einmal auf die Liste nehmen möchtest. Doch vorläufig lässt Du sie beiseite.

In diesem Video erklärt Forster selbst sein System - und zeigt seine wirklich extrem umfangreiche Aufgabenliste:

 

Das ganze System arbeitet also mit einer Serie von geschlossenen Listen und einer intuitiven Aufgabenauswahl.

Mark Forster spricht oft vom Vertrauen, dass man in dieses System haben soll. Vermeide also, im Voraus zu filtern oder bewusst zu priorisieren. Erstaunlicherweise erledigen das System und Deine Intuition zuverlässig die Aufgabenwahl.

Den gesunden Menschenverstand solltest Du natürlich trotzdem nutzen. Wenn Dein Chef hereinkommt und sofort eine Aufgabe erledigt haben will, dann tu es sofort. Die Antwort «Ich nehme es auf die Liste und tue es, wenn ich darauf Lust habe» wird wohl nicht sehr gut ankommen. Auch für Aufgaben, die Du zu einer bestimmten Zeit erledigen musst, eignet sich das System nicht.

Ansonsten hat man mit dem Autofocus-System jedoch ein mächtiges und gleichzeitig sehr simples System zur Hand, das prima funktioniert. Wie gesagt habe ich das System als Beta-Tester ausführlich getestet.

Was mir daran gefallen hat:

  • Es ist sehr einfach umzusetzen.
  • Es engt nicht ein.
  • Es erzeugt keinen Druck.
  • Es ist lustbetont.
  • Es spricht beide Hälften des Gehirns an und bringt sie ins Gleichgewicht: Den rationalen Teil und den intuitiven Teil.
  • Der GTD-Wochenrückblick entfällt, da man ja ständig seine Aufgaben durchschaut. Das macht das Ganze sehr sympathisch.

Weshalb ich das System trotzdem nicht mehr nutze:

Das mag subjektiv klingen, aber irgendwie entspricht mir das System nicht. In vielen Artikeln habe ich ja immer wieder betont, dass die Hilfsmittel zu einem passen müssen und man damit gerne arbeiten muss. Das war bei mir bei diesem System nicht der Fall. Ich bin da wohl zu kopflastig und konnte nicht völlig loslassen, um das System «entscheiden» zu lassen, was ich tue. Ich hatte trotz allem immer den Eindruck, dass ich alles oder fast alles auf der Seite erledigen müsste. Auch kann ich schwer eine Aufgabe sein lassen, wenn sie noch nicht erledigt ist.

Das Autofocus-System kann man natürlich kombiniert einsetzen, etwas zusammen mit GTD. Anstelle den vier Auswahlkriterien von David Allen zu folgen (Kontext, Zeit, Energie, Priorität), kann man die aktuelle Aufgabe beispielsweise nach diesem System aussuchen.

Das ganze System ist also überzeugend, wenn es einem liegt. Und das Schöne: Es ist sozusagen Open Source und frei verfügbar. Auch eine deutsche Beschreibung dazu gibt es.

In diesen Wochen hat Mark Forster eine zweite Version des System beschrieben. Es wird nun nicht mehr jede Seite einzeln angeschaut, sondern die Liste als ganzes und der Prozess ist etwas anders. Auf seiner Webseite gibt es mehr Informationen dazu.

Kommentare

  • Stefan

    03.08.09 (17:37:33)

    Im Artikel steht: "Der GTD-Wochenrückblick entfällt, da man ja ständig seine Aufgaben durchschaut. Das macht das Ganze sehr sympathisch." Ich finde gerade den Wochenrückblich beim persönlichen Aufgabenmanagment mit GTD sehr gut. Ich habe 1-2 Stunden am Montag Abend fest geblockt um meine komplettes Review zu machen, meine Ausgabenerfassung zu übertragen, mein Kalender zu überprüfen, den Status von Projekten zu prüfen, alle Inboxen wirklich zu leeren usw. Das würde ich bei dem vorgestellten System hinzufügen.

  • Holger Dieterich

    03.08.09 (18:59:33)

    Wie kann man nur so eine lange Liste produzieren? Das würde mich wahnsinnig machen da ständig durch zu gehen.

  • Thomas Freitag

    03.08.09 (21:25:24)

    Mark Forster in Ehren, doch wo bleibt bei seinem System die Systematik? Insbesondere langfristige Ziele und daraus abgeleitete Aufgaben gehen beim Arbeiten nach dem Lustprinzip verloren. Damit kehrt Forster zurück zu Gewohnheiten, die er mit früheren Werken auszutreiben half. Stark an seiner Methode ist der "Waschlisten-Charakter", das haptische Erlebnis und damit der Motivationscharakter der Papier-Liste ist unerreicht. Es gibt noch viel zu tun rund ums Thema Autofokus, von Hirnforschern, Arbeitstechnikern und Smartphone-Programmierern. Thomas Freitag

  • Nimue

    03.08.09 (22:29:55)

    das mach ich bei der arbeit schon seit jahren.... Und dadurch, das ich nicht durchstreiche sondern "durchstemple" (datumsstempel quer durch erledige Aufgabe/Anruf) habe ich sogar eine Art Journal, so daß ich immer nachprüfen kann, wann ein Anruf/Aufgabe erledigt wurde. Wenn ich etwas delegiere, kommt das Kürzel des Kollegen dazu. Hat mir schon mehr als einmal das Popöchen gerettet ;-)

  • Sven Meyer

    03.08.09 (22:47:47)

    Ehrlich gesagt sehe ich einfach kein System in Autofocus. Es eignet sich nicht, um Sachen nachzuhalten. Oder um Sachen zu sammeln, die mit bestimmten Personen und / oder an bestimmten Orten besprochen werden müssen. Ich habe Sachen für meine WV in September 2010. Und zwar schon seit einem Jahr. Das brauch ich mir doch nicht zwei Jahre lang täglich angucken. Kurzum: Autofocus ist eigentlich nur eine Möglichkeit, mit der man NA-Listen aus GTD bearbeiten könnte. Aber das machte es doch nicht zu einem System.

  • Philipp

    04.08.09 (08:33:07)

    Mark Forster hat Autofocus 1 und Autofocus 2 mittlerweile kombiniert und nennt das System nun The Revised Autofocus System. Autofocus lässt sich gut mit GTD kombinieren: die Planung erfolgt nach wie vor auf Projekt-Ebene und man kann zahlreiche Listen (wie Agenda, Besorgungen etc.) führen, während sich das "Erledigen" im Autofocus-Modus abspielt.

  • Flo

    04.08.09 (09:22:52)

    Es gibt übrigens auch bereits eine passende Autofocus-Webanwendung, wenn auch noch im Beta-Stadium: autofocus.cc

  • John C. Descy

    13.08.09 (14:34:11)

    Also ich arbeite nun seit einer Woche mit AF2 und bin begeistert. Besonders wenn man sehr viele verschieden Töpfe am Köcheln halten will ist es meines Erachtens hervorragend geeignet. Ein simples und unbürokratisches System, das einen dennoch stetig vorwärts treibt. Vielen Dank für den Tipp! @Sven Meyer: Natürlich ist das ganze nur für aktuell anstehende Arbeiten zu verwenden. Das schreibt Mark Forster aber auch in seinen detaillierten Instruktionen, die ich nur empfehlen kann, wenn man sich für AF interessiert. In Ihrem Beispiel würde ich die besagte Aufgabe eben ab September 2010 auf die Liste setzen und dann in Angriff nehmen, sobald er mich "anspringt".

  • Lukas Woodtli

    16.11.09 (01:39:22)

    Ich habe eine kleine Applikation entwickelt, die die Arbeit mit dem Autofocus System unterstützt. Eigentlich ist es ein ganz simples Programm. Aber vielleicht nützt es jemandem. Voraussetzung für die Applikation ist Java. Zu finden ist es auf: https://sourceforge.net/projects/autofocusator/ Das Programm ist noch nicht komplett getestet. Bitte Fehler und Feedback auf der Homepage melden. Gruss Lukas

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