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14.06.13

Dank diesen Tools bin ich noch produktiver: Meine ganz persönlichen Favoriten

Seit einem halben Jahr schreibe ich hier auf imgriff.com wöchentlich über Tools und Apps, die unser (Arbeits-)Leben einfacher und produktiver machen. Auch wenn ich täglich auf der Suche nach neuen Tools bin, ist es natürlich nicht so, dass ich alle getesteten Tools täglich nutze. Einige fallen direkt nach der Testphase wieder weg, andere geraten später in Vergessenheit. Doch welches sind nun meine persönlichen Langzeit-Favoriten?

Zuerst ein paar Worte zur Hardware: Hier bin ich sehr standardmässig unterwegs und vertraue primär auf mein MacBook Pro (im Büro mit einem zusätzlichen Bildschirm) und auf ein iPhone 4. Das iPad 2 ist zwar auch mein ständiger Begleiter, ich verwende es aber fast ausschliesslich zum Lesen meiner Tageszeitungen. Als wirkliches Arbeitsinstrument konnte es sich nie durchsetzen; es leistet aber immer mal wieder gute Dienste bei Sitzungen, zu denen ich den Laptop nicht mitnehmen will.

Konsequent: Alles in der Cloud

Nun zur Software: Meine Daten sind seit 2008 komplett in der Dropbox - inklusive Steuererklärung, Geschäftsdokumente und iTunes-Bibliothek. Auch wenn es mittlerweile sicherere und günstigere Anbieter gibt, überzeugt mich Dropbox immer noch durch seine Einfachheit und Zuverlässigkeit. Allerdings erstelle ich immer weniger eigentliche Dokumente, sondern nutze für vieles den Klassiker Evernote.

Evernote ist unentbehrlich geworden

Ich habe mich mit dem Tool anfänglich schwergetan, aber in der Zwischenzeit ist es mein Notizbuch für einfach alles geworden: Sitzungsvorbereitungen, Sitzungsnotizen, Ideen sammeln, Artikel schreiben etc. Ausserdem speichere ich laufend interessante Blogartikel (direkt aus dem RSS-Reader Reeder) und Statistiken, Infografiken, Rezepte und vieles mehr aus dem Web. Immer öfter nutze ich die Möglichkeit, E-Mails mit wichtigen Informationen wie Lizenzschlüsseln direkt an Evernote zu senden.

Mit Evernote habe ich alle Informationen an einem zentralen Ort und jederzeit zur Hand, unabhängig vom Gerät. Dabei eignet es sich meines Erachtens aber primär für Notizen, die nur eine minimale Formatierung benötigen, sowie fürs alleine Arbeiten. Für kollaborative Einsätze ist Evernote zu wenig verbreitet.

Für die To-Do-Liste muss es BusyCal sein

To-Do-Listen sind wahrscheinlich etwas vom Persönlichsten und Subjektivsten, und ich habe fast jedes Tool schon mal ausprobiert. Die meisten waren mir aber zu kompliziert, denn ich will Aufgaben nicht noch taggen, kategorisieren etc. Sonst geht das Erfassen plötzlich länger als das Erledigen. Mit BusyCal habe ich die Aufgaben tageweise oberhalb des Kalenders und kann meine Woche ideal planen. Dank Synchronisation mit iCloud sind die Tasks auch auf dem iPhone und dem iPad verfügbar.

Zu den kleinen Desktop-Helferlein: Dokumente und Programme starte ich mit Alfred, der effizienten Kommandozentrale. ClipMenu steigert meine copy&paste-Geschwindigkeit, da es der Zwischenablage eine History gibt und ich das gleiche nicht mehrfach kopieren muss. Häufig verwendete Texte wie "Freundliche Grüsse" oder ganze Textblöcke für Mailvorlagen sind im TextExpander gespeichert und mit wenigen Tastenklicks eingefügt. Im letzten Monat habe ich 621 Textbausteine eingefügt und damit 76'000 Tastenanschläge gespart, was bei 80 Wörtern pro Minute eine Zeitersparnis von gut 3h ergibt.

DynaMite bietet den Anreiz, fokussiert zu arbeiten

Im Geschäftsalltag nutze ich mite zur Zeiterfassung. Sie wirkt bei mir ganz klar produktivitätssteigernd. Dank DynaMite sitzt die Stoppuhr prominent in der Menüleiste und zeigt mir an, wie lange ich bereits an einer Aufgabe dran bin. Dies ist Anreiz genug, fokussiert an dieser Aufgabe zu arbeiten, um sie raschmöglichst abzuschliessen. Ausserdem mache ich mir beim Starten der Zeiterfassung automatisch Gedanken dazu, wie lange ich daran arbeiten werde. So setze ich mich viel bewusster hinter die Aufgabe und erziele immer genauere Planungen.

Highrise für eine lückenlose Kundenhistory

Da ich mit sehr vielen Kunden in Kontakt bin, verwende ich konsequent Highrise als CRM, um alle Kontaktdaten und Notizen zu Kunden zu verwalten. Zu Beginn brauchte dies ziemlich grosse Selbstdisziplin; mittlerweile ist das Highrise-Browserfenster immer offen und ich dokumentiere konsequent alle Interaktionen. Der Mehrwert, die gesamte Kundenhistory jederzeit präsent zu haben, ist vor allem bei der Zusammenarbeit mit Grosskunden und verschiedenen Ansprechpersonen gewaltig. Sehr effizient finde ich die Möglichkeit, E-Mails direkt per bcc: in Highrise zu importieren.

Abgesehen von den beschriebenen Tools basiert meine Arbeit auf sehr vielen Standard-Tools wie dem Apple Mail-Programm, Microsoft Office und Chrome als Web-Browser.

In meinem nächsten Artikel werde ich darauf eingehen, weshalb ich überhaupt immer so produktiv sein will und was das alles mit meiner Faulheit zu tun hat.

Bild: Matt Reinbold bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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