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15.11.13Kommentieren

Produktivität ganz persönlich: «Meine Aufgabenliste kann ich oft nach dem ersten Anruf am Morgen kippen»

Seit 2008 ist Barbara Josef Leiterin Kommunikation und gesellschaftliches Engagement von Microsoft Schweiz. Vorletztes Jahr hat Microsoft seine Büroräumlichkeiten unter dem Thema «neue Welt des Arbeitens» komplett umgestaltet. Das Ziel ist, die Produktivität der Mitarbeitenden sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gleichermassen zu fördern. Barbara Josef ist zudem Projektleiterin des Home Office Day, der nächstes Jahr zum 5. Mal durchgeführt wird.

Barbara JosefWas tust Du als Erstes, wenn Du Deinen Arbeitstag - zuhause oder im Büro - startest?

Barbara Josef: Bis das Teewasser kocht, schaue ich auf dem Handy meine Mails, Agenda und je nach Zeit und Lust meinen Twitter-Account durch.

Wodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?

Durch einen sehr hohen Grad an Flexibilität. Dies betrifft den Ort, wo ich arbeite, aber auch wann und mit wem ich arbeite. Was mir gleichzeitig Spass macht aber auch viel Nerven abverlangt ist, dass ich gleichzeitig immer «sehr viele Bälle in der Luft» habe. Das hat vor allem mit meiner Rolle zu tun.

Als Kommunikationsverantwortliche ist es oft so, dass ich mir eine wunderbare Aufgaben-Liste zurechtlege und diese dann nach dem ersten Anruf am Morgen komplett kippen kann. Nicht zu wissen, wie der Tag endet, ist aber auch genau das, was ich an meinem Job so liebe und was ihn bis heute noch spannend macht.

Wie - durch welche Tools und Methoden - steigerst Du Deine Produktivität?

Microsoft Office gehört natürlich zu den Basics. Besonders wichtig ist für mich Lync. Dank der Statusinformation sehe ich bei dringenden Themen sofort, wer ansprechbar ist. Was ich nicht mit einem kurzen Chat lösen kann, nehme ich per Telefon- oder Videokonferenz auf. Das Hinzufügen von zusätzlichen Personen oder Teilen des Bildschirms ist ganz einfach und sehr hilfreich, damit man virtuell mit der gleichen Qualität zusammenarbeiten kann wie physisch.

Punkto Flexibilität und Agilität übertrifft ein Lync-Meeting physische Meetings sogar bei Weitem. Mein Lieblings-Instrument ist ganz klar Yammer, unsere Social Enterprise Plattform. Diese nutze ich für die interne Kommunikation, aber auch, um z.B. eine einfache Frage in die Runde zu werfen. In meiner Rolle ist diese Plattform ein enormer «Produktivitäts-Booster». Wenn Negativschlagzeilen in den Medien sind, haben mich früher z.T. bis zu 20 Leute per Mail das Gleiche gefragt. Heute kann ich solche Themen proaktiv adressieren und jeder, der mitdiskutieren will, kann das auf sehr einfache und effiziente Art tun.

Microsoft kennt keine fixen Arbeitsplätze mehr. Im Bild die Social Zone, ein bevorzugter Arbeitsort von Barbara Josef Microsoft kennt keine fixen Arbeitsplätze mehr. Im Bild die Social Zone, ein bevorzugter Arbeitsort von Barbara Josef

 

Wo arbeitest Du am produktivsten?

Das kommt ganz auf die Aufgabe und Situation an. Für den Austausch mit Kollegen mag ich die «Social Zone» in unserem Büro am liebsten. Die Lounge-Atmosphäre wirkt irgendwie inspirierend - da vergesse ich fast, dass ich im Büro bin. Für konzentrierte Einzelarbeit wähle ich das Home Office, weil ich da kaum abgelenkt werde. Und wenn es darum geht, neue Ideen zu entwickeln oder Dinge aus einer anderen Perspektive zu betrachten, mache ich das am liebsten im Zug oder in einem Café. Ich habe gemerkt, dass die Zeit und der Ort das Resultat meiner Arbeit stark beeinflussen, deshalb wähle ich beides auch viel gezielter als früher.

Was tust Du, wenn Deine Produktivität nachlässt?

Dann gehe ich joggen oder trinke einen Kaffee. Zudem kenne ich meine «Betriebszeiten» sehr gut. Ich bin beispielsweise am Morgen früh oder zwischen 18 und 20 Uhr weder motiviert noch produktiv. Dafür habe ich meistens nach 21 Uhr wieder einen Produktivitätsschub. Wenn man diese Hochs und Tiefs erst mal kennt, kann man sich gut danach ausrichten - insbesondere wenn man in einer Firma arbeitet, die flexibles Arbeiten unterstützt.

Wie viele Stunden schläfst Du pro Nacht?

Auch wenn es verpönt ist, das zu sagen: ich denke, ich schlafe genügend und vor allem tief und fest. Im Schnitt würde ich auf 7 Stunden tippen.

Was hältst Du von Inbox Zero?

Sehr viel. Nur schade, dass ich das immer nur bei Stellenwechseln geschafft habe. Spass beiseite: ich bin sehr effizient im Rausfiltern der ganz dringenden Sachen, würde mir aber insgeheim schon wünschen, mal wieder den Boden meiner Inbox zu sehen.

Was Dir sonst noch zum Thema Produktivität einfällt

Für mich hat Produktivität auch sehr viel damit zu tun, dass man das macht, was man gerne macht und gut kann. Das tönt furchtbar banal, ist aber für mich der Schlüssel zu Erfolg und Zufriedenheit. Ich war auch schon in Rollen, wo ich mit überdurchschnittlich viel Einsatz mittelmässige Resultate erzeugt habe. Das ist auf die Dauer unbefriedigend und braucht viel zu viel Energie.

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