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23.10.13Leser-Kommentare

Besprechungen: Wann eignet sich welches Kommunikationsmittel am besten?

Um im Arbeitsalltag voranzukommen, sind wir auf die Mithilfe und Informationen unserer Teamkollegen angewiesen. Weil Zeit ein kostbares Gut ist, ist effektive Kommunikation umso wichtiger. Diese hängt zu einem grossen Teil vom gewählten Kommunikationsmittel ab. Ich habe mir Gedanken dazu gemacht, welche gängigen Kommunikationsmittel wann am besten eingesetzt werden.

Frédéric Bisson bei flickr.com (CC BY 2.0)Häufig sind wir im Stress und haben nur eine kurze Frage, die es zu beantworten gilt, manchmal ist es aber auch ein grösserer Brocken, der besprochen werden muss.

Doch wann greift man zum Hörer, wann zu Mail oder Chat, und wann eignet sich der «Zeitfresser Meeting» am besten?

Wiederkehrende Meetings

Sie sind uns meistens ungelegen oder gar verhasst. Zumindest die wiederkehrenden, wenn es eigentlich nichts zu besprechen gibt, aber man nicht zehn Leuten absagen kann. Dennoch sind mit Agenda abgehaltene und gut geplante Sitzungen unabdingbar. Für die Besprechung von Projektmeilensteinen, den Teamaustausch sowie die Entscheidungsfindung in Gremien kommt oft keine andere Form in Frage. Gute Sitzungen sollten sich an vier Fragen orientieren (Kollege Gregor Groß hat sie zusammengefasst).

Bilateraler Austausch

Der mündliche bilaterale Austausch ist eine sehr effektive Form der Besprechung zwischen zwei Menschen. Wenn sie sich gut vorbereitet haben, ist diese Art der Besprechung effizient. Trotzdem: Ein Gespräch unter vier Augen erfordert vergleichsweise viel Zeit. Deshalb sollten nur grössere Fragen so geklärt werden.

E-Mail

Da unser Posteingang sowieso schon überquillt, sollten auch E-Mails mit Bedacht eingesetzt werden. Oft entstehen durch ein Missverständnis lange E-Mail-Diskussionen. Da wäre es besser, man greift kurz zum Telefon. Denn E-Mails sind der häufigste Unterbrechungsgrund im Arbeitsalltag und lassen sich meist in einem dreiminütigen Telefonat zusammenfassen. Trotzdem: Mails sind sehr praktisch. Man stört den Empfänger nicht – ausser er lässt es zu – und kann grössere Fragen schriftlich festhalten. Jedoch können zwischen Anfrage und Antwort Tage bis Wochen vergehen. Daher ist dieses Kommunikationsmittel nicht geeignet, um Dringendes zu erledigen.

Telefonat

Für kurze Fragen greift man am besten zum Telefon. Ein Gespräch schafft eine persönliche Ebene und Vertrauen. Die Stimme gibt die Deutungsrichtung einer Botschaft vor, und das Gespräch findet synchron statt. Ich höre immer wieder, E-Mails seien praktischer. Das stimmt aber nicht! Was geht für eine kurze Frage schneller als ein kurzes Telefongespräch (vorausgesetzt der Anrufer ist erreichbar)? Ist das Ausweichen auf E-Mail nicht eher damit verbunden, dass Leute einfach nicht gerne telefonieren, weil man durch die Stimme seine wahre Absicht zu erkennen gibt und sich die Sätze nicht ewig zurechtbiegen kann?

Chat

Auch den Chat setzt man für kurzen Informationsaustausch ein. Er hat den Vorteil, dass man sieht, ob jemand gerade erreichbar ist (Chatstatus). Auch im Chat verlaufen Frage und Antwort relativ synchron. Ausserdem ist chatten leiser als telefonieren und daher für Büros, in denen gerade konzentriert gearbeitet wird, zu bevorzugen. Weitere Vorteile: Per Chat können Dateien versendet werden, und Outlook speichert geführte Chatdialoge in einem separaten Ordner (in der Kategorie «E-Mail») ab.

Mal kurz im Büro vorbeischauen

Alle, die in einem Grossunternehmen arbeiten, Hand aufs Herz: Mit wie vielen Leuten in Eurer Büroumgebung pflegt Ihr regen persönlichen Austausch? Ich meine nicht privat, sondern im Arbeitsalltag. Es sind nicht so viele? Dann besucht doch die Person das nächste Mal einfach im Büro neben-, unten-, obenan, um die kurze Frage persönlich zu stellen. Damit gebt Ihr eurem Körper etwas Bewegung, und vor allem: Ihr macht Euch bekannt, werdet später eher wiedererkannt und schafft Vertrauen. Keine falschen Hemmungen!

Vorteile Nachteile
Sitzung Zeit kostbar: Verpflichtung, nur Wichtiges zu behandeln grösser Zeitaufwand gross: Vorbereitung, Anreise, Rückreise
Alle sprachlichen Metaebenen vorhanden: weniger Missverständnisse Pausen zw. Diskussionsbeiträgen und falsche Hemmungen fressen Zeit
Kein elektronisches Medium notwendig (direkte Anrede) Abschweifungsgefahr
Komplexere Themen können behandelt werden Entschuldigung fürs Nichtstun. Passivität einiger Teilnehmer
Notwendigkeit wird oft nicht hinterfragt
Raumplanung und Terminfindung nötig
Bilateraler Austausch Unter vier Augen umfangreichere Themen besprechen Vorbereitungsaufwand
Auch persönliche Dinge ansprechen Terminfindung, Raumplanung
Austausch zw. einem Vorgesetzten und Mitarbeitenden
E-Mail Schriftlichkeit, nichts geht vergessen Schriftlichkeit: Ausdruck oft ungenau
Unterbruch nicht so invasiv wie bei Telefon Verzögerung, asynchrone Kommunikation
Mehrere Empfänger möglich Posteingang chronisch voll
Endlose Diskussionen
Telefon Optimal für kurze Anfragen Kostet evtl. Überwindung
Stimme = Persönlichkeit Erreichbarkeit
Geeignet für heikle Themen (z.B. Entschuldigungen) Nachricht kann nicht vorbereitet/korrigiert werden
Optimal für Dringendes Keine Aufzeichnung/Speicherung des Gesagten
Keine Verzögerung
Chat (z.B. Lync oder Skype) Optimal für kurze Anfragen Nicht geeignet für Umfangreiches
Relativ synchron Ungeduld (kurze Zeitspanne zwischen Frage und Antwort)
Aufzeichnung vorhanden
Leise Kommunikationsform
Datenaustausch gewährleistet
Relativ persönlich
Bürobesuch Schafft persönlichen Kontakt Evtl. störend
Verschafft Bewegung Falscher Zeitpunkt
Vertrauenserweckend Gefahr von zu langen Aufenthalten
Mehr Wiedererkennung
Für kurze mündliche Anfragen an weniger bekannte Kollegen

 

Wie geht Ihr mit der Vielfalt von Kommunikationsmitteln um und wie würdet Ihr diese Liste ergänzen?

 

Bild: Frédéric Bisson bei flickr.com (CC BY 2.0)

Kommentare

  • Arno Abler

    23.10.13 (07:45:07)

    Ganz wichtig zu ergänzen ist in der heutigen Zeit die Videokonferenz über Skype, Google-Hangout oder vergleichbare Tools für kleinere Gruppen. Hauptanwendungsfall sind Besprechungen geografisch dislozierter Teammitglieder, die für ein Meeting hunderte, wenn nicht tausende Kilometer zurücklegen müssten, wodurch die Effizienz eines Meetings stark sinken würde. In diesen Fällen wird der Nachteil der fehlenden persönlichen Anwesenheit (Small-Talk, Körpersprache, Ambiente, Randwahrnehmungen, etc.) durch drastisch reduzierten Kosten- und Zeitaufwand oft deutlich überkompensiert. Arno Abler CommunalConsult Network

  • Gino Brenni

    23.10.13 (08:28:17)

    Vielen Dank für diese wichtige Ergänzung, Arno Abler. Betreffend den online-Konferenzen habe ich jedoch leider einen grossen Nachteil selbst erlebt: schlechte Audioverbindungen, Rückkopplungen und Verzögerungen machen teilweise eine flüssige Kommunikation unmöglich oder sehr mühsam. Auf jeden Fall können so aber Standorte miteinander verknüpft und Reisekosten eliminiert werden, was auch der Überlastung des öV zugute kommt.

  • Matthias

    23.10.13 (13:20:17)

    Hauptnachteil des Telefon ist für mich ganz klar die notwendige Verfügbarkeit des Gegenüber. Meist ist er/sie es eben nicht oder es endet es in einem Rückruf Ping Pong.

  • Gino Brenni

    23.10.13 (16:12:12)

    Danke für den Kommentar. Manchmal kam es bei mir auch vor, dass der/die Gesprächspartner/in Dinge anzweifelte, die wir im Gespräch abgemacht hatten. Abmachungen im Nachhinein zu belegen ist via Telefon schwierig...

  • Fabian

    23.10.13 (19:47:49)

    Wir setzten auf professionelle virtuelle Tools (Lync, webex). Video, präsentation, whiteboards können dynamisch dazu geschaltet werden. Wir wählen uns aber auch kosequent per Telefon ein, damit es nicht zu den oben genannten Audioproblemen kommt. Mehr Probleme bereiten die Hintergrundgeräusche, man kann überall und mit jedem technischen Gerät einwählen. Nicht zu vergessen sind professionelle Videokonferenz Lösungen. Heikle Themen können so schnell behandelt werden, denn die nonverbale Kommunikation, die bei Sprache und Schrift fehlt, ist hier vorhanden. Nachteil: es benötigt fest installiertes Equipment, sprich die Mitarbeitenden müssen ihren Schreibtisch (ihre Komfortzone) verlassen. Remotetools wie teamviewer verwenden wir im Support oder kleinen und kurzen Schulungssequenzen. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte.

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