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16.11.08Leser-Kommentare

Aufgabenverwaltung: Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning

Ungeliebt, ja sogar verhasst, aber doch ein wichtiges Arbeitsinstrument für viele: To-Do-Listen. Die bringen jedoch nichts, wenn sie nie leerer werden - darum hier ein paar Tricks zum Optimieren.

Je nach Zeitmanagement-System werden ganz einfache (etwa bei ZTD) oder sehr detaillierte, nach Kontexten geordnete To-Do-Listen (etwa bei GTD) empfohlen. Unabhängig davon tauchen jedoch bei den meisten Aufgabenlisten immer wieder zwei Probleme auf:

     

  1. Sie werden nie leer. Meistens schafft man es einfach nicht über das erste Drittel der Punkte hinaus. Viele Aufgaben werden zu LadenListenhütern.
  2. Für jede erledigte Aufgabe kommen drei neue hinzu.

Die Anzahl der Aufgaben kann man nicht nach Belieben beeinflussen, besonders wenn man nicht sein eigener Chef ist. Doch die Aufgabenlisten selbst kann man optimieren. Hier ein paar Hinweise, die helfen können:

  • Die Einträge auf einer To-Do-Liste gehören zu einem exklusiven Club. Schließlich widmest Du ihnen den größten Teil Deiner Zeit. Deshalb sollten die Aufgabenbedingungen streng sein. Suche Dir also - soweit das geht - gut und bewusst aus, welche Aufgaben überhaupt auf die Liste kommen. Bei vielen Aufgaben ist es vielleicht besser, von vornherein Nein zu sagen.
  • Arbeite mit geschlossenen Listen. Geschlossene Aufgabenlisten erstellt man für einen gewissen Zeitraum, beispielsweise für einen Tag. Während des Tages kommen keine neuen Einträge dazu. Das Gegenteil sind offene Aufgabenlisten: Man beginnt morgens mit ein paar Einträgen, und nach und nach wächst die Liste. Mit geschlossenen Listen lässt sich der Tag viel besser steuern und die Liste ist überschaubar. Denn:
  • Geschlossene Listen sind meist auch kurz und einfach. Das gibt der Motivation einen guten Schub. Offene und unendliche Listen schrecken ab.
  • Auf der Aufgabenliste sollten nur kleine Aufgaben sein, am besten sogar nur der konkrete nächste Schritt. Man kann meist gar nicht erkennen, wie viel Zeit und Arbeit sich hinter "Projekt X beenden" versteckt. Bei "Konzept für den Abschlussbericht erstellen", "Material zusammen tragen" und "Entwurf Abschlussbericht schreiben" schon.
  • Hör auf, Aufgaben zu priorisieren. Aufgaben sind die falsche Ebene, um Prioritäten zu setzen. Setze Deine Prioritäten auf der Ebene der Ziele (mittel- und langfristig) und der Rollen.
  • Die Aufgabenliste sollte immer sichtbar sein. So weißt Du genau, was Du noch zu tun hast. Daneben hast Du am besten einen weiteren Ort, wo Du neue Aufgaben oder Ideen notieren kannst. Das spricht beides eher für Aufgabenlisten auf Papier. Die sind sichtbarer als digitale Listen, aber beide Medien haben ihre Vor- und Nachteile. Deshalb:
  • Benutze das Medium, welches Dir liegt. Probier aus, ob Du Deine Aufgaben lieber digital oder analog verwalten möchtest. Entscheide Dich aber einmal und bleibe dann bei Deinem System. Ständige Wechsel kosten viel Zeit und bringen nichts. Ich persönlich habe mich nun endgültig für digitale Listen entschieden, nachdem lange die Listen auf Papier die Nase vorn hatten. Dazu benutze ich Things, ein Programm für den Mac (hier der ausführliche Testbericht zu Things).

Kommentare

  • ff-webdesigner

    21.11.08 (11:54:09)

    danke für die Tips, find ich gut. Besonderes gefallen hat mir der Tip, Aufgaben nicht zu priorisieren, sondern schon im Vorfeld abzuklären, welche Aufgaben auf ein bestimmtes Ziel führen.

  • Corina

    22.11.08 (08:23:10)

    Hey, danke für die gut umsetzbaren Tips. Für Chaosfanatiker wie mich ist so etwas echt sehr hilfreich. Werde dann mal direkt heute schauen, inwieweit ich das in die Tat umsetzen kann :)

  • Johannes Klein

    14.07.10 (18:08:50)

    Vielen Dank für die Tipps! Für die Umsetzung empfehle ich www.quassum.com Das Ganze soll ja möglichst einfach und Stressfrei ablaufen.

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